Ang pagsulat ng isang panukala sa kontrata ay nangangailangan na gumawa ka ng isang nakakahimok na salaysay na nagpapaliwanag kung bakit ang iyong kumpanya ay pinaka-angkop para sa trabaho na hinahanap ng isang ahensiya ng pampublikong sektor o ang proyekto sa pagkonsulta na hiniling ng isang kumpanya ng pribadong sektor. Dahil ang mga panukala sa pampublikong sektor ang pinaka mahirap na isulat, at kadalasan ang pinakamahabang panahon upang makagawa, kung alam mo kung paano sumulat ng panalong panukalang kontrata para sa gobyerno, ang pagsusulat ng isang para sa pribadong sektor ay isang piraso ng cake.
Paano Sumulat ng Panukala sa Kontrata
Ang pagrepaso ng listahan ng mga listahan ng tulong para sa mga manunulat ng panukala sa anumang online na board ng trabaho ay nagpapakita na ang kakayahan na itinakda mong gamitin upang gawing isang panalong panukala ay isang lubhang mahalaga. Ngunit ang pagsulat ng panalong mga panukalang kontrata ay tumatagal ng higit pa sa mga mahusay na kasanayan sa pagsusulat at utos ng wikang Ingles. Ang mga nakasulat na panukalang kontrata ng Superbly ay nangangailangan ng pagsisikap ng koponan at malinaw na pag-unawa sa mga serbisyo o produkto ng kumpanya, ang mga proseso ng pagproseso at pagkuha at pagpepresyo. Ang pagdaraos ng isang panukala sa kontrata ay maaaring tumagal ng linggo at kahit na buwan ng pagpaplano, diskarte at pananaliksik. Ang pagsulat ay hindi isang trabaho sa isang tao. Maraming mga organisasyon ang may "nakuha ang mga koponan" sa lugar bilang isang extension ng seksyon ng pag-unlad ng negosyo ng kumpanya.
Kapag Gumagamit ang mga Negosyo ng isang Proposal sa Kontrata
Maraming mga kumpanya na nagbibigay ng mga serbisyo o produkto sa mga ahensya ng gobyerno ay gumagamit ng mga panukalang kontrata bilang isang paraan upang makakuha ng negosyo sa pampublikong sektor. May mga paggamit para sa mga panukala sa kontrata sa pribadong sektor, ngunit ang mga panukala para sa pribadong sektor na gawain ay madalas na mas kumplikado at nakabalangkas kaysa sa mga panukala na isinulat para sa mga kontratista ng pamahalaan at mga opisyal ng pagkuha. Kung magsusulat ka ng mga panukala sa kontrata para sa iyong organisasyon, magandang ideya na matuto nang higit pa tungkol sa mga panukala na nakatuon sa pamahalaan dahil sa natatanging istraktura ng mga solicitations ng pamahalaan, at mga kinakailangan sa paggawa ng negosyo sa mga pampublikong sektor na ahensya. Kung alam mo kung paano sumulat ng isang panalong panukala sa kontrata para sa pederal na pamahalaan, halimbawa, ang pagsusulat ng isang na manalo sa iyong organisasyon ng organisasyon sa pribadong sektor ay magiging madali sa paghahambing.
Ang Proseso ng Pagkuha
Ang U.S. General Services Administration ay nag-publish ng Federal Acquisition Regulations (FAR). Ang FAR ay isang 2,000-plus na aklat na naglalaman ng lahat ng bagay na nais mong malaman tungkol sa mga proseso at tuntunin ng federal na pamahalaan. Dinadala ng Amazon ang mga aklat at Cliffs-Notes-esque na mga bersyon pati na rin, ngunit maaari mo itong i-download mula sa site ng pamahalaan at alam na nakukuha mo ang lahat ng na-update na mga pagbabago at susog. Maging pamilyar sa FAR at sasagutin nito ang maraming mga tanong na mayroon ka tungkol sa pagsulat ng isang panukala sa kontrata. Sa pinakamaliit, magkakaroon ka ng mas mahusay na pag-unawa kung paano at bakit hinihiling ng gobyerno ang mga detalyadong tugon sa mga kahilingan nito para sa mga produkto at serbisyo.
