Karamihan sa mga indibidwal sa negosyo ay regular na magsumite ng mga dokumento bilang isang email attachment. Gayunpaman, pinakamahusay na lumikha ng isang magandang folder para sa pagpapadala ng koreo. Ang iyong layunin sa pagsulat ng anumang dokumento para sa mga layuning pang-negosyo ay upang isama ang impormasyon sa ibang mga pangangailangan ng partido sa propesyonal na wika. Hindi ito nangangahulugan na ang wika ay dapat maging mataas ang kilay o nakatago. Kung ang mga taong basahin ang dokumento ay maaaring hindi lubos na maunawaan, isaalang-alang ang paglikha ng isang hiwalay na pahina ng bulleted na impormasyon upang ipaliwanag ang pangunahing dokumento.
Ipunin ang lahat ng impormasyong kailangan mo para sa iyong dokumento. Bigyan ng malinaw na impormasyon sa dokumento sa isang laki ng font na maaaring madaling basahin ng iba. Eksperimento sa mga laki ng font at mga estilo ng pag-print upang lumikha ng isang mahusay na visual na impression. Tanungin ang isang taong pinagkakatiwalaan mo upang repasuhin ang dokumento bago mo ipadala ito.
Ilagay ang pangalan, pamagat at departamento ng indibidwal na makakatanggap ng dokumento. Isama ang pangalan ng may-akda ng dokumento, email address at mga numero ng contact ng telepono. I-type ang ganitong uri ng impormasyon sa kanang itaas na sulok ng pahina ng pabalat, o i-sentro ang impormasyong ito sa ibaba.
Sumulat ng isang executive summary na nagsasabi kung anong impormasyon ang ipinagkakaloob ng dokumento. Halimbawa, sabihin na ang dokumento ay isang bid para sa isang contracting job. Limitahan ang eksaktong buod sa kalahati ng isang pahina o mas mababa. Isulat ang seksyon na ito na kung ang reader ay walang bakas tungkol sa anumang impormasyon na ibinigay sa dokumento. Ang buod ay dapat magbigay ng impormasyon na maaaring matanggap ng taong tumatanggap ng dokumento sa iba.
Mag-alok ng impormasyon tungkol sa proyektong nais mong talakayin sa pamamagitan ng pagsisimula ng pinakamahalagang impormasyon muna. Himukin ang interes ng mambabasa at subukang hawakan ito sa pamamagitan ng bawat talata. Ang mga dokumento sa negosyo ay may posibilidad na maging mabibigat na may labis na pagsasalita. Lumikha ng subheadings upang ipakita ang impormasyon sa isang mas kawili-wiling paraan.
Kulayan ang isang larawan sa iyong mga salita. Tulungan ang mga mambabasa na maisalarawan ang mga puntong sinusubukan mong gawin sa pamamagitan ng paggamit ng wika na naglalarawan kung ano ang kailangang mangyari.
Babala
Isulat ang anumang dokumento sa negosyo sa antas ng edukasyon ng mambabasa. Kung plano mong mag-hire ng isang excavating na kumpanya sa paghahatid ng dumi mula sa isang site ng konstruksiyon, gumamit ng wika na magagamit ng kumpanya sa araw-araw na operasyon nito, hindi isang pang-agham na paglalarawan.
