Hindi angkop sa format ng fax ang bawat sitwasyon. Gayunpaman, ang pagsunod sa ilang mga pangkalahatang patnubay ay makakatulong sa tatanggap ng fax na mabilis na mahanap ang impormasyon sa fax. Ang mga patnubay na ito ay matiyak din na ang tatanggap ay hindi magkakaroon ng anumang mga problema kapag ang fax ay dumating at na maiiwasan mo ang mga problema kapag ipadala mo ito.
Panatilihin ang iyong fax sa ilalim ng 10 hanggang 12 na pahina ang haba. Maraming mga maliliit na tanggapan ng fax machine ay hindi maaaring pangasiwaan ang napakaraming mga pahina nang sabay-sabay. Ang malalaking fax ay nagtatali din ng mga linya ng telepono na ibinahagi sa mga fax machine. Buwagin ang iyong fax sa maraming mga batch kung kailangan mong magpadala ng higit sa 10 hanggang 12 pahina. Sabihin sa tumatanggap na umasa ng higit sa isang fax mula sa iyo.
Ayusin ang mga margin ng pahina o laki ng font upang matulungan kang makamit ang mas kaunting mga pahina. Gayunpaman, tandaan na ang mga maliliit na laki ng font ay maaaring hindi masyadong madaling basahin at ang mga maliit na margin ay maaaring magmukhang walang pakikiramay, tulad ng sa isang resume. Gumamit ng hindi bababa sa isang 11-point na font.
Sumulat ng mga fax sa format ng negosyo-sulat kung maaari. Ang mga margin ay dapat na isang pulgada sa kaliwa at kanang gilid at isa at kalahating pulgada sa itaas at ibaba, kung maaari. Single-space ang iyong sulat, double spacing sa pagitan ng mga talata. Isama ang isang dateline sa itaas at mga bloke ng address para sa nagpadala at tatanggap bago ang pagbati. Ang bloke ng address ng nagpadala ay una.
Isama ang isang pahina ng pabalat sa iyong fax. Ang pahina ng pabalat ay hindi kailangang sumunod sa isang tiyak na format ng layout, ngunit dapat itong isama ang parehong impormasyon ng contact ng nagpadala at tatanggap, kung gaano karaming mga pahina ang naglalaman ng fax at isang linya ng paksa na nagsasabi kung ano ang fax ay tungkol sa. Magdagdag ng ilang mga linya para sa anumang mga personal na puna tungkol sa fax, pati na rin. Maaaring isama ng impormasyon sa pakikipag-ugnay ang mga pangalan ng indibidwal at mga kumpanya, mga pangalan ng departamento, mga address, mga email address at mga numero ng telepono. Ang pabalat sulat ay dapat na madaling basahin upang ang mga tatanggap ay maaaring mabilis na mahanap ang impormasyon sa mga ito.
Iwasan ang pagpapadala ng mga fax sa mga graphics, kung maaari. Nagtatagal sila ng masyadong maraming oras upang magpadala at tumanggap, at mag-aaksaya sila ng maraming tinta. Gayundin, sa pangkalahatan ay hindi sila nagpapakita nang mahusay sa mga fax dahil sa mahirap na kalidad na pag-print.
