Ang isang epektibong tugon sa isang liham na humihiling ng impormasyon ay nagbibigay agad sa kostumer ng hiniling na impormasyon, pag-iwas sa mga hindi kinakailangang mga salita o tagapuno. Ang pagtugon sa mga kahilingan ng kostumer sa impormasyon sa isang napapanahong paraan ay nagpapalakas sa katotohanan ng iyong negosyo.
Pagbubukas
Ipasok ang pangalan ng customer at impormasyon sa pakikipag-ugnay sa itaas na sulok sa kaliwang sulok ng liham, sa karaniwang format ng pagsulat ng sulat. Halimbawa:
John Smith
555 Mockingbird Lane,
Springfield, OH
Sa ilalim ng address ng kostumer, ipasok ang petsa na iyong tina-draft ang sulat.
Gamitin ang unang pangalan ng customer upang isapersonal ang sulat sa halip na ang pangkaraniwang "Minamahal na Kustomer." Ang unang linya pagkatapos ng pagbati ay dapat ipaalam sa kanya na ang sulat ay tugon sa kanyang kahilingan para sa impormasyon: "Mahal na Juan, Bilang tugon sa iyong kahilingan para sa impormasyon …"
Letter Body
Ipasulat ang sulat ng customer sa harap mo habang ine-draft mo ang iyong tugon. Basahin muli ang titik upang matiyak na malinaw mong nauunawaan ang impormasyong hinihiling niya. Kung nais ng customer ang higit sa isang piraso ng impormasyon, i-highlight ang iba't ibang item upang matiyak na hindi mo iiwan ang anumang impormasyon. Pagkatapos sa katawan ng titik, tugunan ang bawat item sa listahan ng format. Kung naaangkop, gamitin ang mga elemento ng pag-format ng bullet point o numbered na ibinigay sa iyong program ng software.
Pagsasara
Anyayahan ang kostumer na kumilos batay sa impormasyong iyong ibinigay at muling nakikipag-ugnayan sa iyong negosyo, pinapayuhan ni Cynthia Perun sa negosyante. Kung maaari mong tulungan ang customer na ilagay ang isang online order mula sa iyong lokasyon sa negosyo, halimbawa, anyayahan siya na pumunta sa tindahan upang gawin ito. Isama ang iyong numero ng telepono ng negosyo, email address at address ng website. Okay na ulitin ang impormasyong ito sa pagsasara ng sulat - at anyayahan ang kostumer na makipag-ugnay sa iyo kung nangangailangan siya ng impormasyon sa pag-follow-up.
Mga Tip
-
Mga typo at pambalarila na mga pagkakamali sumasalamin sa hindi maganda sa iyong negosyo. Bago magpadala ng anumang mga sulat sa mga customer, kabilang ang mga sagot sa mga kahilingan para sa impormasyon, ang iyong administrative assistant o isang co-worker proofread ang mga titik ng hindi bababa sa dalawang beses.
