Ang pagsulat para sa isang madla sa negosyo ay hindi katulad ng pagsulat ng isang sulat sa isang kaibigan. Iba't ibang layunin ang liham - sa pangkalahatan, magpapadala ka ng tiyak na impormasyon o humihiling sa isang tao na magsagawa ng isang partikular na aksyon - at may mga tiyak na inaasahan tungkol sa pag-format at estilo. Kadalasan, ang isang liham ng negosyo ang magiging unang impresyon na ginawa mo sa isang tao, kaya mahalaga na makakuha ng tama.
Ano ang Sulat sa Negosyo?
Ang isang liham ng negosyo ay anumang liham na ipinadala ng isang organisasyon sa isa pang organisasyon, o pagsusulatan sa pagitan ng isang samahan at ng mga customer nito, mga supplier at iba pang mga partido. Ang isang liham na isinulat mo bilang bahagi ng iyong trabaho ay kwalipikado bilang isang liham ng negosyo, ngunit ang anumang liham na ipinadala mo sa isang negosyo, organisasyon, pangkat ng komunidad o indibidwal sa isang propesyonal na konteksto ay magkakaroon din sa kategoryang ito. Ang pangunahing pagsusulit ay isa sa mga nilalaman: ang iyong tatanggap ay may interes sa kung ano ang iyong isusulat habang ito ay nakakaapekto sa kanilang buhay sa trabaho? Kung gayon, ang iyong sulat ay kwalipikado bilang isang liham ng negosyo.
Bakit Kailangan Ninyong Sumulat ng Sulat sa Negosyo
Ang mga negosyo ay sumulat sa mga kostumer, kliyente, mga tagatustos at mga naghahain upang ihatid ang mahalagang impormasyon. Halimbawa, maaaring mag-order sila ng mga kalakal mula sa isang tagagawa, i-update ang isang customer tungkol sa katayuan ng kanilang order, ilarawan ang mga makabuluhang pagbabago sa mga tuntunin at kundisyon ng kumpanya, tukuyin ang isang problema na lumitaw, o ihatid ang tapat na kalooban. Maraming mga sulat sa negosyo ang magsasama ng isang tawag sa pagkilos, iyon ay, ang sulat ay humiling ng tukoy na impormasyon o isang sagot mula sa tatanggap.
Pinipili ng mga indibidwal ang format ng liham ng negosyo kapag may pangangailangan na magsulat sa isang malinaw at propesyonal na paraan. Kasama sa mga halimbawa ang isang application ng trabaho, ipagpatuloy ang cover letter, sulat ng reklamo, sulat ng pagbibitiw, sulat sulat, pagtanggap o pagtanggi ng isang pormal na pakikipag-ugnayan o paghiling ng impormasyon mula sa isang negosyo. Ang mga karanasang mayroon ang mga titik na ito ay isang pag-asa na ikaw ay maikli at tiyak, sa halip na malikhain o nagbubunsod sa estilo ng iyong pagsulat.
Mga Format para sa isang Sulat sa Negosyo
Ang mga negosyo sa Estados Unidos ay gumagamit ng isa sa apat na karaniwang mga format ng sulat, na nakalista sa ibaba. Ng mga ito, ang estilo ng bloke ang pinakasikat.
I-block ang format ng titik: Sa isang estilo ng bloke ng titik, ang lahat ng teksto ay mapula sa kaliwang margin. Isusulat mo ang liham upang ang teksto ng linya ay walang espasyo at ang mga talata ay dobleng espasyo. Ang mga margin ay karaniwang may isang standard one-inch setting bagaman ang ilang mga negosyo ay nag-iiba ito upang mapaunlakan ang kanilang estilo ng bahay.
Ang format na liham ng semi-block: Ang hating-block ay pareho sa format ng block, i-save na ang unang linya ng bawat talata ay naka-indent.
Alternatibong bloke ng letra na format: Ang format na ito ay malapit na sumusunod sa format ng block na i-save ang petsa, komplimentaryong pagsasara ("taos-puso") at ang pangalan ng manunulat, pamagat at lagda ay lumabas sa kanang bahagi ng pahina. Maliban kung ikaw ay gumagamit ng letterhead, ang address ng manunulat ng manunulat ay lilitaw din sa kanan.
Simplified letter format: Ang isa pang pagkakaiba-iba sa format ng bloke, ang pinasimple na estilo ay umaalis sa pagbubukas ng pagbati ("Dear Mr. Smith:"). Piliin ang format na ito kapag wala kang pangalan ng tatanggap.
