Ang computerized accounting system ay lumaki na karaniwan na halos hindi makatuwirang isipin ang mga kontemporaryong mga alternatibo na batay lamang sa mga sulat-kamay na mga ledger at lumang pagdaragdag ng mga makina. Ngunit madaling maging sobrang tiwala sa computerized accounting. Bago ka sumisid nang mas malalim sa mga solusyon sa teknolohiya, isaalang-alang ang mga potensyal na pitfalls na nagpapahintulot sa isang makina at isang programa ng software upang iimbak ang lahat ng iyong data at kalkulahin ang mga mahahalagang relasyon sa bilang.
Kalidad ng Impormasyon
Ang kalidad ng impormasyon na nagbibigay ng computerised accounting system ay nakasalalay sa kalidad ng impormasyong nauugnay mo. Maaari kang magpasok ng bawat tseke, resibo at invoice sa QuickBooks, ngunit kung hindi mo naitakda ang iyong QuickBooks chart ng mga account upang tumpak na maipakita ang mga intricacies ng iyong negosyo, ang iyong mga pagsisikap ay magbibigay lamang ng bahagyang o hindi nauugnay na impormasyon. Halimbawa, kung ang iyong negosyo ay gumagana sa maraming uri ng mga account tulad ng mga online retailer, storefronts ng brick at mortar at direktang mga benta sa mga customer, ang iyong data ng accounting ay hindi mahalaga lalo na maliban kung subaybayan mo ang mga kategoryang ito nang hiwalay.
Ang Human Element
Kahit na ang computerized accounting systems ay gumagamit ng teknolohiya upang makalkula ang mga sums at impormasyon ng tindahan, ang data na ito ay dapat na ipinasok ng mga tao, at ang mga tao na ito ay dapat na sanayin. Ang mga kawani ng pagsasanay sa mga program ng software ay maaaring magastos, at ang kaalaman ay kailangang ma-update nang regular dahil ang computerized na mga sistema ng accounting ay nagbabago, kung minsan bawat taon. Ang mga pagkakamali ay nangyayari sa maraming yugto sa curve ng pag-aaral, at ang isang nakakompyuter na sistema na may mga formula na nagtatayo sa isa't isa ay malamang na mag-compound na mukhang simpleng mga pagkakamali, na nagiging mas mahirap na makita ang pinagmulan ng isang problema.
Mga Gastos sa Teknolohiya
Halos bawat aspeto ng isang nakakompyuter na sistema ng accounting ay magastos. Ang mga computer ay mas mahal kaysa sa mga ledger ng papel, at ang software na kinakailangan para sa iyong data ng accounting ay nagdadagdag ng karagdagang gastos na madalas ay kailangang ma-renew o ma-update taun-taon. Maaari mo ring i-shell out ang mga pondo para sa pag-aayos, o umarkila ng mga propesyonal para sa pagsasanay, pasadyang software o upang palayasin lalo na kumplikadong mishaps.
Seguridad at Permanence
Ang mga computerized accounting system ay maaaring mahina sa mga isyu sa seguridad sa cyber. Ang mga system na nakabatay sa cloud ay nag-iimbak ng impormasyon ng iyong kumpanya sa malayo, kung saan maaari itong ma-hack. Maaaring mahawahan ang iyong system ng isang virus na sumisira o nag-corrupt ng impormasyon. Ang mga computer ay sumasailalim din sa pana-panahon, kaya't maliban kung ikaw ay lalong masigasig sa pag-back up ng mga file maaari kang mawalan ng halaga ng trabaho ng maraming oras. Kaya, habang ang mga computerized na mga sistema ng accounting ay nagtataglay ng impormasyon at mabilis at mahusay ang mga kalkulasyon, maaari silang lumikha ng isang maling kahulugan ng seguridad. Sa ilalim na linya ay hindi nila maaaring ganap na tumayo para sa direktang kaalaman ng mga sistema o pamilyar sa unang bahagi ng mga detalye ng iyong operasyon.
