Ang isang ulat sa pagtatanong ay malamang na maisulat ng isang opisyal ng pulisya o iba pang figure ng pampublikong awtoridad na kumukuha ng isang pahayag mula sa isang taong nagrereklamo. Ang ulat ng pagtatanong ay tumutulong sa isang opisyal na subaybayan ang mga detalye ng reklamo upang maaari itong ma-imbestigahan at susundin sa ibang pagkakataon. Ang taong sumulat ng ulat sa pag-uusisa ay maaaring hindi ang parehong taong sumusunod sa ito, kaya ang mas maraming mga detalye na kinabibilangan mo sa iyong ulat, mas mabuti.
Ilista ang petsa ng reklamo sa itaas ng ulat, kasama ang anumang may-katuturang mga reference number.
Ipaliwanag ang likas na katangian ng reklamong iniuulat nang maikli. Kabilang dito ang kung sino, ano, kailan at saan.
Isulat ang lahat ng mga detalye na ibinigay sa iyo ng taong gumagawa ng reklamo. Ang mga detalye ay maaaring isama ang di-umano'y kung paano at bakit sa reklamo o mga detalye na kailangang kumpirmahin sa ibang pagkakataon.
Isama ang mga detalye na ibinigay ng iba pang mga saksi sa ulat, pati na rin. Gumawa ng isang nota kapag nagkakontra ang mga detalye na ibinigay ng unang tao na gumawa ng reklamo.
Sabihin ang kuwento ng magkasalungat na bahagi. Ang labanang panig sa reklamo ay dapat laging konsulta, at ang mga detalye na ibinigay ay dapat maayos na nakalista upang matiyak na ang ulat ay patas at balanse.
Ilista ang lahat ng katibayan na nakolekta mo na may kaugnayan sa anumang paraan sa paksa ng iyong ulat sa pagtatanong.
I-update ang ulat habang nagpapatuloy ang pagsisiyasat. Kung natagpuan ang bagong katibayan o kung ang mga detalye ay napatunayan na tumpak o hindi tumpak, idagdag ang impormasyong ito sa ulat ng pagtatanong.
I-type ang ulat. Marami sa iyong mga paunang tala tungkol sa reklamo ay malamang na nakasulat sa kamay. Gayunpaman, sa pagkumpleto ng ulat ng pagtatanong, i-type ito gamit ang isang word processing program.
