Upang matiyak na sumunod sila sa mga regulasyon ng Serbisyo sa Panloob na Kita (IRS) at mga batas ng estado at lokal na pamahalaan, dapat isama ng mga kumpanya ang napakahalagang impormasyon ng empleyado at kumpanya sa kanilang mga sistema ng payroll. Ang pag-set up at pagpapatakbo ng iba't ibang mga sangkap na bumubuo sa isang sistema ng payroll ay nangangailangan ng angkop na pagsisikap at sapat na kaalaman sa batas sa buwis. Bilang isang resulta, karaniwang para sa mga kumpanya na kumuha ng isang panlabas na consultant, bookkeeper o serbisyo sa payroll upang magbayad ng mga pagbabayad sa buwis, proseso ng W-2, pamahalaan ang mga plano sa pagreretiro at seguro at magsagawa ng iba pang mga tungkulin na may kaugnayan sa payroll.
Impormasyon ng Empleyado
Sa panahon ng bagong proseso ng pag-upa, ang mga kumpanya ay dapat mangolekta ng impormasyon tulad ng medikal na seguro at mga form na W-4 upang matukoy kung ano ang dapat ibawas mula sa paycheck ng empleyado. Nagbibigay din ang mga form na ito ng mga tagapag-empleyo ng mahalagang impormasyon, tulad ng numero ng Social Security ng empleyado at ang kanilang mga halaga ng pag-iingat para sa mga layunin ng buwis ng federal at estado. Ang sistema ay dapat ding subaybayan at iproseso ang mga pagbabago na ginawa sa katayuan ng pagkawala ng buwis ng empleyado, mga pensiyon, mga plano sa seguro o mga pondo sa pagreretiro.
Impormasyon sa suweldo
Bilang bahagi ng bagong proseso ng pag-upa, ang mga sistema ng payroll ay kinabibilangan ng isang bahagi na tumutukoy kung aling mga empleyado ang buong oras, part time at kontratista. Ang pag-uuri sa mga manggagawa sa isang sistema ng payroll ay mahalaga dahil ang pamahalaan ay nagpapataw ng mataas na parusa sa mga kumpanya na hindi tama ang mga empleyado.
Timesheets
Kung walang kaalaman sa dami ng oras na nagtrabaho ang isang empleyado, hindi maaaring matukoy ng mga tagapag-empleyo kung ano ang babayaran ng empleyado. Habang ang ilang mga manggagawa ay binabayaran ng isang suweldo, ang iba ay binabayaran oras-oras o itinalaga bilang mga empleyado ng walang bawas. Kasama sa mga payroll system ang impormasyon ng orasan o mga lugar kung saan ang oras at oras ng walang trabaho ay naitala at nasuri para sa katumpakan. Maaaring kolektahin ang impormasyon sa pamamagitan ng isang nakakompyuter na orasan ng oras, punong card ng punch card o timesheet ng papel.
Naaangkop na mga buwis at pagbabawas
Kahit na ang IRS ay nagbibigay ng mga kumpanya na may mga talahanayan ng buwis upang makalkula ang mga pagbabayad ng mga empleyado sa buwis, ang mga vendor at payroll computer system ay maaari ring magbigay ng impormasyong ito. Kinakailangang isaalang-alang ng mga employer ang taunang kita na taunang kita, mga antas ng pasahod at mga allowance sa buwis kapag nagbubuod sa mga naaangkop na buwis. Bilang karagdagan, kinakailangang kalkulahin ang mga sistema ng payroll sa mga pagbawas na ginawa sa pamamagitan ng mga plano sa pensiyon, 401 (k), mga plano sa seguro, mga dyaryo at mga garantiya ng unyon. Sinusubaybayan din ng departamento ng payroll ang mga pautang at iba pang mga pagbabawas na may mga halaga ng cap at huminto sa pagbabawas ng paycheck kapag ang kabuuang halaga ay nabayaran na.
Magrehistro ng payroll
Ang listahan ng payroll ay nagbubuod ng mga kita ng empleyado at impormasyon sa pagbawas sa isang entry sa journal na ipinasok sa pangkalahatang ledger para sa mga layunin ng accounting at pangkalahatang pananaliksik. Ang mga pagrerehistro ng payroll ay ginagamit din upang lumikha ng mga ulat sa buwis. Ang mga dokumentong ito ay inihanda ng mga tauhan ng payroll o nakabuo ng paggamit ng mga sistema ng payroll computer.
Manu-manong pagbabayad
Paminsan-minsan, ang mga kompanya ay nag-isyu ng mga manu-manong paychecks sa mga empleyado sa pagitan ng mga panahon ng suweldo dahil sa pagwawakas o isang error sa payroll. Ang mga payroll system ay dapat na account para sa halaga ng tseke sa rehistro ng payroll para sa mga layunin ng buwis at pag-uulat. Sinisiguro nito na ang halaga ng withholding ng pinagtatrabahuhan ay nakipagkasundo sa mga pagbabawas ng empleyado.
