Mga account na pwedeng bayaran ang mga account ay mahalagang mga dokumento para sa isang indibidwal o negosyo. Sa isip, ang iyong negosyo ay dapat magpatupad ng imbakan o sistema ng pag-file na nagpapahintulot sa mga may-ari at iba pang mga tauhan na kunin ang mga resibo at mga rekord para sa mga asset at mga account kung kinakailangan. Habang ang iyong negosyo ay hindi kailangang panatilihing permanente ang mga account na pwedeng bayaran ang mga account nito, dapat itong panatilihin ito nang hindi bababa sa 10 taon.
Isang Dekada ng Mga Talaan
Gaano katagal dapat mong panatilihin ang mga tala ng iyong negosyo sa file ay depende sa pagkilos, gastos o kaganapan ng mga talaan ng dokumento, ayon sa Internal Revenue Service. Ang mga dokumentong may kinalaman sa mga transaksyon at pagbabayad ay dapat itago para sa hindi bababa sa 10 taon, ayon sa Financial Web. Kabilang sa mga naturang dokumento ang mga pahayag ng pagbabangko, kontrata, mga account na pwedeng bayaran at mga tala na tanggapin at kinansela ang mga tseke.
Epektibong Record-Keeping Rocks
Ang pangunahing dahilan upang mapanatili ang mga account na pwedeng bayaran ay kung ang isang tao ay may tanong tungkol sa isang benta o isang lumang kontrata. Sa ganitong mga kaso, kailangan mong mahanap ang mga bagay na nauukol sa pagbebenta o kontrata sa isang napapanahong paraan. Ang pagkakaroon ng pag-access sa mga account na pwedeng bayaran ay mahalaga din kung sakaling ang isang kliyente o empleyado ay sumusuko sa iyong negosyo.
Panatilihing Happy ang IRS
Ang IRS ay nagmumungkahi na may hawak na mga rekord na sumusuporta sa isang item ng kita o pagbabawas sa isang pagbabalik ng buwis hanggang sa ang panahon ng mga limitasyon para sa pagbalik ay naubusan, na kung saan ay ang panahon kung saan maaari mong baguhin ang iyong tax return upang mag-claim ng credit o refund. Nangangahulugan ito na kailangan mong magkaroon ng mga account na pwedeng bayaran ang mga account na maaari mong ma-dokumento ang pakinabang o pagkawala sa isang pagbebenta o pagtatapon ng isang asset para sa haba ng oras kung saan ang asset ay nananatili sa serbisyo. Pagkatapos, dapat mong itago ang lahat ng mga talaan at mga resibo na nauukol sa pag-aari para sa isang karagdagang tatlong taon, ayon sa QBalance.com.
Higit Pa sa Recordkkeeping
Para mapakinabangan ang espasyo at mabawasan ang posibleng pagkawala ng mga rekord mula sa sunog, pagnanakaw o pagkasira, maaaring naisin ng iyong negosyo na mawalan ng papel. Sa pamamagitan ng paglilipat ng mga account na pwedeng bayaran sa isang elektronikong sistema ng pag-file, maaaring mabawasan ng iyong negosyo ang mga gastos sa pangangasiwa at oras ng tauhan. Ang mga programa ay magagamit online at lokal sa mga tindahan ng supply ng opisina. Nalalapat ang mga bayad, at iba-iba ang depende sa programa. Ang mga sistemang pwedeng bayaran ng automated na mga madalas ay nagbibigay ng elektronikong pag-invoice, mga serbisyo sa pagbabayad at pagsubaybay / pag-uulat sa online.
