Sa negosyo, ang isang reklamo sa customer ay maaaring makaapekto sa reputasyon ng negosyo at kailangang hawakan nang naaangkop. Kung mayroon kang ilang mga customer na may isang masamang karanasan, at ang pinipili ng negosyo na huwag pansinin ito o wala kang gagawin hindi mo mawawala ang negosyo na iyon, kundi pati na rin ang negosyo ng lahat ng alam nila. Kung ang isang tao ay nagpadala sa isang reklamo sa pamamagitan ng koreo o sa pamamagitan ng email at siya ay tumatanggap ng tugon sa isang liham ng sulat, maaari itong madagdagan ang hindi kasiyahan; nais ng mamimili na marinig. Isaalang-alang ang reklamo ng isang customer. Mayroong isang proseso na maaaring magamit upang matiyak na ang mga reklamo sa customer ay epektibo nang hawakan. Lumilikha ito ng isang relasyon kung saan ang customer ay nararamdaman na nagkakahalaga at nagbabalik sa hinaharap.
Humingi ng paumanhin sa kostumer at tukuyin ang partikular na reklamo. Ang pagpapatawad ay nagpapakita na kinikilala mo ang reklamo at tunay na nalulungkot para sa isyu. Ito ay dapat gawin sa iyong sariling mga salita at may habag. Kung magbibigay ka ng isang detalyadong tugon sa reklamo ng customer, ipinapakita rin nito na naisip mo na ang isyu at hindi na-brushed ang reklamo bilang walang halaga.
Kilalanin ang reklamo sa sandaling matanggap ito, kung ang isang reklamo ay tapos na sa personal o sa pamamagitan ng koreo at email. Kung ito ay personal, pakinggan ang reklamo ng taong walang pagkaantala. Kung ito ay sa pamamagitan ng koreo o email, magpadala ng tugon sa pamamagitan ng sulat o email na nagsasabi sa tao na natanggap mo ang reklamo at magkakaroon ng kontak sa ilang sandali.
Ipaliwanag sa customer kung ano ang iyong ginagawa upang gawin itong tama. Huwag gumawa ng mga dahilan para sa isang pagkakamali na ginawa ng iyong negosyo. Ang mga kostumer ay hindi nagmamalasakit kung paano ito nangyari. Mga customer lamang ang nagmamalasakit sa kung ano ang iyong gagawin upang ayusin ito. Kung ipinakita mo na handa kang ayusin ang isang problema, mas malamang na masunod mo ang mga ito at magpatuloy sa paggawa ng negosyo sa kanila.
Sabihin sa kanila na ang negosyo sa hinaharap ay napakahalaga sa iyo. Laging ibigay ang customer sa isang paraan upang maabot ka sa pamamagitan ng telepono o sa iyong email address. Tanungin ang kanilang feedback sa paraan ng kanilang paghawak sa reklamo at isama ang isang sertipiko ng regalo na humihiling ng isa pang pagkakataon na gawin ang negosyo sa kanila. Sumunod sa iyong email o sulat. Tanungin ang customer kung sila ay bumalik sa tindahan at kung ano ang karanasan ay.
Isulat ang reklamo. Isama kapag natanggap mo ang reklamo, kung paano hinarap ang reklamo at anumang follow-up na contact na mayroon ka sa customer. Isama kung ano ang magagawa upang maiwasan ang reklamo na ito sa hinaharap. Ang mas maraming impormasyon na maaari mong isama, mas mahusay na magagawa mong pamahalaan ang reklamo kung ito ay mangyayari muli.