Ang proseso ng pagkuha ng pamahalaan ay madalas na nagsisimula sa isang pangangalap. Ang isang solisidad ay isang dokumento na magagamit sa publiko na naglalaman ng impormasyon tungkol sa ahensiya na nangangailangan ng mga serbisyo o produkto. Ang solicitation ay naglalaman ng mga detalye tungkol sa uri ng serbisyo o produkto at kung paano nais ng pamahalaan na maihatid ang serbisyo o produkto. Itinatakda din nito ang mga tuntunin at kondisyon ng pamamahala ng relasyon ng vendor-agency. Sa isang paghingi ng pamahalaan, tinukoy ka bilang "Kontratista" o "Vendor." Sa ilang mga kaso, ang gobyerno ay nag-isyu ng isang Kahilingan para sa Impormasyon (RFI) na nauna sa paglalathala ng paghingi. Ang layunin ng isang RFI ay upang matukoy ang mga uri ng mga kumpanya na may kakayahang magbigay ng serbisyo o produkto na nais ng gobyerno. Ang pagtugon sa isang RFI ay tumatagal ng ilang gawain, ngunit hindi halos ang pagsisikap na kinakailangan upang tumugon sa isang hinihingi ng pamahalaan.
Mayroong ilang iba't ibang uri ng mga solicitations: Request for Proposal (RFP), Request for Quotation (RFQ) at Invitation to Bid (ITB). Ang mga nuances sa mga uri ng solicitation ay tumutukoy kung paano ka istraktura ang iyong panukala sa kontrata. Karaniwang nangangailangan ng isang RFP na ipakikita mo ang mga ideya at diskarte ng iyong kumpanya sa isang detalyadong at nakakumbinsi na paraan na nagpapakita ng iyong kakayahang malutas ang isyu na inilarawan ng pamahalaan sa RFP.
Halimbawa, kapag ang isang ahensiya ay nagpapalabas ng isang RFP na nagsasaad ng pangangailangan para sa mga ehekutibong coaching at mga serbisyo sa pagpapaunlad ng pamumuno para sa mga lider ng pamahalaan, dapat ilarawan ng iyong panukala sa kontrata ang mga serbisyo ng executive coaching ng iyong kumpanya; kadalubhasaan at kwalipikasyon ng iyong mga coaches 'at konsulta; mga teorya kung saan ang iyong mga coach ay umaasa sa kanilang mga sesyon ng pagtuturo at ang proseso na iyong ginagamit para masiguro na ang mga tagapangasiwa ng gubyerno ay masulit ang pagtutuunan ng pagtuturo. Gayundin, dapat kang magbigay ng mga detalye tungkol sa mga hakbang sa kalidad ng kasiguruhan ng iyong kumpanya, pati na rin kung paano mo imungkahi na pamahalaan ang pagtutuos ng pagtutuos sa pamamagitan ng regular na pag-uulat, pag-iingat ng rekord at paglalaan ng mga mapagkukunan.
Sino ang Nagsusulat ng isang Proposal sa Kontrata sa isang Negosyo?