Paano Magtatasa ng mga Tatanggap sa isang Sulat sa Negosyo
Ang pagtugon sa isang sulat ng negosyo sa isang solong tumatanggap ay medyo tapat. Isulat lamang ang pangalan at address ng tatanggap sa loob ng address block sa kaliwang bahagi ng pahina. Buksan ang iyong sulat sa pagbati: "Mahal na Ginoong / Mrs. / Ms. surname:" o "Mahal na Sir / Madam:" Tandaan ang colon sa dulo ng pagbati - isang personal na titik lamang ang gumagamit ng kuwit dito; laging ginagamit ng isang liham ng negosyo ang isang colon.
Ito ay katanggap-tanggap na isulat ang unang pangalan ng tao kung ikaw ay nasa mga pangalan ng unang pangalan kasama ang tatanggap, halimbawa, nakilala mo nang maraming beses at alam mo ang tao nang maayos. Sa kasong ito, ang iyong pagbati ay mababasa, "Mahal kong Joseph:" Huwag kaagad na maabot ang isang pangalang pangalan, gayunpaman; ito ay itinuturing na bastos.
Upang matugunan ang maramihang mga tatanggap sa parehong titik, pumili ng isa sa mga sumusunod na pagpipilian:
Kung saan gumagana ang mga tatanggap sa parehong lokasyon: Isulat ang pamagat, pangalan at (opsyonal) ang pamagat ng trabaho ng bawat tatanggap na sinusundan ng solong address ng kumpanya sa loob ng address block. Para sa pagbati, ilista ang pangalan ng bawat tatanggap sa parehong pagkakasunud-sunod habang lumilitaw ang mga ito sa address.
Halimbawa:
Ms Sophia Proctor, CEO Mr Martyn Byrne, Direktor ng Sales Dr. Regan Coulson, Marketing Manager ABC Limited Town Street Townsville, Kentucky 395494
Mahal na Ms Proctor, si G. Byrne at Dr. Coulson:
Kung saan ang mga tatanggap ay nagtatrabaho sa iba't ibang mga address: Ang bawat tatanggap ay dapat makatanggap ng kanyang sariling sulat kaya kakailanganin mong maghanda ng maraming mga kopya ng parehong komunikasyon. Gamitin ang carbon copy annotation pagkatapos ng pagsasara - "cc:" - upang ilista ang mga pangalan ng iba pang mga tatanggap. Ang annotation ay nagbibigay-daan sa bawat tatanggap na malaman kung sino ang iba pang mga tatanggap.
Halimbawa:
Ms Sophia Proctor, CEO ABC Limited Town Street Townsville, Kentucky 395494 Mahal na Ms Proctor: Katawan ng sulat Taos-puso, Jane Doe Cc: Mr Martyn Byrne, Direktor ng Pagbebenta, Dr. Regan Coulson, Marketing Manager
Kapag mayroong maraming mga tatanggap: Kapag sumulat ka sa maraming tatanggap, tulad ng mga miyembro ng isang lupon ng mga direktor, angkop na magsulat ng isang liham at tugunan ang mga ito sa grupo bilang isang buo. Ang pagbati ay dapat ding sumangguni sa katawan ng mga tao, halimbawa, "Dear Sales Department" o "Dear Community Liaison Team." Gumamit ng bloke ng pamamahagi sa dulo ng sulat upang ilista ang mga indibidwal na miyembro ng grupo na dapat basahin ang sulat.
Halimbawa:
Ang Lupon ng Mga Direktor ABC Limited Town Street Townsville, Kentucky 395494 Mga Minamahal na Miyembro ng Lupon: Katawan ng sulat Taos-puso, Jane Doe Pamamahagi: Ms Sophia Proctor Mr Martyn Byrne Dr. Regan Coulson Mrs. Elizabeth Mejia Prof. Zayne Vargas Mr Cohen Andersen
Ang Iba't Ibang Bahagi ng Liham ng Negosyo
Gumagamit ka man ng format ng bloke o ibang estilo, dapat maglaman ang iyong sulat ng negosyo ng mga sumusunod na seksyon:
Letterhead o return address: Ang mga negosyo ay karaniwang gumagamit ng naka-print na papel na kasama ang isang espesyal na dinisenyo logo o letterhead sa tuktok ng sheet. Ang sulat ng sulat ay nagtataglay ng address at mga detalye ng pagkontak ng samahan. Kung hindi ka gumagamit ng letterhead, isulat ang iyong pangalan at address sa itaas na sulok sa kaliwa ng sulat. Ito ay katanggap-tanggap, ngunit hindi sapilitan, upang isama ang iyong numero ng telepono at email address kung ito ay magiging kapaki-pakinabang para sa tatanggap.
