Paano Mag-imbestiga sa Mga Reklamo ng Customer

Paano sinisiyasat at pinangangasiwaan ng isang kumpanya ang mga reklamo ng customer nito na nagsasabi ng isang mahusay na pakikitungo tungkol sa kung paano pinahahalagahan ng kumpanya ang mga customer nito at ang sarili nitong reputasyon sa negosyo. Ang maayos na pagdederekta, ang mga nagrereklamong kostumer ay maaaring maging pinakamahusay na tagapagsalita ng kumpanya, habang ang mga maling pinamamahalaang reklamo ay maaaring magresulta sa matinding pinsala sa imahe ng isang kumpanya. Ang pinsala na ito ay pinaka-kapansin-pansin kapag ang isang hindi nasisiyahang customer ay nagpapatuloy sa mga pormal na singil na nagtatapos sa isang courtroom. Para mabawasan ang mga mas masahol na sitwasyon sa kaso, magpatibay at sundin ang ilang mga hakbang upang malutas ang mga reklamo bilang amicably hangga't maaari.

Siguraduhin na ang reklamo ay nagsasaad ng karagdagang pagsisiyasat muna. Gawin ang desisyon tungkol sa kabigatan ng bagay. Ibabase ang iyong desisyon sa mga potensyal na problema na maaaring lumabas, pati na rin kung ano ang nakikita na. Huwag itaguyod ang oras ng kumpanya at mga mapagkukunan na may mga walang kabuluhang, mga pagtatangkang scam mula sa publiko.

Pakikipanayam ang empleyado ng kumpanya na direktang kasangkot sa reklamo nang mabilis hangga't maaari. Kunin muna ang lahat ng mga katotohanan mula sa pananaw ng manggagawa. Patnubayan ang manggagawa sa buong kaganapan sa pagkakasunud-sunod na ito ay dapat na naganap. Itala ang pakikipanayam sa kaalaman ng manggagawa.

Pakikipanayam nang lubusan ang nagreklamo. Patnubayan sila sa buong kaganapan sa pamamagitan ng pagtatanong sa kanila na sabihin ang kumpletong kuwento. Maglaan ng panahon upang maingat na makinig sa sinasabi ng customer. Huwag hilingin sa kanya ang mga nangungunang mga katanungan, ngunit sa halip hilingin direktang-sagot na mga katanungan. Itala rin ang palitan na ito.

Huwag sumang-ayon o hindi sumasang-ayon sa mga customer sa panahon ng pakikipanayam, kahit alam mo na sinasabi niya ang isang bagay na marahil ay hindi totoo. Huwag sumimpatiya sa nagrereklamo o gumawa ng anumang mga pangako o garantiya ng pantal. Sabihin sa customer na ang kanyang reklamo ay tatanungin nang lubusan, at ang kumpanya ay makipag-ugnay sa kanya sa ilang sandali kasama ang solusyon nito.

Ihambing ang dalawang magkakaibang account. Gumawa ng mga tala ng anumang mga pagkakaiba sa pagitan ng dalawang recollections ng kaganapan o insidente na nag-trigger ng reklamo. Magsalita nang direkta sa bawat partido nang pribado upang malutas ang dalawang magkakaibang mga punto ng pagtingin. Hanapin at bigyang-pansin ang anumang mga pagbabago ng mga bersyon ng kaganapan kapag sila ay retold.

Dokumento ang lahat ng nangyayari. Gumamit ng mga pag-record ng video, kung posible. Samantalahin ang katibayan ng katawan ng wika na ipinahayag lamang sa mga pag-record ng video.

Bumalik at pag-aralan ang maayos na pag-ikot ng mga panayam. Gawin ang iyong desisyon kung paano pinakamahusay na malutas ang reklamo ng customer batay sa pinakamahusay na magagamit na katibayan sa oras. Lumiligid ka sa paglalagay ng kustomer sa iyong desisyon, kung magagawa mo ito nang hindi lumalabag sa anumang mga patakaran ng kumpanya. Maging makatarungan, matatag at handa sa pagsulong, kung kailangan, sa desisyon ng kumpanya.