Magtipun-tipon ang iyong koponan sa pagkuha bago ka maglagay ng panulat sa papel o umupo sa iyong computer. Sa pangkalahatan, hindi lamang isang tao na nagsusulat ng panukala sa kontrata, ang pagsulat ng panukala ay isang pagsisikap ng koponan. Ito ay isang collaborative venture na nagsasangkot ng talento at kadalubhasaan ng isang bilang ng mga tao sa koponan ng pagkuha. Ang bawat tao sa koponan ng pagkuha ay may papel sa pagsulat ng proposal. Gamit ang halimbawa mula sa itaas, kung ang iyong kumpanya ay nasa negosyo ng pagbibigay ng mga serbisyo ng executive coaching, ang mga taong may posibilidad na magdagdag ng halaga sa koponan ng pagkuha ay executive coaching project manager, kontrata administrator, manunulat panukala, isang accountant o opisyal ng negosyo at ang presidente ng kumpanya. Ang pangulo ay mamamahala sa proseso at mag-sign off sa panukala ng kontrata kapag isinumite ito sa gobyerno. Ang presidente ng kumpanya o ang kanyang itinalagang ay kasangkot sa panukalang pagsulat at pagsumite ng yugto dahil mayroon silang awtoridad na mag-isyu ng mga umiiral na dokumento.
Sa buong proseso ng pagsulat ng panukala, ang iyong koponan sa pagkuha ay dapat magkaroon ng regular na mga pagpupulong. Sa mga pulong na ito, tinatalakay mo ang diskarte, diskarte, bagong intel at pag-unlad. Ang lider ng koponan ng pagkuha ay maaaring isang eksperto sa pag-unlad ng negosyo na may pananagutan sa logistik sa pag-assemble ng panukala sa kontrata. Bilang kahalili, ang pinuno ay maaaring maging isang tao na hinirang ng presidente ng kumpanya bilang pinuno o isang mas nakaranas ng tao na nagtatanggol lamang sa responsibilidad sa pangunguna sa koponan. Ang pagkakaroon ng mga regular na pagpupulong sa iyong koponan sa pagkuha ay titiyakin na ang iyong panukala sa kontrata ay nasa track at na matugunan mo ang deadline para isumite ang iyong huling panukala. Magkakaroon ng maraming mga review, redlining at diskusyon tungkol sa panukala - isang napakalaking pagsisikap, kahit na para sa maliliit na kontrata.
Paano Magwagi ng Proposal sa Kontrata
Ang iyong layunin ay upang manalo ng kontrata award - hindi manalo ng isang panukala ng kontrata. Ngunit kung ano ang mahalaga ay ang mga nilalaman at nakapanghihimok na likas na katangian ng mga nilalaman ng panukala, hindi semantika. Ang unang hakbang sa pagsulat ng panalong panukala sa kontrata ay ang pagsasaliksik ng ahensiya na nagbigay ng pakiusap. Ang ilang mga kumpanya ay nagbibigay ng intel tungkol sa mga ahensya ng pamahalaan; gayunpaman, ang bawat miyembro ng iyong koponan sa pagkuha ay dapat magbigay ng anumang impormasyon na mayroon sila tungkol sa ahensiya. Halimbawa, kung ang iyong tagapamahala ng proyekto ay may impormasyon tungkol sa estratehikong direksyon ng ahensiya mula sa nakaraang trabaho sa pagpapatupad ng ehekutibo, na maaaring maging kapaki-pakinabang sa paglalarawan ng mga kinalabasan ng pakikipag-ugnayan sa pakikipagtulungan sa ahensyang iyon. O, kung sinuri ng opisyal ng iyong negosyo ang mga paglalaan ng kongreso sa nag-aapila na ahensiya, kapaki-pakinabang sa pagtukoy sa pagpepresyo na kasama sa iyong panukala sa kontrata.
Ang pagsusulat ng panukalang panukalang kontrata ay nangangailangan ng isang sistematiko at sistematikong diskarte sa pagtugon sa isang hinihingi ng pamahalaan. Una, gawin ang iyong pananaliksik. Kung hindi ka pamilyar sa ahensiya, pag-aralan ang website nito upang maunawaan ang mga misyon, pananaw at mga pangunahing prinsipyo. Isama ang mga bagay na iyon sa iyong panukala at, kung ang mga ito ay kapareho sa misyon ng iyong kumpanya, paningin at pangunahing mga prinsipyo, ang lahat ng mas mahusay. Guhitin ang mga parallel na ito, kaya nakikita ng koponan ng pagsusuri ng mungkahi ng gobyerno ang pagkakahanay sa iyong kumpanya. Iyon ay isang susi sa istratehikong diskarte sa pagtataguyod ng tulad-isip uri ng koneksyon sa ahensiya.
