Ang seguridad ng mga talaan ng payroll at ang kawani na nakikipagtulungan sa kanila ay isang patuloy na pagsasaalang-alang sa mga tagapangasiwa ng payroll at pamamahala ng korporasyon. Kabilang sa seguridad sa payroll ang pagpapatupad at pagpapanatili ng pagiging kompidensyal at seguridad ng mga talaan ng payroll, sa departamento ng payroll at kawani ng payroll. Ang payroll manager, accounting manager o human resource manager ay maaaring magdala ng responsibilidad para sa seguridad ng payroll kasabay ng senior management. Ang paglikha ng isang napaka-secure at mahusay na organisadong payroll na kapaligiran ay dapat na ang layunin ng bawat departamento ng payroll.
Organisasyon
Ang organisasyon ng departamento ng payroll, kawani at mga proseso ay mahalaga sa seguridad sa payroll. Ang isang malinaw na kadena ng utos, isang lohikal na tsart ng organisasyon ng departamento at malinaw na pagtatalaga ng mga responsibilidad sa payroll ay kinakailangan para sa secure na pangangasiwa ng payroll. Ang isang tagapamahala, isang payroll processor, isang espesyalista para sa mga espesyal na payroll sitwasyon tulad ng mga order sa garnishment ng sahod at FMLA at mga dami ng kabayaran sa manggagawa, mga empleyado ng mga rekord ng empleyado at anumang iba pang mga kawani ng payroll ay dapat na organisado sa departamento para sa kumpidensyal, mabisa, ligtas at legal na sang-ayon sa pagpoproseso ng payroll. Ang bawat tao sa payroll ay dapat na may malinaw na tinukoy na mga responsibilidad upang maiwasan at alisin ang mga paglabag sa seguridad at mga butas sa pagpoproseso ng payroll.
Control Access
Ang lahat ng access sa mga dokumento ng payroll paper, pisikal na imbakan ng mga file, mga computer at mga ulat ng computer at anumang iba pang uri ng access ay dapat na mahigpit na kinokontrol at ipinapatupad upang ma-secure ang kumpidensyal na impormasyon sa payroll. Ang bawat responsibilidad ng empleyado ng payroll ay dapat suriin ng tagapangasiwa ng payroll upang matukoy kung anong antas ng pag-access ang kinakailangan. Ang pag-access sa mga dokumento sa payroll na pisikal tulad ng timesheets, pagtaas ng mga pahintulot, bonus at komisyon ng mga komisyon at iba pang mga dokumento ng payroll na may sensitibo at kumpidensyal na impormasyon sa pananalapi ay dapat na limitado lamang sa mga nagproseso ng mga transaksyon. Ang mga file cabinet at computer na may payroll na impormasyon, data at mga archive ay dapat na matatagpuan sa mga ligtas na lugar kung saan ang mga may clearance sa seguridad ay maaaring tingnan at makipagtulungan sa kanila. Halimbawa, ang mga clerk ng timesheet na pumapasok lamang sa mga oras ng paggawa sa sistema ng payroll sa computer ay hindi dapat magkaroon ng access sa mga huling proseso ng pagsusumite o dokumentasyon ng pasahod at benepisyo.
Mga Pamamaraan ng Dokumento
Ang mga pamamaraan sa pag-uupa ay dapat na lubusang dokumentado at ipatupad upang matiyak ang seguridad ng proseso ng payroll at kawani. Ang bawat responsibilidad ng empleyado sa payroll ay dapat na malinaw na tinukoy sa kanilang paglalarawan ng trabaho, sa mga pamamaraan ng payroll na kanilang ginagawa at sa isang karaniwang operating manual para sa departamento ng payroll. Ang mga pamamaraang dapat na sundin, binago kapag may anumang bagay na nagbabago at nasuri nang hindi bababa sa taun-taon kung hindi mas madalas na protektahan ang integridad ng mga proseso at maiwasan ang anumang mga puwang sa seguridad.
Pisikal na Seguridad
Ang mga pisikal na seguridad ng mga talaan, mga file, data at sistema ng payroll, pati na rin ang mga pasilidad sa payroll at kawani ay mahalaga. Ang seguridad at pagiging kompidensiyal ng payroll ay hindi dapat makompromiso upang makatipid ng pera sa pamamagitan ng pagproseso ng payroll sa pagtanggap o sa paggawa ng isang empleyado ng payroll na magsagawa ng mga tungkulin nang walang double check. Ang mga cabinet file ay dapat na naka-lock na may limitadong pag-access. Ang mga opisina, pangunahing mga frame at mga desktop computer na may data sa payroll at software sa pagpoproseso ay hindi dapat na matatagpuan sa mga karaniwang lugar ngunit sa mga secure na lokasyon na maaaring ma-lock nang madali. Ang kawani ng payroll ay dapat magkaroon ng isang gumaganang kapaligiran na ligtas mula sa trapiko ng empleyado at bisita at dapat magkaroon ng madaling paraan upang matagumpay na ma-secure ang impormasyon na kanilang ginagawa sa gayon ay hindi sila napapailalim sa galit o emosyonal na empleyado. Ang anumang mga error sa payroll, mga pagkakaiba at mga karaingan ay dapat magkaroon ng malinaw na proseso at matugunan ng mga tagapamahala o superbisor, hindi direkta sa kawani ng payroll.
