Ang isang kahilingan para sa mga panukala ay isang dokumento na inisyu ng isang kumpanya, non-profit na organisasyon o ahensiya ng pamahalaan na naghihingi ng mga tugon mula sa mga potensyal na vendor sa mga kinakailangan na nakalista. Bagaman iba-iba ang mga RFP sa sukat, saklaw at porma, karaniwan nilang sinasakop ang mga katulad na paksa. Ang isang RFP ay karaniwang magsasabi sa mga nagbebenta tungkol sa sponsoring entity, kung ano ang nais na makuha at ilatag ang mga tuntunin at kundisyon para sa pagpili. Ang isang RFP ay karaniwang nagtatanong sa mga vendor upang ipaliwanag kung bakit sila ay kwalipikado upang tumugon, kung paano nila nilayon na matupad ang mga layunin na inilarawan sa panukala at ang presyo na inaasahan nilang bayaran.
Ilarawan ang layunin at saklaw ng RFP, kabilang ang mga kalakal, produkto o serbisyo na gusto mong makuha at ang mga kwalipikasyon na iyong inaasahan sa nagtataguyod ng nagbebenta. Ito ay magbibigay-daan sa mga vendor upang matukoy kung sila ay karapat-dapat at nais na tumugon. Sa pamamagitan ng pagpapahiwatig na ang iyong kumpanya ay nangangailangan ng 10,000 blue widgets na inihatid sa loob ng tatlong buwan, ang iyong organisasyon ay naghahanap ng isang lokasyon at kagamitan upang maghanda at maglingkod ng 200 beses araw-araw para sa mga matatandang kliyente, o ang iyong ahensiya ay nangangailangan ng pagsasanay upang mapabuti ang serbisyo sa customer, maaari mong i-save ang iyong sarili at ang iyong oras at pagsisikap ng mga vendor.
Sumulat ng isang paglalarawan ng iyong kumpanya, organisasyon o ahensya na nagbibigay ng mga potensyal na vendor na may kapaki-pakinabang na data. Dahil ito ay nagkakahalaga ng oras at pera para sa karamihan sa mga vendor upang tumugon sa iyong RFP, nakakatulong ito sa pagtatatag ng isang relasyon sa hinaharap na nagtatrabaho. Ipaliwanag kung ano ang nais mong gawin sa kanilang produkto o serbisyo. Tukuyin ang mga tao kung kanino dapat nilang ituro ang kanilang mga katanungan at liham.
Tukuyin ang saklaw ng trabaho sa buong detalye upang ang mga vendor ay maaaring gumawa ng mga tumpak na projections ng paggawa, materyales at iba pang mga gastos.Ilista ang iyong inaasahang mga petsa ng pagkumpleto upang makabuo sila ng makatotohanang takdang panahon. Ilarawan ang mga kondisyon na inaasahan mong matutugunan nila, tulad ng mga pamantayan sa paggawa, kapaligiran at kaligtasan. Sabihin ang mga pamantayan sa pagganap na kailangan mo at kung paano mo inaasahan na masubaybayan at suriin ang kanilang pagsisikap.
Ilista ang mga plano, mga ulat, mga produkto, serbisyo at mga materyales na inaasahan mong ihatid nila at kung kailan mo nais ang bawat nakumpleto. Ang mga vendor ay maaaring magkaroon ng mga pangyayari na pumipigil sa kanila sa paghahatid ng iyong hiniling kapag inaasahan mo ito. Ang mga pagkakaiba sa pagitan ng iyong mga inaasahan at isang vendor ay malamang na maging paksa ng talakayan sa panahon ng negosasyon sa kontrata. Kasama sa ilang mga RFP ang isang seksyon na may karaniwang mga item ng ipinanukalang kontrata, tulad ng mga clause ng pagkansela at mga kasunduan sa pagiging kompidensiyal
Isama sa iyong RFP ang pamantayan na gagamitin mo upang suriin ang mga tugon na iyong natanggap at ang paraan at tiyempo ng award sa nanalong bidder. Ito ay mahalaga upang maiwasan ang mga claim ng paboritismo o iba pang mga hindi patas na kasanayan. Maraming RFP ang gumagamit ng point system, na nagbibigay ng mga puntos para sa mga item tulad ng gastos, saklaw ng trabaho, mga kwalipikasyon at mga tauhan.