Pag-aralan ang paghingi upang matiyak na nauunawaan mo ang nais ng ahensiya at pag-areglo ng oras at pagsisikap na kinakailangan upang tumugon sa pangangalap. Kung nagsusumite ka ng isang panukala para sa isang malakihang proyekto kung saan mayroon kang ganap na walang nakaraang pagganap o karanasan sa larangan, kakailanganin mo na ipasa ang pagsusumikap na ito o magsulat ng iba pang panukalang panukala na lubos na naglalarawan sa iyong mga kakayahan sa lugar ng serbisyo na hinihiling ng ahensiya ng gobyerno. Gawin din ang iyong pananaliksik sa kumpetisyon. Ang mga pederal na ahensiya ng gobyerno ay kinakailangan na mag-publish ng kanilang mga solicitations sa website ng Pederal na Mga Mapaggagamitan ng Negosyo - FedBizOpps, para sa maikling (fbo.gov). Sa ilalim ng tab na "Interesadong Vendors" sa pag-post ng solisitasyon, makikita mo ang isang listahan ng mga potensyal na kontratista at vendor. Ang lahat ng mga kumpanya na nakalista sa ilalim ng tab na iyon ay hindi maaaring magsumite ng mga panukala sa kontrata; Gayunpaman, ito ay isang mahusay na simula upang maunawaan kung sino ang iyong kumpetisyon.
Sample Letter ng Sample ng Panukala
Isa sa mga pangunahing hakbang sa pagsusumite ng panalong panukala sa kontrata ay pag-order ng mga bahagi ng iyong panukala. Para sa maraming mga ulat ng negosyo, ang isang buod ng eksperimento ay itinatayo lamang pagkatapos makumpleto ang "karne" ng ulat. Ang parehong gawi ay isang matalino para sa pagtatayo ng liham ng panukala ng kontrata. Isipin ang liham ng panukala sa kontrata bilang isang buod ng executive - maghanda ng isang draft na pahayag na ginagamit mo para sa lahat ng iyong mga panukala sa kontrata, ngunit i-save ang pagpipino para sa huling hakbang sa pagsusulat ng iyong panukala sa kontrata.
Karamihan sa mga panukala ng kontrata para sa gobyerno ay ipinakopya sa elektroniko. Samakatuwid, ang isang liham ng sample na panukala ay isang simpleng e-mail na pagpapadala na nagsasabing, "Ang ABC Consulting ay nalulugod na isumite ang nakalakip na tugon sa RFP # 0000, na kinabibilangan ng Technical Approach ng ABC, Pagpepresyo at Resume para sa Key Personnel. paghahatid. " Ang dahilan kung bakit nais mong kumpirmasyon ng resibo ay upang matiyak na mayroon kang patunay na isinumite mo ang panukala sa deadline. Na sinabi, ang pagpapakilala ng panalong panukalang kontrata ay higit pa sa isang panukalang liham kaysa sa pagpapadala ng email.Ang unang seksyon ng iyong panukalang kontrata ay dapat maglaman ng impormasyon sa background tungkol sa iyong kumpanya, ang mga serbisyo na ibinibigay ng iyong kumpanya at maikling sabihin ang dahilan kung bakit ikaw ay isang kwalipikadong kontratista o vendor. Narito ang isang sampol na pagpapakilala na nagsisilbi bilang isang liham ng panukala ng kontrata:
Ang ABC Consulting (ABC) ay isang 8 (a), may kapansanan sa ekonomiya, maliit na negosyo na may-ari ng babae (EDWOSB) na may misyon ng negosyo upang magbigay ng higit na mahusay na mga solusyon sa client, flexibility at innovation. Nakikipagtulungan kami sa aming mga kliyente upang masuri ang kanilang mga pangunahing layunin at maghatid ng mga solusyon na nakatuon sa gastos, mabisa at nakatuon sa resulta. Ang koponan ng pamamahala ng ABC ay may higit sa 150 taon ng pinagsamang karanasan sa pamamahala na nakatutok sa mga natatanging aspeto ng mga pederal na kontrata. Sa aming pinagsamang legal at karanasan sa pamamahala ng programa, nag-aalok ang ABC ng kadalubhasaan sa industriya na may praktikal na karanasan at kaalaman sa aming mga kliyente ng pederal na pamahalaan.
