Sa accounting may ilang mga dokumento sa pananalapi na ginagamit upang subaybayan ang mga transaksyon ng isang kumpanya at pangkalahatang kalusugan sa pananalapi. Ang pangkalahatang ledger at ang balanse ay dalawang ng mga pangunahing dokumento sa proseso ng accounting ng isang kumpanya. Bagama't kasama nila ang katulad na impormasyon, ang pangkalahatang ledger at ang balanse ay hindi pareho. Ang kanilang layunin ay hiwalay at ang mga pamamaraan ng pagtatala ng impormasyon sa bawat isa ay naiiba.
Kahulugan
Ang lahat ng mga transaksyon ay nai-post sa pangkalahatang ledger mula sa pang-araw-araw na journal gamit ang isang sistema ng mga debit at kredito, katulad na ginagamit mo sa isang check book. Ito ang core ng mga rekord sa pananalapi ng iyong kumpanya, na sinusubaybayan ang bawat transaksyon mula sa unang araw ng kasaysayan ng iyong kumpanya. Ang isang balanse sheet ay hindi naitala sa mas maraming detalye bilang isang pangkalahatang ledger. Ito ay isang snapshot ng pinansiyal na kalusugan ng isang kumpanya sa mga tuntunin ng mga asset at pananagutan sa isang tiyak na punto sa oras.
Istraktura
Ang mga account sa isang pangkalahatang ledger ay naka-grupo sa limang kategorya; ari-arian, pananagutan, katarungan, kita at gastos. Karaniwan ang isang hiwalay na pahina para sa bawat account na sinusubaybayan ng general ledger. Ang mga transaksyon ay naitala sa isang pangkalahatang ledger habang nagaganap ito para sa bawat account. Halimbawa, ang isang pagbabayad na ginawa sa isang pinagkakautangan ay itatala sa ilalim ng "mga gastos," at sa parehong araw kung ang isang customer ay nagbabayad sa kumpanya, ito ay itatala sa ilalim ng "kita." Ang balanse ay hindi nahahati sa magkakahiwalay na mga pahina. Sa halip, ang mga kabuuan para sa bawat kategorya ay naitala habang tumayo sila para sa panahong iyon. Halimbawa, ang mga kabuuan ng kita sa Disyembre 31 ay itatala at ang mga gastos ay magkakaroon din ng kabuuang halaga at naitala. Kaya ang mga pagbabayad sa pinagkakautangan A, B at C ay magkakaroon ng total, sa halip na itala nang isa-isa.
Layunin
Ang pangkalahatang ledger ay ginagamit bilang pinagmulan ng data para sa iba pang mga dokumento sa pananalapi, kabilang ang balanse. Ang pangkalahatang ledger ay sumusubaybay sa mga transaksyon at nagpapanatili ng isang talaan ng lahat ng data para sa kumpanya upang ang iba pang mga dokumento sa pananalapi ay maaaring tumpak na naipon. Mga hindi pagkakapare-pareho, ang mga error at pagkalugi ng accounting ay maaaring masubaybayan sa pangkalahatang ledger. Ang balanse ay nagpapakita kung sinuman ang tumitingin dito (tulad ng isang pinagkakautangan, halimbawa) kung ano ang nagmamay-ari ng isang kumpanya pati na rin kung ano ang utang nito sa ibang mga partido sa petsa ng pagkumpleto nito. Ang mga sheet ng balanse ay kadalasang ginagamit upang matukoy kung ang isang negosyo ay kwalipikado para sa kredito o isang pautang. Ang mga nagpapautang, mamumuhunan (potensyal at kasalukuyang), pamamahala, mga tagatustos, mga customer, mga ahensya ng gobyerno at mga unyon ng manggagawa ay gumagamit ng balanse ng sheet upang mag-forecast kung saan ang kumpanya ay magiging, o kung paano ito ay tumingin sa pananalapi sa kalsada. Para sa isang pinagkakautangan, ito ay isang tool upang tantiyahin ang "panganib" ng kumpanya kapag isinasaalang-alang ang isang pautang. Para sa CEO o presidente ng kumpanya, ang balanse ay nakakatulong upang matukoy kung ang kumpanya ay may masyadong maraming imbentaryo o kung kinakailangan nito upang madagdagan ang kita.
