Ang pagsubaybay at pag-order ng mga suplay ng printer para sa isang malaking organisasyon, tulad ng isang paaralan, ay maaaring maging mahirap. Ang bawat modelo ng printer ay gumagamit ng iba't ibang uri ng tinta kartutso o toner, at ang bawat tinta kartutso ay mag-print ng iba't ibang bilang ng mga pahina bago ito kailangang mapalitan. Kahit na maaari mong subaybayan ang tinta-kartutso na nag-order ng luma na paraan, na may isang listahan ng papel-at-lapis na binuo, ang paglikha ng isang spreadsheet upang iimbak ang lahat ng may-katuturang impormasyon ay makakatipid ng oras at magpapahintulot sa iyo na badyet para sa tinta nang mas mabisa sa paglipas ng panahon.
Gumawa ng bagong walang laman na spreadsheet upang subaybayan ang pag-order ng tinta kartilya gamit ang programa ng spreadsheet ng iyong computer. Maaaring dumating ang iyong computer sa Microsoft Excel na naka-install bilang bahagi ng Microsoft Office. Kung wala kang Excel, i-download at i-install ang isang libreng suite ng opisina, tulad ng OpenOffice, o gumamit ng isang online na tool tulad ng Google Docs, na maaari mong i-access nang walang bayad kung mag-sign up ka para sa isang libreng Gmail account.
Tukuyin kung aling impormasyon ang nais mong subaybayan. Ito ay magkakaiba sa isang case-by-case basis, at isa sa mga benepisyo ng paggamit ng electronic spreadsheet ay madaling baguhin ang impormasyon na sinusubaybayan mo bilang pagbabago ng iyong mga pangangailangan. Upang magsimula, subukan ang pagsubaybay sa numero ng kuwarto kung saan naka-install ang bawat printer, ang uri ng printer, ang mga uri ng mga tinta kartrid o toner na ginagamit ng printer, kung magkano ang iyong binayaran para sa tinta at ang petsa kung kailan ka nag-order ng kapalit na tinta.
Ipasok muna ang mga header para sa iyong mga haligi ng spreadsheet. Pansinin kung paano naka-configure ang blangko na spreadsheet. Mayroong isang hilera ng mga numero na tumatakbo pababa sa vertical axis at isang hanay ng mga titik sa buong pahalang na pag-access. Sa unang cell, o hanay 1 haligi A, i-type ang "Numero ng Room." Sa row 1 na haligi B, i-type ang "Modelo ng Printer." Ang "Ink Cartridge Model" ay napupunta sa hanay ng 1 haligi C, at iba pa, hanggang sa pumasok ka ng header ng haligi para sa bawat piraso ng impormasyong nais mong subaybayan.
Piliin ang unang printer na gusto mong ipasok sa iyong spreadsheet at magsimula sa pamamagitan ng pag-type ng numero ng kuwarto sa row 2 na haligi A. I-type ang modelo ng printer sa hilera 2 haligi B at pagkatapos ay ipagpatuloy ang pagpasok ng lahat ng kaugnay na impormasyon sa naaangkop na haligi, kabilang ang petsa mo huling na-order tinta.
Magpasok ng impormasyon para sa susunod na printer, na nagsisimula sa hanay 3 hanay A, at pagkatapos ay ipasok ang iba pang data para sa printer na iyon sa bawat naaangkop na haligi. Magpatuloy sa pagpasok ng impormasyon para sa bawat kasunod na printer sa isang bagong hilera hanggang ang lahat ng iyong mga printer at impormasyon ng printer ay nakalista. Kapag tapos ka na, i-save ang iyong spreadsheet sa hard drive ng computer.
Gumawa ng karagdagang mga hanay ng blankong petsa upang i-record sa tuwing mag-order ka ng tinta para sa isang partikular na printer. I-save ang file sa iyong hard drive kapag tapos ka na upang magamit mo ito sa susunod na mag-order ka ng mga supply.
Mga Tip
-
Gumamit ng espesyal na pag-format upang i-highlight ang mahalagang impormasyon o bilang isang pang-organisasyon na tulong. Halimbawa, gumamit ng naka-bold na font para sa mga heading ng hanay at isang may-kulay na font upang pangkatin ang mga printer sa parehong yunit ng organisasyon. Halimbawa, maaari mong gamitin ang berde para sa mga printer na gumamit ng mga guro, asul para sa mga printer na gumagamit ng mag-aaral at orange para sa mga printer na naka-set up sa isang library.
Pagkatapos ng ilang oras ay lumipas - isang semestre o isang taon ng paaralan, halimbawa - kabuuang halaga na ginastos sa bawat tinta ng printer sa panahong iyon. Maaari mong gamitin ang impormasyong ito upang tandaan kung ang ilang printer ay ginagamit nang mas madalas kaysa sa iba, kung ang isang printer ay mas epektibo kaysa sa iba at kahit na ginagamit ng mga kagawaran o silid-aralan ang pinaka-tinta - impormasyon na maaaring maging kapaki-pakinabang para sa parehong reordering at pagbabadyet mga layunin.