Nakaranas ang ABC ng napakalaking paglago sa nakaraang ilang taon, na napagtatanto ng isang average na paglago ng 25 porsiyento bawat taon. Inaangkin namin ang aming paputok na paglago sa aming matibay na pangako sa kalidad. Ginagamit namin ang mga pinakamahuhusay na kasanayan sa industriya upang pamahalaan ang parehong maliliit at kumplikadong mga proyekto. Ang aming mga paraan ng kontrol sa kalidad ay kinabibilangan ng mga pagtatasa sa 1) tukuyin ang mga estratehiya sa pamamahala at mga layunin sa programa sa quantifiable, masusukat na mga tuntunin, 2) ipatupad ang mga sistema at mga pamamaraan upang masubaybayan ang pagganap ng sistema laban sa mga tiyak na layunin at 3) matiyak ang feedback ng feedback ay nakipag-ugnayan sa pamamahala ng programa at kawani upang mapabuti ang pagpaplano at magamit ang mga aral na natutunan. Pinapalaki namin ang aming mga pamamaraan sa kalidad na may mga solusyon sa pamamahala ng peligro upang bawasan ang posibilidad at epekto ng mga error sa pamamagitan ng mga propesyonal na mga sistema ng pagtugon sa panganib.
Ang aming corporate infrastructure ay dinisenyo upang maghatid ng mataas na kalidad na mga serbisyo sa aming mabilis na pagpapalawak ng base ng negosyo. Ang aming senior leadership ay sama-sama na nagsisilbing isang pangkalahatang suporta sa aming kawani ng programa at hindi bilang pangkaraniwang "mga tagapamahala" na mga pamamaraan, mga proseso o mga patakaran ng korporasyon. Ang senior management ng ABC ay nagpapatakbo bilang isang pundasyon upang magbigay ng pangkalahatang suporta at mapagkukunan ng korporasyon sa kawani ng programa na direktang sumusuporta sa aming mga kliyente. Nauunawaan namin ang mga pangangailangan at priyoridad ng aming mga kliyente at namamahala sa aming mga mapagkukunan upang suportahan ang kanilang mga layunin.
Gagamitin namin ang aming mga nakaraang tagumpay, kadalubhasaan at mga pinakamahuhusay na gawi upang ibigay ang pangalan ng pagsali ng ahensiya mula sa pangangalap ng pamahalaan sa iba't ibang mga inisyatiba sa pag-unlad ng organisasyon. Ang mga inisyatibo sa pag-unlad ng organisasyon na aming dinisenyo ay mapabuti ang pagganap ng indibidwal at koponan. Ang kinalabasan ng aming mga pagkukusa ay magpapataas ng pakikipag-ugnayan sa empleyado sa pamamagitan ng epektibong komunikasyon, pakikipagtulungan at pagbuo ng pinagkasunduan. ABC Consulting may background, pagsasanay, kwalipikasyon at mga propesyonal na matagumpay na makapaghatid ng iba't ibang uri ng serbisyo sa kapital ng tao na iniaatas sa ilalim ng Pagganap ng Pagganap (PWS).
