Ang paggawa ng proseso ng negosyo ay nagbibigay ng mga lider ng negosyo na may pagkakataon na linawin kung paano talaga ginagawa ang mga proseso. Ito ay nagpapakita ng mga problema tulad ng mga bottleneck at pagkakaiba-iba sa kung paano ang proseso ay ginagampanan ng iba't ibang grupo o indibidwal. Mahahanap din ng mga lider kung ang paraan ng totoong proseso ay naiiba sa paraan na dapat itong gawin. Ang paglikha ng mapa ng proseso, na tinatawag ding flowchart, ay isang pangunahing bahagi ng pamamahala at pagpapabuti ng proseso ng Six Sigma, ngunit maaaring maging kapaki-pakinabang kahit na walang buong balangkas ng Anim na Sigma.
Ipunin ang impormasyon mula sa mga indibidwal na aktwal na nagsasagawa ng proseso kung paano ito nagagawa. Tiyaking alamin kung nag-iiba ang mga hakbang sa iba't ibang mga kalagayan o para sa iba't ibang tao. Tumutok sa kung paano ang proseso ay kasalukuyang ginagawa, hindi sa kung paano ito ay dapat gawin.
Magpasya kung anong uri ng mapa ng proseso ang gagawa. Ang isang pangunahing flowchart ng aktibidad ay nagpapakita ng daloy ng mga hakbang sa proseso kabilang ang mga punto ng desisyon, habang ang isang flowchart ng deployment ay malinaw na naglalarawan ng paglahok ng iba't ibang grupo o tao. Para sa huli, lumikha ng mga haligi para sa bawat indibidwal o grupo at gumuhit ng bawat hakbang sa naaangkop na hanay upang ipahiwatig kung sino ang gumaganap sa hakbang.
Simulan ang mapa ng proseso ng iyong negosyo sa pamamagitan ng pagguhit ng isang hugis o bilog na rektanggulo, ang karaniwang simbolo para sa panimulang punto. Para sa isang flowchart ng aktibidad, iguhit ang panimulang punto sa itaas na kaliwang bahagi ng pahina ng iyong papel o pahina ng software. Para sa isang deployment chart, iguhit ito sa tuktok ng naaangkop na haligi.
Lagyan ng label ang panimulang punto na may isang parirala na nagpapahiwatig na ito ang panimulang punto, tulad ng "Tumawag sa" o kahit na "Simulan." Ang bawat isa sa iyong mga hakbang ay mamarkahan sa ganitong paraan, at dapat isama ang isang pandiwa upang kumatawan sa isang aksyon na kinuha.
Lumikha ng bawat hakbang sa proseso sa pamamagitan ng pagguhit ng isang parihaba at pag-label nito. Ang bawat hakbang ay dapat magkaroon ng sariling representasyon. Huwag pagsamahin ang mga hakbang sa isang hugis gamit ang salitang "at" upang kumonekta ng higit sa isang pandiwa o pagkilos.
Ikonekta ang mga hakbang na may mga arrow na nagpapakita ng direksyon ng daloy ng proseso. Ito ay okay kung ang iyong mapa ay bumabalot sa maraming linya upang magkasya sa pahina; ang mga arrow ay nagpapakita ng daloy na anuman ang pisikal na pagsasaayos ng mga hakbang.
Gumamit ng isang brilyante hugis upang kumatawan sa isang punto ng desisyon sa anumang oras ang susunod na hakbang ay nakasalalay sa isang tiyak na pangyayari. Halimbawa, ang isang mapa ng proseso para sa isang online shopping cart ay magkakaroon ng desisyon na kumakatawan sa pagpili ng customer na magbayad sa pamamagitan ng credit card o paggamit ng PayPal.
Ipahiwatig ang mga hakbang na sumusunod sa isang desisyon point sa pamamagitan ng paglikha ng hugis-parihaba mga simbolo at labeling ang mga ito at pagdaragdag ng mga arrow upang ipakita ang daloy ng proseso. Lagyan ng label ang bawat isa sa mga arrow na nagmumula sa punto ng desisyon, upang linawin ang kalagayan na humahantong sa pagsunod sa landas na iyon. Sa aming kasalukuyang halimbawa, gamitin ang label na "PayPal" para sa isang arrow at "credit card" para sa isa pa.
Magdagdag ng pangwakas na hugis o hugis na rectangle na may label na "End" bilang huling hakbang upang ipahiwatig ang katapusan ng proseso.
Suriin ang iyong mapa sa proseso upang matiyak na ito ay tama ang pagbasa. Mayroon ding ilang mga indibidwal na nagsasagawa ng pagsusuri ng proseso nito, upang matiyak na tumpak na inilalarawan nito ang ginagawa nila.
Mga Tip
-
Ang mga programang tulad ng Microsoft Visio ay may mga espesyal na tampok para sa paglikha ng mga mapa ng proseso, ngunit maaaring gamitin ang iba pang mga programa ng graphics o PowerPoint. Kapag una kang nagtipon ng impormasyon tungkol sa proseso, isulat ang bawat hakbang sa isang maliit na malagkit na tala at pagkatapos ay ayusin ang mga ito upang ipakita ang daloy ng proseso. Ang pamamaraan na ito ay maaaring maging mas madali kaysa sa sinusubukang likhain ang mapa ng proseso nang sabay-sabay mula sa simula. Kung ang iyong proseso ay nagsasangkot ng maraming mga hand-off sa pagitan ng mga grupo o mga indibidwal, maaaring gusto mong gumamit ng flowchart ng pag-deploy upang malinaw na ilarawan ang paglahok ng iba't ibang partido.
