Sa mundo ng accounting, ang mga transaksyon sa kita at gastos ay naitala gamit ang isang partikular na proseso na itinakda upang subaybayan at i-uri-uriin ang bawat transaksyon para sa madaling pagpapabalik sa ibang pagkakataon. Ang mga accountant ay nagpapatala ng mga transaksyon, at bawat buwan ay dapat ma-uri-uri at uri-uriin ang data na ito sa isang format na naglalabas ng isang hanay ng mga pinansiyal na pahayag kabilang ang pahayag ng kita ng kumpanya at balanse sheet. Ang bawat piraso ng isang naibigay na transaksyon sa pananalapi ay naitala sa mga account na gumagamit ng mga identifier na tinatawag na mga pangkalahatang mga tagatukso ng code.
Mga Tip
-
Madalas gamitin ng mga kumpanya ang mga pangkalahatang tuntunin ng ledger (GL) upang ma-uri ang data ng accounting sa maraming iba't ibang paraan. Ang mga code na ito ay nagbibigay-daan sa kumpanya upang pagbukud-bukurin ang data ng transaksyon upang makagawa ito ng maraming iba't ibang mga ulat ng accounting at nagbibigay ng kakayahang pag-aralan ang mga transaksyon sa accounting ng kumpanya sa iba't ibang mga kapaki-pakinabang na paraan.
Ano ang isang GL Code?
Madalas gamitin ng mga kumpanya ang mga pangkalahatang tuntunin ng ledger (GL) upang ma-uri ang data ng accounting sa maraming iba't ibang paraan. Ang mga code ay maaaring mula sa isang simpleng tatlong-digit na string sa isang code na may ilang mga bahagi, ang bawat isa na nagtatalaga ng isang classifier tulad ng isang numero ng subsidiary, yunit ng negosyo, kagawaran o iba pang mga pag-uuri.
Ang mga code na ito ay nagbibigay-daan sa kumpanya upang pagbukud-bukurin ang data ng transaksyon upang makagawa ito ng maraming iba't ibang mga ulat ng accounting at nagbibigay ng kakayahang pag-aralan ang mga transaksyon sa accounting ng kumpanya sa iba't ibang mga kapaki-pakinabang na paraan.
Ang mga account na ito ng GL code ay naka-set up sa isang partikular na pagkakasunud-sunod, na tinukoy ng prinsipyo ng accounting ng double-entry. Ang GL codes ay nagaganap sa pagkakasunod-sunod mula sa mga ari-arian tulad ng cash, mga account na maaaring tanggapin, imbentaryo at kagamitan, sa mga pananagutan at equity ng stockholder. Ang bilang ng mga account sa seksyon na ito ay maaaring bilang ilang mga bilang limang, o ng maraming bilang 100 o higit pa, depende sa pagiging kumplikado ng kumpanya.
Kasama rin sa listahan ng GL account ang mga account na bumubuo sa pahayag ng kita, mula sa kita at iba pang mga account sa kita sa operating gastos at di-operating mga account ng gastos, tulad ng gastos sa interes.
Ang Pangkalahatang Ledger
Ang pangkalahatang ledger ng kumpanya ay gumaganap bilang master record para sa lahat ng mga transaksyon sa pananalapi. Ang GL ay maaaring magsama ng mga sub-ledger, halimbawa, upang panatilihin ang mga rekord ng yunit ng negosyo, na ang lahat ay nagsama sa pangkalahatang ledger. Ang lahat ng impormasyong ito ay nagiging batayan para sa mga pinansiyal na pahayag ng kumpanya.
Ang GL ay nag-iimbak ng mga detalye sa bawat transaksiyon sa accounting. Ang impormasyong ito ay kapaki-pakinabang kapag, ilang taon na ang lumipas, kailangang isaalang-alang ng isang accountant kung bakit ang kumpanya ay gumugol ng isang hindi karaniwang malaking halaga ng pera sa mga supply ng tanggapan ng isang buwan, o ang isang kumpanya ay nagbabayad ng singil dalawang beses nang hindi sinasadya at kailangang maghukay sa mga detalye ng pagbabayad sa uriin ang problema. Ang mga accountant ay kadalasang gumagawa ng mga tala sa sistema ng computer kapag gumagawa ng mga transaksyon sa pagpasok ng journal sa GL para sa sanggunian sa hinaharap.
Ano ang Entries sa General Ledger?
Ang mga entry ng mas malaking ledger ay naitala ng mga transaksyon na ginagawang isang kumpanya na may kinalaman sa pera. Ang mga transaksyon na ito ay kadalasang ginagawa sa isang journal na pang-unahan muna, at ang impormasyong ito ay makakakuha ng summarized at ipaskil sa general ledger.
Halimbawa, kapag ang isang kumpanya ay bumibili ng mga supply ng opisina, itinatala nito ang papalabas na cash sa pamamagitan ng paggawa ng isang entry sa journal na credit sa account ng balanse ng cash balance nito, isang entry sa debit journal upang madagdagan ang kanyang account supplies asset account at isang debit journal entry sa account account cost, na ipapakita sa pahayag ng kita nito.
Sa pagkumpleto ng mga entry sa journal, ini-post ng accountant ang mga ito sa pangkalahatang ledger upang makumpleto ang proseso ng pagpasok. Maraming computerised accounting systems ang nagpapanatiling transparent na proseso ng pagpasok ng journal upang lumilitaw na ang lahat ng transaksyon ay direktang ginawa sa pangkalahatang ledger.
Ang Tsart ng Mga Account
Ang mga GL account ay sumunod sa isang tiyak na order at istraktura, na tinatawag na tsart ng mga account na posible upang suriin para sa ilang mga uri ng mga error at gumawa ng pare-pareho at maayos na mga pahayag sa pananalapi. Karaniwang ginagamit ng mga kumpanya ang accounting ng double-entry kapag nagre-record sa isang pangkalahatang ledger, at dapat gamitin ang mga offset na debit at kredito para i-record ang bawat entry.
Ang listahan ng master ng mga code ng GL account o tsart ng mga account ay naglilista ng lahat ng mga account sa balanse, pagkatapos ang lahat ng mga account ng pahayag ng kita. Ang mga accountant ay maaaring magpatakbo ng isang ulat na tinatawag na trial balance, na nagpapakita ng bawat GL account at ang kaukulang balanse nito. Dahil ang bawat transaksyon ay dapat magkaroon ng hindi bababa sa isang debit at credit entry na direktang i-offset ang isa't isa, dapat ipakita ang ulat ng balanse sa pagsubok na ang kabuuan ng lahat ng mga account ay katumbas ng zero. Kung hindi, ang isang debit o kredito ay maaaring nawawala o hindi naitala.
