May mga tiyak na mga bagay na maaari kang makipag-usap sa ibang tao sa iyong lugar ng negosyo sa pamamagitan ng paggamit ng pamamahagi ng memo. Ang memo sa pangkalahatan ay nakikipag-usap sa isang bagay na mahalaga sa mga kapwa manggagawa at karaniwang ibinahagi sa hindi bababa sa higit sa isang tao sa loob ng kumpanya. Ang memo ay maaari ding gamitin upang ipaalam sa lahat ang tungkol sa isang bagay na kagyat, tulad ng mga nawalang file. Ang mga nawalang file ay maaaring makaapekto sa pagpapatakbo ng negosyo at dapat na alertuhan ang mga manggagawa tungkol sa problema at kung paano sila maaaring makatulong sa lalong madaling panahon.
Kumpletuhin ang header para sa memo tungkol sa mga nawalang file. Kabilang dito ang isang linya para sa petsa, paksa, kung sino ang memo at kung sino ito. Ang mga linyang ito ay may label na "Petsa," "Paksa," "Sa," at "Mula." Ang paksa ay dapat hindi bababa sa sabihin ang "Lost Files" ngunit maaari ring ilarawan kung aling mga file ang nawala.
Ipaliwanag nang maikli ang isyu sa unang talata nang direkta sa ilalim ng header. Dapat na isama nito kung aling mga file ang nawala, tulad ng mga file para sa isang partikular na kliyente o proyekto. Maaari rin itong isama kung paano mo pinaniniwalaan na nawala ang mga file, kung saan sila maaaring maging at kung gaano kagyat na makita ang mga ito.
Ilarawan ang higit pa tungkol sa problema sa susunod na seksyon. Kumuha ng mas detalyado tungkol sa mga nawalang file sa puntong ito. Maaari kang magbigay ng mga detalye tungkol sa kliyente o proyektong ang mga file ay para sa o higit pang impormasyon tungkol sa kung paano maaaring hanapin ang mga file ng mga empleyado. Sa puntong ito, bigyan ng isang tiyak na petsa ang mga file ay dapat na matagpuan sa pamamagitan ng.
Sabihin sa mga tatanggap ng memo kung ano mismo ang gusto mong gawin nila sa huling seksyon. Dapat itong maging partikular na mga item sa pagkilos, tulad ng paghahanap sa database X o pumunta sa lahat ng iyong personal na mga file kung sakaling nai-save mo ang mga nawalang file sa computer ng iyong kumpanya o flash drive. Ulitin ang petsa na dapat mahanap ang mga file.
Proofread the memo. Tiyaking hindi mo isinama ang anumang sensitibong impormasyon tungkol sa mga file na hindi dapat maging isang nakasulat na tala ng. Gayundin, siguraduhing naipahayag mo ang kahalagahan ng paghahanap ng mga nawalang file nang malinaw.
