Ang isang mahusay na pagpapanatili ng sistema ng pag-file ay nagbibigay-daan sa mahahalagang impormasyon upang ma-access nang mabilis at sine-save ng isang kumpanya ng pera sa pamamagitan ng pag-save ng oras. Ang mga negosyo, mga paaralan, mga ahensya ng gobyerno at kahit araw-araw ay gumagamit ng mga sistema ng paghaharap upang maitatag ang kanilang mga gawain. Pumili sa pagitan ng apat na iba't ibang uri ng mga sistema ng pag-file para sa iyong opisina. Nag-aalok ang bawat isa ng sarili nitong mga pakinabang at disadvantages.
Alpabetong filing system
Sa sistema ng paghahambing ng alpabeto, ayusin ang mga tala ayon sa pangalan - alinman sa pangalan ng tao, kumpanya o paksa - alinsunod sa mga titik ng alpabeto. Gamitin ang sistema ng pag-file na ito sa pamamagitan ng dalawang magkakaibang pamamaraan. Ang pangkasaysayan na sistema ng pag-file ng alpabeto, na kilala rin bilang isang sistema ng diksyonaryo, ay nag-file ng mga indibidwal na talaan sa alpabetikong order. Ang mga sistema ng pag-file na ito ay mahusay na gumagana kapag nagtatago ng isang maliit na bilang ng mga talaan, mas mababa sa 5,000 mga file, ayon sa Ancom, isang kumpanya ng paghaharap na sistema.
Ang sistemang ito ay nagpapatunay na may problema kapag marami kang client o mga customer na nagbabahagi ng parehong pangalan. Gumamit ng heograpikal na sistema - tinukoy din bilang isang ensiklopedya o uri ng sistema - upang ayusin ang mas malaking mga volume ng mga talaan. Sa sistemang ito, ang mga pangkat ng grupo ay sama-sama sa ilalim ng malawak na mga kategorya batay sa lokasyon tulad ng isang lungsod, county o estado. Ang mga kategorya at ang mga file sa loob ng bawat kategorya ay inayos ayon sa alpabeto.
Ang Numeric Filing System
Kapag gumagamit ng isang numerong sistema ng pag-file, magtalaga ng mga numero sa bawat file at ayusin ang mga numero sa sunud-sunod. Ang mga file para sa mga taong may parehong pangalan ay hindi magkakaroon ng mga duplicate na heading tulad ng sa alpabetikong sistema. Nagbibigay din ang system na ito ng mas mahusay na pagiging kompidensyal ng file dahil walang mga pangalan ang ipinapakita sa mga file at mahusay na gumagana kapag naghawak ng isang malaking dami ng mga file. Sa halip na italaga ang mga file ng isang numero, gamitin ang kronolohikal na sistema na naglalagay ng mga file nang naaayon ayon sa petsa.
Terminal Digit Filing System
Kapag gumagamit ng terminal digit na pag-file, magtalaga ng mga numero ng file sa sunud-sunod na order, ngunit i-file ang mga ito ayon sa huling dalawang digit. Binibigyan ng Ancom ang mga halimbawa ng paghahanap ng isang file na may bilang na 17234. Una kang pupunta sa 34 na seksyon ng sistema ng pag-file, pagkatapos ay hanapin ang 72 lugar ng seksyon na iyon at sa wakas ay tumingin para sa file 1. Ang sistemang ito ay mahusay na gumagana kapag pinapanatili ang higit sa 10,000 mga file.
Alphanumeric Filing System
Gamitin ang parehong mga titik at numero upang ayusin ang mga file sa sistema ng pag-file ng alphanumeric. Halimbawa, gumamit ng dalawang titik upang ipahiwatig ang estado na naninirahan ang kliyente, na sinusundan ng isang numero upang ipahiwatig ang kanyang numero ng account. Ito ay nagbibigay-daan para sa mas madali presorting kapag nangangailangan upang bunutin ang isang malaking dami ng mga file mula sa parehong lokasyon.
