Mga Memorandum, o mga memo, ay mga maikling komunikasyon sa negosyo na nagsisilbi upang makakuha ng mahalagang mga piraso ng impormasyon sa kabuuan ng mga tao sa isang maigsi at madaling-read na format. Isang malinaw na memo heading ay isang mahalagang aspeto ng anumang memo dahil inihahanda nito ang mambabasa para sa kung ano ang darating. Ang isang mabilis na pag-scan ng heading ay nagpapakita ng pangunahing impormasyon tungkol sa kung sino ang kasangkot sa paksa, kung ano ang matutugunan at kapag ipinadala ang memo. Ang isang pare-parehong heading na format ay ginagawang madali para sa mga empleyado at katrabaho na basahin, maunawaan at ma-file ang mga kapaki-pakinabang na dokumento.
Format bawat memo sa parehong paraan sa, mula sa, petsa at paksa ng mga linya na malinaw na itinalaga. Ang mga elementong ito ay dapat na naka-print sa magkakahiwalay na mga linya at sa lahat-ng-capital na mga titik.
I-type ang pangalan at pamagat ng lahat ng mga nagpapadala at tatanggap sa "sa" at "mula sa" mga seksyon ng memo. Hindi mo kailangang gamitin si G. o Mrs sa isang memo, bagaman si Dr. ay paminsan-minsan na ginagamit. Isama ang una at huling mga pangalan ng bawat indibidwal upang maiwasan ang pagkalito.
Ilagay ang kasalukuyang petsa sa seksyon ng "petsa" ng heading. Huwag isama ang araw ng linggo, ngunit isama ang taon.
Sumulat ng isang maikli at nakapagtuturo na linya ng paksa. Iwasan ang mga paksa ng isang- o dalawang-salita na hindi nagpapahiwatig ng sapat na impormasyon, tulad ng "Update ng Kumpanya." Mag-opt para sa isang paksa na nagbibigay-daan sa iyong mga tatanggap na alam kung ano ang memo ay tungkol sa, tulad ng "Company Dress Code Update."
Mga Tip
-
Ang mga elemento ng heading ay maaaring muling ayusin ayon sa ninanais. Mas gusto ng ilang mga kumpanya na magkaroon ng linya ng paksa na mas mataas sa heading. Anuman ang pinili mo, panatilihing pare-pareho ito mula sa isang memo papunta sa susunod.
Kung gumagamit ka ng isang pre-naka-print na memo sheet at isulat ang mga detalye sa pamamagitan ng kamay, hindi mo kailangang isama ang isang colon pagkatapos ng bawat elemento ng heading.