Petsa: Isulat ang petsa sa isang format na buwan-araw na taon kaagad sa ibaba ng return address. Dahil ginagamit ng iba pang mga bansa ang format na pang-araw-buwan, maiwasan ang pagkalito sa pamamagitan ng pagkakasalin sa petsa sa salita sa halip na form na numero - "Hunyo 28, 2018."
Inside address: Isulat ang pangalan ng tatanggap, pangalan ng kumpanya, address at zip code. Isama ang isang pamagat ng trabaho kung naaangkop. Laging i-align ang address sa loob sa kaliwang margin kapag gumagamit ng mga standard na stationery sa negosyo. Ang paggawa nito ay nangangahulugang ang address ay lilitaw sa window ng sobre kapag nakatiklop sa tatlong seksyon.
Pagbati: Tandaan na gumamit ng colon pagkatapos ng pagbati gaya ng inilarawan sa itaas.
Subject line: Ang pagdaragdag ng opsyonal na linya ng paksa ay tumutulong sa tatanggap upang maunawaan kung ano ang mabilis na sulat. Narito ang isang halimbawa:
Mahal na si Ginoong Phillips:
Kahilingan para sa Job Application Pack
Katawan: Ito ay kung saan nakakatugon ang goma sa kalsada. Magsimula sa isang maikling pahayag na naglalarawan kung bakit ka sumusulat na sinusundan ng isang serye ng mga talata na nagbabalangkas ng isyu sa kamay. Panatilihing maikli ang titik. Para sa karamihan ng mga liham ng negosyo, dalawang-hanggang limang talata ay perpekto.
Papuri malapit: Mayroon kang iba't ibang mga opsyon para sa pag-ikot ng isang business letter. Narito ang ilang mga halimbawa:
- Sumasaiyo,
- Taos-puso,
- Taos-puso sa iyo,
- Nang gumagalang sa iyo,
- May humpay,
- Pinakamahusay na kagustuhan,
Lagda: I-print ang iyong pangalan at pamagat ng trabaho, na nag-iiwan ng espasyo sa pagitan ng iyong nai-type na pangalan at ang komplimentadong close. Ilalagay mo ang iyong pangalan sa espasyo na ito.
Enclosures at carbon copies: Isama ang isang cc: kung nagpapadala ka ng mga kopya ng sulat sa ibang tao. Kung may anumang mga dokumento na nakapaloob sa sulat, isulat ang "Enclosure" o "Encl." sa ilalim ng bloke ng lagda.
Paano Sumulat ng Katawan ng isang Sulat sa Negosyo
Anuman ang layunin ng sulat ng iyong negosyo, mahalaga na panatilihing malinaw at maikli ang katawan ng sulat. Unawain na ang iyong tatanggap ay abala at malamang na pumasok sa pamamagitan nito. I-istraktura ang iyong titik sa mga lohikal na talata - isang ideya sa bawat talata - kaya ang tatanggap ay maaaring mabilis na makapunta sa ilalim na linya.
Ang pangkasalukuyan ay nangangahulugang mapurol, gayunpaman; kailangan mong magsikap para sa isang diplomatiko at propesyonal na tono. Isaalang-alang ang dalawang halimbawa:
Pagkatapos ng maingat na pagsasaalang-alang, nagpasiya akong tanggapin ang isang posisyon sa ibang kumpanya. Magtatrabaho ako sa Company ABC.
Ang ikalawang bersyon ay maigsi, ngunit ito ay masyadong direkta at hindi kinakailangan masakit sa tainga sa tono. Maaari itong saktan ang damdamin ng mambabasa. Ang unang halimbawa, habang mas maikli, ay mas magalang.
Sa sandaling ginawa mo ang iyong mga punto sa katawan ng sulat, tapusin ang isang call-to-action, isang maikling pahayag na naglalarawan kung ano ang gusto mong mangyari ngayon. Tandaan, ang iyong mambabasa ay abala. Huwag iwanan ang kanyang hulaan tungkol sa kung ano ang dapat niyang gawin sa susunod. Narito ang ilang mga halimbawa:
Kung sumang-ayon ka sa panukalang ito, mabait tumugon sa Mayo 31. Kung nais mo ang impormasyon sa pakikipag-ugnay para sa mga taong matagumpay na nagamit ang mga serbisyo ng XYZ, mangyaring mag-email sa akin sa [email protected].
