Ang bawat kumpanya, anuman ang industriya, ay may mga tungkuling administratibo na kailangang hawakan upang ang kumpanya ay magpatakbo ng mahusay. Ang mga tungkulin na ito ay kadalasang ginagawa ng isang kalihim, resepsyonista, katulong na pang-administratibo, executive assistant o tagapangasiwa ng opisina. Sa mga mas maliliit na kumpanya, kung saan ang mga tungkuling ito ay hindi maaaring umiiral, ang mga empleyado ay dapat magtulungan upang matiyak na ang mga tungkuling administratibo ay nakumpleto.
Impormasyon sa Pag-iimbak
Ang pag-file ng mahahalagang dokumento sa mga naaangkop na lugar sa isang napapanahong paraan ay isang administratibong tungkulin na kinabibilangan ng paglalagay ng mga folder sa mga cabinet file o mga dokumento sa mga online na programa sa pamamahala ng dokumento. Ang mga tumpak na sistema ng pag-file ay matiyak na ang mga empleyado ay may access sa mga pinansyal na talaan, mga tala ng client at pananaliksik.
Paghahanap ng Impormasyon
Ang pagsasaliksik ng impormasyon para sa mga kliyente, tagapamahala at katrabaho alinman sa online, sa mga sistema ng pag-file ng opisina o sa mga aklat ay isang mahalagang tungkuling administratibo na tumutulong sa mga negosyo na magkaroon ng impormasyong kailangan upang simulan at tapusin ang mga proyekto. Ang impormasyong ito ay madalas na naipon, summarized, ibinahagi sa mga kinakailangang tao at iniharap sa isang ulat o isang spreadsheet.
Pagsagot sa Mga Telepono
Kung nagmamay-ari ka ng isang advertising agency o isang laundromat, ang mga customer ay tatawagan ng mga katanungan tungkol sa mga produkto at serbisyo, mga oras ng pagpapatakbo, mga kahilingan para sa impormasyon o may mga katanungan tungkol sa pagpepresyo. Ang pagsagot sa mga tawag na ito at tending sa mga pangangailangan ng mga customer ay isang administratibong tungkulin na maaaring makaapekto sa tagumpay o kabiguan ng isang korporasyon. Ang hindi epektibong komunikasyon sa mga potensyal na customer ay maaaring mag-iwan ng isang masamang impression ng samahan. Mahalaga ang taong gumaganap ng administratibong tungkulin na ito ay kaaya-aya, magalang at may sapat na kaalaman tungkol sa kumpanya.
Greeting Visitors
Bilang isang bisita ay pumasok sa isang tanggapan, isang receptionist o sekretarya ay karaniwang nakaupo sa pintuan upang magsabi ng "halo," welcome ang bisita sa lugar ng trabaho, tumulong sa mga tanong at idirekta siya sa angkop na tao, opisina o dibisyon. Kung ito ay isang taong naghahatid ng isang pakete o isang customer na dumarating para sa isang naka-iskedyul na appointment, pagbati ng mga bisita ay isang mahalagang tungkulin administratibo.
Pagbili ng Kagamitan at Kagamitan
Ang pagpapanatili ng mga kuwartong pang-supply at mga cabinet na puno ng papel, panulat at iba pang mga supply ng opisina ay isang administratibong tungkulin. Ang mga tungkuling nakatalaga sa mga posisyon na ito ay kinabibilangan ng pagkuha ng mga order mula sa iba pang mga empleyado, mga order sa pagsubaybay, pagpapakalat ng mga item sa pagdating at paghawak ng mga invoice, karaniwan kasabay ng koponan sa pananalapi.
Lumikha at Pamahalaan ang Nakasulat na Komunikasyon
Bukod sa pagbubuo ng mga email at mga liham ng negosyo sa paglikha ng mga ulat, mga spreadsheet at mga database, ang mga tungkuling administratibo ay kasama rin ang paglikha at pamamahala sa pamamahagi ng mga nakasulat na komunikasyon. Kung ang mga komunikasyon na ito ay para sa mga kapwa empleyado o kliyente, ang mga gawain ay nakumpleto gamit ang mga word processing at spreadsheet program upang lumikha ng mga propesyonal, maigsi na mga dokumento.
Paghahanda sa Pagpupulong
Pag-set up ng mga conference room at mga meeting room, paggawa ng mga pag-aayos ng pagtutustos ng pagkain, pag-order at pag-set up ng audio-visual na kagamitan at paghahanda ng mga agenda ay nahulog sa kategorya ng mga tungkuling administratibo. Mahalaga ang mga pangunahing tungkulin na ito kapag ang mga kumpanyang may kumperensya o mga pulong ng kliyente ay nasa o malayo sa opisina.
