Ang paglipat mula sa manu-manong sa computerized accounting ay isang hakbang-hakbang na proseso na maaaring maganap madali at mahusay. Kung ito ang katapusan ng taon ng pananalapi, maaari kang magsimula sa simula ng bagong taon ng pananalapi. Hindi na kailangang mag-input ng data mula sa mga naunang panahon, maliban sa mga pahayag sa pananalapi ng taon. Kung hindi ito ang katapusan ng taon, kailangan mong magpasya kung gusto mong maghintay hanggang sa katapusan ng taon o mag-input sa system ng lahat ng detalyadong data hanggang sa puntong iyon sa taon.
Pananaliksik at magpasya sa mga kagamitan sa computer na kakailanganin mo para sa iyong computerised accounting system. Karamihan sa mga PC ngayon ay may kapasidad para sa isang pakete ng accounting off-the-shelf para sa isang maliit na negosyo. Siguraduhin na ang iyong computer ay may isang hard drive na may maraming gigabytes ng espasyo sa imbakan. Habang lumalaki ang oras sa iyong mga computerized na talaan ay lalago at gusto mo ang computer na magtagal ng ilang taon. Gusto mo rin ang mga programa sa pagpoproseso ng salita at mga spreadsheet, pati na rin ang kakayahan ng Internet at email.
I-set up ang iyong kagamitan sa computer at itatag ang iyong koneksyon sa Internet. Ang hakbang na ito ay mahalaga dahil ang lahat ng mga pakete ng software ng accounting ay magkakaroon ng online na tulong na magagamit kung nagpapatakbo ka sa isang problema. Gayundin bilang bahagi ng pag-setup ng iyong computer ay nagtatatag ng isang paraan ng pag-back up ng iyong mga file. Dapat mong i-backup ang iyong data araw-araw o mas madalas kapag nagtatrabaho ka sa isang bagay na kritikal. Ang mga file ay madaling ma-back up sa portable drive. Mahalagang mapagtanto na ang isang sistema ng accounting ay isang database kung saan nakukuha ang impormasyon kapag kinakailangan.
Pananaliksik at magpasya kung aling software package ang pinakamainam para sa iyong negosyo. Ang karamihan sa mga maliliit na kumpanya ay gumagawa ng isang out-of-the-box na pakete ng software, tulad ng QuickBooks o Peachtree.
I-set up ang software package sa pamamagitan ng pagsunod sa built-in na mga menu. Magtatag ng isang tsart ng mga account para sa iyong pangkalahatang ledger. I-set up ang iyong mga bank account at idagdag ang anumang kinakailangang impormasyon tungkol sa iyong mga vendor at iyong mga customer.
Ipasok ang detalyadong data ng transaksyon na kinakailangan upang dalhin ang mga naka-computer na aklat hanggang sa petsa. Kakailanganin mong ipasok ang mga end-of-year financial statements mula sa naunang taon bilang iyong mga balanse sa simula para sa kasalukuyang taon. Pagkatapos ay susi sa detalyadong data ng transaksyon para sa bawat buwan ng kasalukuyang taon hanggang sa ikaw ay napapanahon. Kung ito ang katapusan ng taon, i-set up lamang ang mga balanse ng simula para sa bagong taon at magtrabaho nang pasulong, pagpasok ng data ng accounting bilang mga transaksyon at mga pangyayari na nagaganap. Nagpatakbo ka na ngayon sa isang nakakompyuter na sistema ng accounting.
Magpasya kung gusto mong pumasok sa system ang mga nakaraang pampinansyal na pahayag. Upang makapagbigay ng kasaysayan sa mga computerized na talaan, maaari mong idagdag ang mga financial statement mula sa mga naunang taon. Maaari mong gawin ito buwan-buwan, quarterly o taun-taon na bumalik ilang taon. Hindi na kailangang idagdag ang detalyadong data ng transaksyon sa kasaysayan ngunit dapat ay isang trail na babalik sa mga manu-manong rekord.