Mga Opsyon para sa Voice at Wika
Ang wika ng mga liham ng negosyo ay nag-iiba mula sa isang nakakarelaks, estilo ng pakikipag-usap sa hyper-pormal, teknikal na istilo na natagpuan sa legal na liham. Ang pinaka-epektibong mga letra ng negosyo ay nagbabala ng balanse sa pagitan ng dalawang labis na pagpapahirap. Kahit na ang mga titik sa negosyo ay naging mas pormal sa paglipas ng panahon, ang pagsulat na masyadong kaswal ay maaaring makamit bilang hindi propesyonal at hindi tapat. Ang sobrang pormal na pagsulat, sa kabilang banda, ay maaaring magpahiwalay sa mga mambabasa na maaaring hindi maintindihan ang iyong wika, terminolohiya at pagbigkas sa partikular na industriya. Tulad ng lahat ng pagsulat, dapat mong itugma ang tono sa madla. Nagbibigay ito sa iyo ng maraming kaluwagan tungkol sa estilo na pinili mo.
Maliban kung nagtatrabaho ka sa isang partikular na pormal na industriya tulad ng sektor ng pagbabangko, dapat mong sikaping gamitin ang mga pang-araw-araw na salita sa halip na ang kanilang pormal na katumbas - "magsimula" sa halip na "umpisahan," "pagtatapos" sa halip na "wakasan" at "subukan" sa halip ng "pagsikapan." Ang pagpapanatiling simple ay maaaring mukhang kasalungat habang ang karamihan sa tao ay nag-uugnay sa propesyonal na bokabularyo na may mas mahaba at mas kumplikadong mga salita. Gayunpaman, ang kalinawan ay susi. Ito ay mas mahalaga na ang iyong tatanggap ay nauunawaan ang iyong sulat na may kaunting pagsisikap sa kanyang bahagi kaysa para ipakita mo ang iyong kahanga-hangang bokabularyo.
Iwasan ang mga kontraksyon tulad ng "Ako," "hindi" at "hindi" maliban kung ito ay isang partikular na katangian ng estilo ng bahay ng iyong kumpanya. Ang ilang mga kumpanya ay ginusto na gumamit ng isang mas impormal na tinig kapag nagsusulat sa mga mamimili upang buksan ang pag-uusap; ang iba naman ay humahampas ng pormal na tono. Ang pagkakapare-pareho ay susi. Kung mas gusto mo ang isang estilo ng pagsulat sa iba, tiyaking ipaalam ang iyong mga pagpipilian sa estilo sa buong samahan at siguraduhing lahat ay sumusunod sa parehong gabay sa estilo.
Halimbawa ng Liham ng Negosyo
Ang paglalagay ng lahat ng sama-sama, narito ang isang halimbawa ng isang maikling sulat ng negosyo sa bloke na format:
Mr Kurt O'Ryan ABC Limited Town Street Townsville, Kentucky 395494 Enero 11, 2018 Mahal na G. O'Ryan: Sumusulat ako upang pasalamatan ka muli para sa iyong aktibong suporta sa aming programang Outreach ng "Grow Wild" sa Townsville. Ang iyong feedback, ang iyong nakabubuo na kritisismo at ang iyong mahalagang karanasan ay malaki ang nag-ambag sa matagumpay na pagpapatupad ng proyektong ito. Nakatanggap na kami ngayon ng ganap na pagpopondo para sa aming follow-up na proyekto, na pansamantalang pinamagatang "Nature on Your Doorstep." Magagalak kami kung maaari kang sumang-ayon na ipagpatuloy ang iyong pakikipagtulungan sa proyektong ito. Tiyak na magagamit namin ang iyong pananaw at kadalubhasaan. Naglalakip ako ng isang maikling polyeto na naglalarawan ng panukala para sa iyong pagbasa. Gusto kong makipagkita sa iyo upang talakayin ang aming mga susunod na hakbang at tatawagan ang iyong opisina sa susunod na linggo upang mag-iskedyul ng appointment. Maraming salamat sa iyong pagsasaalang-alang. Taos-puso sa iyo, Jane Doe Encl:
