Ang isang artikulo sa Linggo ng Negosyo noong Hunyo 1975 ay nagpasimula ng ideya ng paperless office. Gayunpaman, ang mga tanggapan ay gumagamit pa rin ng papel at sa maraming pagkakataon, ang malalaking halaga ng mga produktong papel. At sa paglago ng mga negosyo sa bahay at mga tanggapan sa bahay, higit pa at higit pang papel ang ginagamit. Ang responsableng pamamahala ng aparatong pang-opisina ay hindi lamang nagsasangkot sa pag-alam kung ano ang bibili at kung saan ilalagay ang stationery, kundi pati na rin kung paano bawasan ang paggamit nito, kung paano muling gamitin ang lumang stationery at kung paano mag-recycle ng stationery.
Mga bagay na kakailanganin mo
-
Mga kagamitan sa pagsulat
-
Imbakan lugar
Dalhin ang imbentaryo ng kung anong mga kagamitan sa opisina na mayroon na sa pamamagitan ng paggawa ng isang listahan ng bawat uri (mga file, papel pad, letterhead, atbp) at ang halaga ng bawat isa. Tumingin sa itinalagang espasyo ng storage stationery kung may isa, at tanungin ang mga tao kung ano ang mayroon sila sa kanilang mga mesa.
Tanungin ang mga tao kung anong mga uri ng mga kagamitan na kasalukuyang ginagamit nila at kung magkano ang kanilang tinatayang magagamit nila sa susunod na tatlong buwan. Magsimula ng isang master list. Gayundin, alamin kung anong mga palatandaan ang nais ng mga tao na wala pa sa kanila.
Ihambing ang master list kung ano ang kailangan ng mga tao sa susunod na tatlong buwan sa listahan ng kung anu-anong kagamitan ang magagamit sa opisina.
Isaalang-alang ang muling paggamit ng mga kagamitan na bahagyang ginagamit lamang. Gupitin ang papel na may sulat o photocopy lamang sa isang gilid at isailalim o i-clip ito nang magkasama upang bumuo ng mga notepad. Ipamahagi ang mga lumang card ng negosyo para sa mga tao na gumawa ng mga tala o mga listahan. Gumamit ng mga lumang sobre na humawak ng mga resibo o bilang mga folder ng file. Hikayatin ang mga tao na bumuo ng kanilang sariling mga paraan upang magamit muli ang papel.
Piliin kung saan bibili ng mga supply ng stationery sa pamamagitan ng paghahambing ng mga presyo. Suriin kung nag-aalok ang mga supplier ng mga diskwento para sa mga bulk purchases at kung nag-aalok sila ng isang madalas na card ng mamimili para sa karagdagang mga pagtitipid. Ihambing ang mga presyo para sa custom na naka-print na letterhead ng kumpanya. Ang mga presyo ng isang lokal na printer ay maihahambing sa isang malaking tindahan ng chain store.
Maglaan ng espasyo upang itabi ang mga kagamitan sa opisina. Maaaring ito ay isang cupboard o kahon lamang sa isang kabinet ng paghaharap. Magpasya sa isang paraan kung paano ma-access ng mga manggagawa sa opisina ang stationery. Kung kinokontrol ang dispensing stationery, italaga ang isang tao upang panatilihin ang susi at bumuo ng isang sistema kung saan dapat na mag-sign ang mga tao sa anumang mga kagamitan na isinagawa nila. Ayusin ang mga kagamitan sa espasyo, nang sama-sama ang magkatulad na mga bagay.
Mag-set up ng isang iskedyul upang regular na suriin ang stock ng mga kagamitan at muling ayusin ang mga supply. Mag-subscribe sa mga newsletter ng iyong mga supplier upang manatiling may alam tungkol sa anumang mga pag-promote o benta.
Mga Tip
-
I-set up ang mga recycle bin para sa mga ginamit na stationery at hikayatin ang mga tao na gamitin ang mga ito. I-shred ang anumang papel na naglalaman ng kumpidensyal na impormasyon at dalhin ang lahat ng papel sa iyong lokal na recycling center.
