Ang mga organisasyong may isang proseso sa pamamahala ng kontrata ay maaaring makapag-save ng oras at pera at samakatuwid ay may isang kalamangan sa merkado. Sa pangunahing ng isang malusog na proseso ng pamamahala ng kontrata ay isang sentral na lokasyon kung saan ang lahat ng wika ng kontrata ay madaling ma-access.
Pag-aralan ang Kontrata
Repasuhin ang kontrata upang matiyak na naglalaman ito ng lahat ng mahalagang impormasyon. Ang isang solidong kontrata ay malinaw na tumutukoy sa mga tungkulin at responsibilidad ng mga organisasyon at indibidwal. Dapat itong detalyado ang lahat ng mga frame ng panahon at mga deadline, tukuyin kung paano ibabahagi ang mga paghahatid at malinaw na ihanda ang mga kaayusan sa pagbabayad.
Unawain ang Background
Ang pagkuha ng oras upang talakayin sa loob ng organisasyon ang papel ng service provider at ang relasyon na binuo ay makakatulong sa tukuyin ang mga tuntunin ng kontrata. Kung kinakailangan, makipagkita sa service provider upang makilala ang anumang mga natitirang isyu. Ang matatag na relasyon sa service provider ay maaaring makatulong sa paghubog ng kontrata na kapaki-pakinabang sa parehong partido.
Magtatag ng Mga Protocol sa Pagsubaybay
Siguraduhin na ang mga sistema ay nasa lugar upang mangolekta ng data, subaybayan ang mga takdang panahon, mag-ulat sa pagganap at ayusin ang pag-book ng salapi. Ang mga natukoy na pamamaraan ay nakakatipid ng oras at pera.
Kumuha ng Kinakailangang Dokumentasyon
Mahalagang ito sa simula ng isang kontrata upang makilala ang lahat ng kinakailangang mga lisensya at dokumentasyon, kumpirmahin na ang lahat ng impormasyon ay kasalukuyang at ibahagi ang impormasyong ito sa service provider.
Ipagbigay-alam sa Lahat ng Partido
Ang mga miyembro ng pangkat ng pamamahala ng kontrata at iba pang mga stakeholder ay dapat na unang isinasaad sa kanilang mga responsibilidad sa proseso ng kontrata. Ang mga responsibilidad sa buong termino ng kontrata ay dapat na malinaw na nakabalangkas upang ang lahat ng mga miyembro ng koponan ay maunawaan ang kanilang mga responsibilidad.
Pamahalaan ang Mga Isyu
Kapag nilagdaan ang kontrata, ang anumang hindi nalutas na mga isyu ay dapat na hawakan upang hindi sila magsasanhi ng mga problema sa panahon ng kontrata. Ang mga hindi nalutas na isyu sa panahon ng pag-sign ng kontrata ay dapat na maisulat at ang solusyon at oras na napagkasunduan. Ito ay isang magandang panahon upang makilala ang mga item sa kontrata na maiiwan para sa pag-unlad sa hinaharap. Ang anumang bagay na nangangailangan ng isang pagkakaiba-iba sa paunang kontrata ay dapat maingat na maitala at mapamahalaan.
Tayahin ang Paglipat
Ang isang bahagi ng transition ay naroroon sa ilang mga kontrata. Sa katapusan ng yugtong ito, dapat makasalubong ang mga partido upang masuri ang pangkalahatang pagganap ng kontrata. Sa ilang mga kaso, ang panahon ng paglipat ay kapag pinalabas ang mga huling detalye ng kontrata; sa mga pagkakataong ito, ang masusing pagsusuri sa panahon ng paglipat ay kritikal. Ito rin ang oras upang matukoy ang mga kasunduan sa kontrata tulad ng mga mapagkukunan na kakailanganin.
Tayahin ang Pagganap
Ang pamamahala ng pagganap ay dapat na patuloy sa buong kontrata. Ang patuloy na pagtatasa ng data ng pagganap, pagpapatuloy ng kung ano ang nagtatrabaho at pagwawasto kung ano ang hindi, ay makatutulong na muling likhain ang mga tuntunin ng kontrata na nakikinabang sa lahat ng partido.
Pamahalaan ang Mga Pagkakaiba-iba
Ang lahat ng mga kontrata ay dapat magsama ng mga probisyon para sa mga pagkakaiba-iba, na dapat lamang pahintulutan sa tinukoy na mga pagkakataon. Ang mga pagkakaiba-iba ng kontrata ay dapat na laging isulat sa pamamagitan ng isang pormal na susog. Ang isang karaniwang proseso ng pamamahala ng pagbabago ay dapat na nasa lugar para sa lahat ng mga pagkakaiba-iba.
