Ang imbentaryo para sa mga relihiyosong organisasyon ay maaaring parehong pisikal na mga bagay at mga hanay ng kakayahan ng mga miyembro ng kongregasyon na handang magbigay ng kanilang oras. Ang mga handang mag-donate ng kanilang oras at kadalubhasaan ay dapat isaalang-alang upang sila ay maayos na magagamit sa benepisyo ng iglesia. Ang mga asset ng pisikal na simbahan ay dapat na dokumentado sa pamamagitan ng sulat na may mga dokumento na nakaimbak nang ligtas sa maraming lokasyon. Maraming tao ang makatutulong sa paghahanda ng inisyal na imbentaryo ng simbahan, ngunit ang pagpapanatili at secure na imbakan nito ay dapat italaga sa isang taong hinirang. Ang pagtitipon ng inisyal na imbentaryo ay maaaring tumagal hangga't isang linggo at taunang imbentaryo pagkakasundo ay dapat tumagal ng hindi hihigit sa isang araw o dalawa. Ang proyektong ito ay nangangailangan ng pansin sa detalye.
Mga bagay na kakailanganin mo
-
Spreadsheet software
-
Internet
-
Printer / Copier
-
Clipboard
-
Lapis
-
Mga label
Imbentaryo ng Mga Pisikal na Item
Kumuha ng isang nakalaang form ng imbentaryo ng simbahan mula sa Internet o lumikha ng iyong sariling paggamit ng spreadsheet software. Sa itaas ng form, isama ang pangalan at puwang ng iyong samahan para sa parehong numero ng sheet at pangalan ng lokasyon. Sa ibaba, lumikha ng mga haligi na pinamagatang "Serial Number," Paglalarawan ng Item, "" Nakuha ang Petsa, "" Initial Value, "at" Keep / Dispose. "Mag-print ng sapat na mga kopya ng form na gagamitin sa bawat silid ng simbahan at ilagak sa isang clipboard.
Kilalanin ang mga supply at kagamitan, na binabanggit ang isang halaga ng dolyar na nagbubunga ng pagkakaiba. Halimbawa, ang mga item na may isang gastos sa ilalim ng $ 500 bawat isa ay itinuturing na mga supply samantalang ang mga item na may gastos na higit sa $ 500 bawat isa ay itinuturing na kagamitan. Dahil sa halaga nito, ang mga kagamitan ay dapat na imbentor habang hindi kinakailangan sa mga supply ng imbentaryo.
Gumawa ng sunud-sunod na listahan ng mga serial number gamit ang software ng spreadsheet at i-print ang mga numero, bawat isa, papunta sa 1-inch na mga label. Ang unang imbentaryo ng oras ay kinukuha ng mga serial number ay dapat na nasa taunang-natatanging format ng numero. Ang natatanging numero ay ang magbabago nang sunud-sunod, halimbawa: 2011-10-1, 2011-10-2, 2011-10-3.
Magsimula sa isang kuwarto at tukuyin ang lahat ng mga item na binibilang bilang kagamitan. Kapag nakilala, ilakip ang isang label ng serial number sa ibaba ng bawat item upang ang mga item ay masusubaybayan.
Tandaan ang numero ng sheet at ang pangalan ng kuwarto gamit ang mga form ng imbentaryo sa isang clipboard. Para sa bawat item na binigay ng isang serial number, itala ang data sa lahat ng mga patlang na naroroon sa form ng imbentaryo.
Ang larangan ng paglalarawan ay dapat magkaroon ng pangkalahatang ideya ng item. Ang serial field ay dapat maglaman ng numero na iyong nailagay sa ilalim ng item. Kapag nagsasagawa ng paunang impormasyon ng imbentaryo, maaaring hindi magagamit ang petsa at halaga ng paunang halaga. Kung ito ay, kumpletuhin ang porma nang naaayon. Kung hindi, isulat ang kasalukuyang petsa sa patlang na nakuha sa petsa at tantiyahin ang halaga. Kung ang isang item ay pinananatiling, maglagay lamang ng isang tseke sa patlang. Kung ito ay itapon, pansinin ang petsa ng pagtatapon.
Ilipat mula sa kuwarto patungo sa silid na paulit-ulit na hakbang 4 at 5. Tandaang patuloy na tandaan ang numero ng sheet at ang pangalan ng kuwarto sa tuktok ng bawat sheet habang binago mo ang mga lokasyon.
Gumawa ng iisang kopya ng nakumpletong mga form ng imbentaryo. Maglagay ng isang kopya bawat isa, sa sunud-sunod na pagkakasunod-sunod sa pamamagitan ng sheet na numero, sa isang tatlong-singsing na panali. Maglagay ng isang panali sa isang secure, offsite na lokasyon at iba pang onsite sa isang administrative office. Sundin ang mga pamamaraan ng imbentaryo nang hindi bababa sa isang beses sa isang taon.
Inventory of Sets Skill
Kumuha ng isang handa na ginawa boluntaryo form ng form mula sa Internet o lumikha ng iyong sariling gamit ang spreadsheet software. Isama ang mga patlang para sa "Pangalan," "Address," "Numero ng Telepono," "Address ng Email," "Magagamit ang mga Araw" at "Oras ng Linggo ng Magagamit." Sa isang hanay pababa sa pahina, ilista ang mga hanay ng kakayahan o mga tungkulin na kinakailangan at mga tagubilin para sa mga boluntaryo upang bilugan ang mga lugar na interesado, tulad ng drayber ng bus, boluntaryo sa paglilingkod sa pagkain, mga aktibidad na koordinasyon, at mga kliyente ng donasyon sa pantry.
Ipamahagi ang form sa panahon ng Linggo paaralan o isang serbisyo ng simbahan o ipadala ito sa pamamagitan ng mail na may kahilingan para sa pagbalik nito sa isang partikular na lokasyon sa o bago ang isang tiyak na petsa.
Ipasok ang mga form sa isang tatlong-ring na panali, o para sa madaling paggamit, lumikha ng isang digital na database na may mga personal na impormasyon at interes ng mga boluntaryo. Sa ganitong paraan, ang direktang pakikipag-ugnayan ay maaaring gawin sa mga interesadong miyembro ng kongregasyon, at ang mga kawaning pang-administratibo ay maaaring tumpak na makita ang mga mapagkukunan na magagamit sa simbahan.
Ipamahagi ang mga bagong boluntaryong form nang hindi lalampas sa isang beses taun-taon. Kung ang mga na-update na porma ay hindi ibinalik para sa taong naunang napunan ang taon bago ito, pagkatapos ay makipag-ugnay sa telepono upang matukoy kung gusto pa rin nilang mag-abuloy ng kanilang oras sa mga lugar na kanilang naunang nabanggit at gumawa ng mga pagbabago nang naaayon.
Mga Tip
-
Ang pagsasalin ng data ng pisikal na imbentaryo sheet sa isang digital na spreadsheet ay nagbibigay ng isang ikatlong punto ng pag-iingat.
Ang pagdaragdag ng mga bagong item sa imbentaryo kapag dumating sila ay tiyakin na ang kanilang petsa ng pagkuha at paunang halaga ay maayos na naitala.
Baguhin ang form ng volunteer taun-taon upang isama ang mga bagong hanay ng kasanayan o posisyon.
Babala
Ang pagbibigay ng higit sa isang tao na namamahala sa imbentaryo ay maaaring maging sanhi ng pagkalito at humantong sa pag-double-entry o disorganization.
