Kung ikaw ay may isang consumer gripe tungkol sa isang produkto o serbisyo na hindi nakatira hanggang sa iyong mga inaasahan, ang isa sa mga pinakamahusay na paraan upang matiyak na ang iyong mga alalahanin ay kinuha seryoso ay sa pamamagitan ng pagsulat ng sulat ng reklamo. Bagaman maaaring mahirap matukoy ang pinakamahusay na paraan upang magsimula ng isang sulat ng reklamo, mayroong maraming iba't ibang mga estratehiya na maaari mong gawin.
Pagtugon sa Sulat
Ang pag-address sa sulat ng iyong reklamo sa isang partikular na tao ay magbabawas ng posibilidad na hindi papansinin ang iyong sulat o "mahulog sa mga bitak." Simulan ang iyong sulat sa pamamagitan ng pagtugon dito sa partikular na tao na pinagkalooban ng kapangyarihan upang tumugon sa iyong reklamo. Huwag kalimutang isama ang pamagat ng taong iyon. Kadalasan ang website ng isang kumpanya ay magkakaroon ng impormasyon tungkol sa kung sino o kung saan upang idirekta ang mga reklamo sa customer. Bago magsulat ng iyong sulat gawin ang isang pananaliksik upang matiyak na ipadala mo ito sa angkop na tao.
Pumunta sa Point
Magsimula sa isang maikling heading na tumutukoy sa isyu na sinusubukan mong lutasin, bago ang iyong unang talata, na may maraming mga pagtutukoy hangga't maaari. Halimbawa, kung ang iyong reklamo ay tungkol sa flight ng eroplano, isama ang petsa ng paglalakbay, ruta at numero ng flight. Matapos ang heading, ang iyong unang talata ay dapat summarize ang reklamo. Kumuha kaagad sa punto, sa unang pangungusap ng iyong unang talata, at balangkasin ang mga partikular na reklamo na may kaugnayan sa mga kalakal o serbisyo ng kumpanya. Isama ang maraming mga detalye hangga't maaari habang natitirang maigsi at magalang.
Magsimula sa isang Positibong
Ang isa pang paraan ng pagsisimula ng isang sulat ng reklamo ay ang paggamit ng iyong unang talata upang sabihin ang isang bagay na positibo tungkol sa mga produkto o serbisyo ng kumpanya bago ilunsad ang iyong reklamo. Ang diskarte na ito ay naglalagay ng mambabasa sa isang mas mababa adversarial posisyon, na maaaring humantong sa kanya upang maging mas handa upang gumana sa iyo upang matugunan ang iyong reklamo. Simulan ang iyong unang pangungusap na may isang kanais-nais na karanasan na mayroon ka sa kumpanya sa nakaraan, highlight ang ilan sa mga positibong katangian ng kumpanya, at pagkatapos ay i-outline ang kalikasan ng iyong reklamo sa iyong pangalawang pangungusap o talata.
Pangkalahatang Mga Tip
Nag-aalok ang USA.gov ng mga payo kung paano magsulat ng isang epektibong sulat ng reklamo, na ang madalas na isang sulat na hard-copy na ipinadala sa koreo ay ang pinakaepektibong paraan upang makipag-ugnay sa isang kumpanya. Maaari ka ring makakuha ng mas mahusay na mga resulta kung gumagamit ka ng isang direktang, di-nakakaharap na tono; ang isang galit, nagbabala o nanunulat na sulat ay maaaring hindi gaanong epektibo kaysa sa isang liham na tahimik at makatuwiran. Bilang karagdagan, dapat mong malinaw na ihayag nang wasto kung paano mo nais na malutas ang problema. Sa wakas, idokumento ang bawat hakbang na gagawin mo at ang bawat titik na iyong isulat, at panatilihin ang mga kopya.
