Kapag ang mga negosyo ay unang nagsimula gumamit ng mga computer sa maraming mga numero, ang mga pundita ay nagpahayag ng pagdating ng "lipunan na walang papel." Ang rebolusyong computer ay mayroon pa ring paraan upang maihatid ang partikular na pangako. Gayunpaman, ang mga tradisyonal na mga proseso na nakabatay sa papel - parehong negosyo at personal - ay patuloy na lumipat sa mas maraming computerised form, at para sa ilang napakahusay na dahilan.
Mga Dokumento
Ang computer ay nagdala ng mahusay na kadalian at kakayahang umangkop sa paglikha at pag-edit ng mga dokumento. Sa kaibahan sa isang makinilya, ang mga computerized na programa sa pagpoproseso ng salita ay nag-aalok ng halos walang limitasyong pagpipilian ng mga estilo, typefaces at mga format para sa mga dokumento. Maaaring madaling itama ang mga error sa pag-type sa screen nang hindi nangangailangan ng fluid correction o correction tape. Ang lahat ng mga bloke ng teksto ay madaling makopya mula sa isang dokumento papunta sa iba pa nang walang pangangailangan para sa anumang retyping. Ang mga larawan at iba pang mga graphics ay maaaring isama sa dokumento na may napakakaunting pagsisikap.
Pagbabahagi
Simple ang pagbabahagi ng mga dokumento sa isang computerised system. Hindi na kailangang gumawa ng mga pisikal na kopya ng dokumento at pagkatapos mail o i-fax ito sa mga tatanggap. Ang isang dokumento sa file sa isang nakakompyuter na sistema ay maaaring ibahagi sa sinumang iba pa na may access sa system na iyon sa pamamagitan lamang ng pagkakaroon ng mga ito ipakita ang dokumento sa kanilang sariling screen ng computer. Ang mga dokumento ay maibabahagi sa labas ng kumpanya sa pamamagitan lamang ng paglakip ng dokumento sa isang email na ipinadala sa tatanggap.
Pag-file
Ang layunin ng pag-file ay hindi lamang upang mag-imbak ng mga dokumento, ngunit upang gawing madaling ma-access ang mga ito. Ang computer ay excels sa ito sa isang paraan na ang simpleng cabinet paghaharap ay hindi kailanman maaari. Ang mga dokumentong isinampa sa isang computerised system ay awtomatikong na-index ng system control file ng computer. Ang mga index na ito ay awtomatikong na-update at pinapanatili ng system kahit gaano kadalas ang dokumento ay maaaring ilipat o mai-edit. Ang mga dokumento ay maaaring matatagpuan sa pamamagitan ng pagkakaroon ng paghahanap sa computer ng maraming bilang ng mga dokumento para sa mga tiyak na salita o parirala. Bukod pa rito, ang mga computerized na sistema ng pag-file ay maaaring mag-imbak ng isang malaking bilang ng mga dokumento sa isang maliit na bahagi ng espasyo na kinakailangan ng mga pisikal na filing cabinet.
Pag-andar
Malayong mula sa pagiging isang elektronikong representasyon lamang ng isang dokumentong static na papel, ang isang elektronikong dokumento ay maaaring maging isang tunay na mapag-ugnay na nilalang. Halimbawa, ang isang electronic na bersyon ng isang fill-in form ay maaaring pahintulutan ang pagpasok ng data nang direkta sa dokumento na may pagsuri at pag-verify ng real time error. Ang mga pagkalkula at pag-andar ay maaaring itayo nang direkta sa dokumento. Halimbawa, ang isang umiiral na customer ay maaaring nakalista sa isang elektronikong dokumento sa pamamagitan ng paggamit ng dokumento na gumagamit ng file ng database ng customer ng computer upang payagan ang user na piliin lamang ang pangalan ng customer mula sa isang listahan ng lahat ng mga customer sa file. Ang lohika na binuo sa dokumento ay pagkatapos ay awtomatikong ilipat ang impormasyon ng customer sa dokumento, kabilang ang mga address, mga numero ng accounting ng customer, o anumang iba pang ninanais na data.
Kaligtasan
Mahalaga ang pisikal na kaligtasan ng mga file ng isang kumpanya. Dapat na secure ang mga file laban sa pisikal na pinsala o pagkasira. Ang pag-access sa mga file ng mga hindi awtorisadong tauhan ay dapat ding pigilan. Pinadadali ng isang nakakompyuter na sistema ng pag-file ang mga gawaing ito. Ang mga kopya ng mga nakakompyuter na mga file ay madaling malikha at maimbak sa iba't ibang mga lokasyon, kapwa sa maraming platform ng computer sa loob ng network o sa naaalis na media ng data para sa pisikal na imbakan ng off-site. Ang mga file sa sistema ng computer ay maaari ring ma-encrypt upang maibahagi sa kanila ang mga hindi pinahintulutang pahintulot upang tingnan ang mga file.
