Kung sila ay ipinadala sa pamamagitan ng serbisyo ng koreo o sa pamamagitan ng email, ang mga liham ng negosyo ay laging sumusunod sa isang tiyak na format at estilo. Ang pagsunod sa format ay makakakuha ng mabilis sa punto at sabihin sa iyong mambabasa tungkol sa mga karagdagang kaugnay na mga dokumento na iyong isinama tulad ng isang resume, isang naka-sign na kontrata o mga kopya ng mga bayad na mga invoice. Ang detalyadong mga attachment sa katawan ng iyong liham at pagpindot sa kanila sa ilalim ng iyong sulat ay isang propesyonal na paraan ng pagtulong sa tatanggap na maunawaan kung bakit ka sumusulat at kung anong mga karagdagang materyal ang iyong ipinadala.
Sabihin sa Reader Kung Bakit Ikaw Nagsusulat
Ang isang mahusay na nakasulat na sulat ng negosyo ay nagsisimula sa isang solong pangungusap na nagpapaliwanag kung bakit ka sumusulat. Sabihin sa tagatanggap kung ano at kung gaano karaming mga dokumento ang nilakip mo at kung bakit kasama mo sila. Dapat mong umpisahan ang mga parirala na tulad ng "Sinasakop ko ang aking resume para sa posisyon ng assistant manager," o "Ang nakalakip ay isang kopya ng sulat na aking natanggap na nagpapatunay sa aking kamakailang pagbabayad."
Iwasan ang pagiging Masyadong Pormal
Ang pagsulat ng iyong negosyo ay hindi dapat isama ang mas pormal na pariralang "Pakitingnan ang nakapaloob …" Bagaman hindi tama ang gramatika, ang uri ng pormal na nakasulat na wika ay ginagamit sa karamihan sa mga akademikong journal, mga opisyal na dokumento at mga lugar kung saan kinakailangan ang isang mas mataas na antas ng kabigatan. Bilang isang pangkalahatang tuntunin, iwasan ang labis na pormal na wika sa iyong pang-araw-araw na pagkakasunud-sunod ng negosyo at mga email.
Ilista ang mga Attachment o Enclosures sa ibaba ng iyong Lagda
Sa ilalim ng sulat pagkatapos ng linya ng lagda ay ang tamang lugar upang ilista ang mga attachment. Kung nagpapadala ka ng email, mag-double puwang pagkatapos ng lagda at pagkatapos ay i-quote ang mga attachment sa isang maikling notasyon tulad ng "Attachment: Ipagpatuloy ang Jane K. Doe." Kung nagpapadala ka ng isang sulat sa pamamagitan ng serbisyo ng postal ay magdaragdag ka ng isang notasyon na naglalarawan nang maikli ang mga enclosures ng dalawang linya sa ilalim ng pirma. Maaari mong isulat ang salitang "enclosure" (Halimbawa: "Enclosure: Summary Buod ng Buwanang") o gamitin ang karaniwang pagdadaglat ng negosyo na "enc." ("Enc: Ipagpatuloy ang John K. Doe)
Mga Karagdagang Tip para sa Email ng Negosyo
Paano Pangalanan ang Mga Attachment: Mahalaga ang pag-format kapag nagpapadala ng email sa negosyo. Ang pangalan ng file ng attachment ay dapat na may kaugnayan sa iyong email. Isama ang iyong pangalan, maikling paglalarawan ng paksa at petsa ng email. Kung mayroong higit sa isang pahina sa iyong attachment, ipahiwatig din iyon.
Maglakip ng Mga Larawan nang mahusay: Kung nagpapadala ka ng mga larawan, siguraduhing i-crop mo ang iyong mga larawan upang ipakita lamang kung ano ang may kaugnayan at sa isang maliit o medium na laki na mabilis na i-download sa computer o device ng iyong tatanggap.
Tiyaking Isama ang Lahat: Bago mo i-seal ang sobre o pindutin ang pindutang ipadala, siguraduhin na ang iyong mga enclosures ay nasa sobre o na na-attach mo ang iyong mga dokumento sa iyong email. Maraming mga recruiters at iba pang mga negosyo ay maaaring itapon ang mga titik na hindi kasama ang hiniling na mga attachment. Nagbibigay din ito ng impresyon na ang nagpadala ay walang ingat.
