Ang bawat negosyo at tao na nagtatrabaho sa publiko ay dapat makipag-usap sa publiko sa ilang mga punto. Ngunit hindi perpekto para sa isang partido na hatiin ang mga mapagkukunan nito sa pagitan ng pangunahing negosyo nito at ipinaliliwanag ang negosyo na iyon sa mundo - na kung saan ang mga ahensya ng relasyon sa publiko ay pumasok. Anumang PR ahensiya na nagkakahalaga ng asin nito ay magamit ang iba't ibang mga paraan upang maging isang epektibong mukha at boses para sa kliyente na kinakatawan nito.
Pagkuha sa Parehong Pahina bilang Client
Bago makuha ang isang ahensiya ng PR ang mensahe sa ngalan ng isang kliyente, dapat itong malaman kung ano ang mensahe na iyon. Ang mga kinatawan ng PR ay umupo sa kanilang mga kliyente sa simula ng isang relasyon upang malaman ang lahat ng kanilang makakaya tungkol sa kanilang mga operasyon. Para sa mga negosyo, ang impormasyong iyon ay kinabibilangan ng kanilang pangkalahatang pahayag na misyon, mga produkto, serbisyo at kung paano sila dalhin sa merkado. Para sa mga pampublikong numero, kasama ang impormasyon tungkol sa mga propesyonal na proyekto ng tao, pati na rin ang mga detalye ng personal na buhay na maaaring makaapekto sa opinyon ng publiko. Para sa lahat ng mga kliyente, nagtatatag ang ahensya ng protocol para sa pagpapalitan ng impormasyon upang hindi kailanman mapalampas ang isang pagkakataon upang ipakita ang mga bagong pagpapaunlad sa publiko.
Pagsusulat ng Mga Pagpipilian sa Pagsulat
Ang pangunahing produkto na nagmumula sa mga ahensya ng PR ay ang pahayag, ang impormasyon tungkol sa kumpanya na ibinibigay sa mga ahensya ng balita para sa publikasyon. Gusto ng mga ahensya ng balita na magkaroon ng mga press release, lalo na sa mabagal na mga araw ng balita, dahil nangangahulugan ito ng mas kaunting trabaho upang mapunan ang puwang sa papel. Ang caveat ay dapat na kailangan ng pahayag ang ilang pagbabago sa pag-edit - kung hindi man ay hindi nais ng mga editor ng balita na mag-aaksaya ng mahalagang oras sa kung ano ang marahil ay hindi mahalaga impormasyon. Ang isang paraan ng gauging ang kalidad ng isang ahensiya ng PR ay sa pamamagitan ng pagtatanong para sa mga sample ng pagpindot at pagmasid sa kanila laban sa mga alituntunin ng Associated Press style. Kung ang mga paglabas ay maaaring hindi makikilala sa format mula sa mga tunay na mga artikulo ng balita, at lumalakad ka pa rin ng positibong impresyon ng samahan na kinakatawan sa paglabas, ang ahensiya ay tapos na ang trabaho nito nang maayos. Ngunit hindi tulad ng isang aktwal na artikulo ng balita, hindi mahalaga na ang isang pahayag ay naglalaman ng mga tumpak na panipi. Kadalasan, ang manunulat ng pampublikong relasyon ay gumagawa ng mga panipi - ngunit para lamang sa ngalan ng mga kliyente - at naghahanap ng pag-apruba mula sa kliyente bago ipadala ang pahayag sa mga ahensya ng balita.
Pagtatatag ng mga Relasyon sa Mga Ahensya ng Balita
Ang mga ahensya ng PR ay dapat magtabi ng isang listahan ng mga ahensya ng balita kung saan nagpapadala sila ng mga release ng press. Ngunit, mas mahalaga, ang mga propesyonal sa relasyon sa publiko ay nagtatag ng mga pakikipag-usap sa mga mamamahayag na naghahangad ng impormasyon tungkol sa isang kliyente para sa isang artikulo. Ang PR propesyonal ay ang gateway para sa lahat ng impormasyon na lumalabas sa samahan na kinakatawan nila. Nangangahulugan ito na ang PR na ahensiya ay magiging unang kontak ng mamamahayag para sa impormasyon tungkol sa kliyente, at ang ahensya ay maaaring kumilos bilang tagapagsalita para sa kliyente o mailalapat ang mamamahayag sa tamang tao sa loob ng organisasyon ng kliyente. Kung minsan, ang isang empleyado na may ahensya ay gumaganap bilang isang ikatlong partido sa isang pakikipanayam upang gabayan ang mga tanong at sagot sa isang positibong direksyon.
Pamamahala ng Presensya sa Social Media
Sa pag-unlad ng social media, ang papel ng mga propesyonal sa relasyon sa publiko ay pinalawak upang isama ang mga representasyon ng mga kliyente sa online. Kung ang isang kliyente ay may blog, profile sa Facebook o Twitter, ang PR ahensiya ay dapat magkaroon ng access dito; kung wala ang kliyente, dapat itatag ng ahensiya ang isa. Hindi tulad ng mga release ng press, ang presensya ng social media ay direktang ibinabahagi sa publiko. Bilang resulta, ang ahensya ay hindi kailangang mag-alala tungkol sa pagsunod sa format ng balita o lumilitaw na pinapanigla sa ngalan ng kliyente, sapagkat walang sinuman ang umaasa sa isang pampublikong pigura o kumpanya na huwag magbutas ng sarili nitong sungay. Tulad ng mga tungkulin ng tagapagsalita o mga panipi sa mga pahayag ng pahayag, ang mga update sa social media ay dapat na isinulat na kung ang impormasyon ay direkta mula sa kliyente, kumpara sa pananaw ng isang bisang third party.
