Kung nakita mo ang iyong sarili sa paggastos ng mga oras na naghahanap ng isang tiyak na dokumento o file, maaaring oras na ma-overhaul ang sistema ng organisasyon ng iyong opisina. Kung mayroon kang maraming mga file at mga folder, maaaring tumagal ng ilang oras upang pumunta sa pamamagitan ng at ayusin ang lahat ng mga ito. Gayunpaman, sa katapusan magkakaroon ito ng katumbas ng halaga, dahil alam mo nang eksakto kung saan matatagpuan ang lahat. Kung sa palagay mo ay nalulula kaagad ang buong tanggapan nang sabay-sabay, subukang maglakad sa isang lugar sa isang araw hanggang sa matapos ka.
Mga bagay na kakailanganin mo
-
Inbox / outbox
-
Mga file
-
Mga Folder
-
Mga label
-
Pag-filing cabinet / filing box
Maglagay ng inbox at outbox sa isang sulok ng iyong desk. Panatilihin ang lahat ng mga papalabas na bill, mga abiso at iba pang mga item na ipapadala o maipapamahagi sa outbox. Pahatid ng mga item na ito araw-araw. Ilagay ang mga papasok na file, mga dokumento at mail sa inbox. Gayundin, araw-araw kumilos o mag-file ng mga item na ito; sa gayon, hindi sila magiging kalat.
Lumikha ng mga kategorya para sa iyong mga file at mga folder. Magkakaiba ang mga ito, depende sa iyong uri ng negosyo. Ang ilang mga kategorya ay maaaring magkaroon ng mga halatang label, tulad ng mga kliyente, impormasyon sa buwis, mga vendor at mga paparating na proyekto. Tumutok sa pag-uuri sa lahat ng iyong mga dokumento sa mga malalaking kategorya.
Buwagin ang mga malalaking kategorya sa mas maliit na mga subcategory, kung naaangkop. Halimbawa, kung may kliyente ang iyong negosyo, lumikha ng isang folder para sa bawat kliyente. Kung ang mga dokumento ng kliyente ay masyadong maraming upang magkasya sa isang folder, masira pa ang kategoryang ito. Paghiwalayin ang file ng kliyente sa iba't ibang mga folder para sa iba't ibang uri ng mga dokumento.
Lagyan ng label ang lahat ng iyong mga file. Inirerekomenda ng CNN Money ang mga file ng pag-label ayon sa kung paano mo malamang na maghanap para sa mga ito. Halimbawa, sa halip na lagyan ng isang nakakubli na file na "Form 27G-28A," lagyan ito ng label na "Mga Invoice" o isang katulad na naaangkop na kategorya. Pinapadali nito ang paghahanap ng mga dokumento nang mabilis.
Ilagay ang lahat ng iyong mga dokumento sa isang kabinet ng paghaharap, kahon ng paghaharap o katulad na sisidlan. Kung mayroon kang maraming mga file, panatilihin ang mga madalas mong ginagamit sa tabi ng iyong desk. Kung naubusan ka ng puwang ng opisina, panatilihin ang mga file na maaari mo lamang gamitin nang isang beses sa isang taon sa isang hiwalay na kompartimento ng imbakan ng closet o sa isa pang silid na buo.
Panatilihin ang isang hiwalay na tumpok ng mga dokumento na itinalaga para sa basura habang pinag-uuri mo sa pamamagitan ng iyong mga file. Ang napapanahon na paghuhubog ng mga lumang at walang-katuturang mga dokumento ay ang susi sa pagpapanatili ng organisadong opisina. Kung hindi ka sigurado kung maaari mong magtapon ng isang dokumento, magtalaga ng isang folder para sa posibleng basura at panatilihin ang dokumentong na-file doon hanggang maaari mong maliitin.
