Ang isang manu-manong sistema ng payroll ay ginagampanan nang buo sa pamamagitan ng kamay, samantalang isang computerized payroll system ay nagpapahintulot sa isang kumpanya na iproseso ang payroll nito sa pamamagitan ng dedikadong payroll software. Ang isang manu-manong sistema ay maaaring magresulta sa mga error sa payroll at karaniwan ay isang mabagal, matrabaho na proseso. Ang mga computerised computer ay nag-aalok ng maraming pakinabang, kabilang ang nadagdagang katumpakan at bilis.
Pag-angkat ng Panahon
Maraming mga tagapag-empleyo ang gumamit ng isang sistema ng timekeeping, tulad ng orasan ng oras, upang subaybayan ang mga oras ng trabaho ng mga empleyado. Ang isang manu-manong sistema ay nangangailangan ng pagsubaybay ng oras ng empleyado sa pamamagitan ng kamay, ngunit ang isang nakakompyuter na sistema ng payroll ay may kakayahang awtomatikong magpadala ng mga entry ng empleyado mula sa sistema ng timekeeping sa sistema ng payroll.Ang ganitong sistema ay maaaring paghiwalayin ang mga regular na oras mula sa mga oras ng overtime na nagtrabaho, kahit na ang mga empleyado ay maaaring paminsan-minsan ay kailangang gumawa ng mga pagsasaayos.
Mga Awtomatikong Pagkalkula
Ang computerized payroll system ay maaaring mag-ikot ng mga oras ng trabaho ng empleyado sa mga quarter-hour na segment at tumpak na kalkulahin ang kabuuang oras na nagtrabaho at mabayaran, sa gayon nagse-save ang oras na ginugol sa mga manu-manong kalkulasyon. Kinakalkula ng mga sistemang ito ang lahat ng mga frequency ng pagbabayad, tulad ng lingguhan, dalawang linggo, dalawang buwan at buwanang, batay sa data ng input na natanggap.
Ang isang nakakompyuter na sistema ng payroll ay awtomatikong kinakalkula ang mga pagbabawas sa batas ng empleyado, tulad ng mga buwis at garantiya ng sahod, at boluntaryong pagbabawas, tulad ng mga bayarin sa parking, 401 (k) na kontribusyon at mga benepisyong medikal. Ang payroll na tao ay pumapasok lamang sa data kung saan ang mga pagbabawas ay nakabatay, tulad ng impormasyon ng Form W-4 para sa pagpigil ng federal income tax.
Paycheck Processing
Hinihiling sa isang manu-manong payroll system na mag-print ng mga paycheck sa isang makinilya o sa pamamagitan ng kamay. Ang isang nakakompyuter na sistema ng payroll ay may kakayahan na diretso sa deposito, na nagse-save ng pera na ginugol sa mga live na tseke at pagkakasundo. Bukod dito, ang nakakompyuter na pag-print ng mga paycheck at pay stubs ay nangyayari nang mabilis, anuman ang lakas ng tunog.
Ulat ng Pagbuo
Ang isang nakakompyuter na sistema ng payroll ay bumubuo ng mga ulat sa payroll na nagpapahintulot sa iyo na i-double-check ang payroll bago mag-print ng mga paycheck o magbayad ng mga stub. Kinakailangan ng Kagawaran ng Paggawa ng Kagawaran ng mga employer na panatilihin ang mga rekord ng payroll nang hindi bababa sa tatlong taon. Ang isang nakakompyuter na sistema ay nagbibigay-daan sa pag-print ng hard-copy ng mga payroll na registro na tumutukoy sa bawat panahon ng pagbabayad, at nagse-save din ang impormasyon sa system nang walang katapusan.
Ang mga nakakompyuter na sistema ay tumutulong na matiyak ang pagsunod sa payroll tax sa pamamagitan ng pagbuo ng mga ulat sa buwis, kabilang ang mga quarterly at taunang pahayag ng pasahod at mga form ng W-2 ng empleyado. Ang mga sistemang ito ay nagbibigay ng mga accountant ng kumpanya sa data na kinakailangan upang mahawakan ang payroll na buwis ng kumpanya at mga tungkulin sa pagkakasundo at i-print ang mga kinakailangang ulat. Higit pa rito, ang mga sistemang ito ay sumusubaybay sa mga araw ng benepisyo, tulad ng bakasyon at personal na oras, na kinukuha at binayaran.
