Gusto mo ang iyong mga empleyado na samantalahin ang oras ng bakasyon sa kanilang paghuhusga, ngunit ito ang iyong trabaho upang matiyak na mayroon kang mga empleyado sa lahat ng mga departamento sa buong taon upang magpatuloy ang normal na negosyo. Ang tanging paraan upang mai-coordinate ang bakasyon sa empleyado ay ang paglikha ng master calendar vacation. Maaari kang gumamit ng iba't ibang mga programa ng software sa online o sa iyong computer upang ihambing ang mga iskedyul at maayos na pamahalaan ang oras ng bakasyon sa empleyado. Maaari ka ring magtago ng kalendaryo sa papel kung gusto mo ang paraan na iyon.
Mga bagay na kakailanganin mo
-
Program sa kalendaryo
-
Template ng kalendaryo
Electronic Calendar
Mag-navigate sa napiling software ng kalendaryo sa iyong computer o sa Internet. Maraming mga programa ay magagamit para sa paglikha ng isang electronic kalendaryo kabilang ang mga programa sa pagpoproseso ng salita, kalendaryo software o mga online na programa.
Piliin ang pagpipiliang magdagdag ng bagong kalendaryo, at magdagdag ng isang pangalan para sa master calendar calendar ng kumpanya. I-save ito sa iyong hard drive o sa nais na lokasyon sa iyong network o Internet batay sa pagpili ng software. I-block ang anumang mga araw o linggo na hindi maaaring gawin ng mga empleyado ang mga bakasyon o ipaalam sa mga tagapamahala ng pagpipiliang ito.
Lumikha ng mga profile para sa iyong napiling software na tumutukoy sa mga pribilehiyo at pagpipilian ng mga tao. Halimbawa, kailangan mo at ng iyong backup na mga karapatan sa pangangasiwa ng global na gumawa ng lahat ng mga pagbabago ngunit maaaring kailangan lamang ng mga manager na magdagdag ng mga kaganapan sa mga oras ng pagsisimula at pagtigil na iyong inaprubahan sa ibang pagkakataon. Magdagdag ng mga gumagamit at ang kanilang mga pangalan ng user sa programa at ilakip ang tamang profile sa kanila. Hayaan ang mga tagapamahala na lumikha ng kanilang mga indibidwal na password, o magdagdag ng generic na maaari nilang baguhin. Sa wakas, upang ma-access ang kalendaryo sa lahat ng mga empleyado, lumikha ng isang profile at password sa mga pagpipilian sa pagtingin lamang na magagamit ng anumang empleyado. Kung marami kang empleyado, maaaring gusto mong lumikha ng ilang mga generic na user at password na may mga pagpipilian sa panonood.
Gumawa ng elektronikong template na magagamit ng mga empleyado upang humiling ng oras ng bakasyon mula sa kanilang mga tagapamahala. Magdagdag ng lugar para sa pag-apruba ng kanilang manager. Maaari mong gawin ang template na ito mula sa isang word processing o spreadsheet program. Gawin ang template na ito sa lahat ng mga tagapamahala upang ibigay sa kanilang mga empleyado kapag kailangan nila upang humiling ng mga bakasyon.
Mangailangan ng mga tagapamahala ng departamento na aprubahan ang mga kahilingan sa bakasyon na ginawa ng mga empleyado Ipasulat ng tagapamahala ang mga kahilingan sa bakasyon sa elektronikong kalendaryo ngunit ipadala sa kanila ang isang kopya ng naaprubahang kahilingan sa bakasyon sa iyo. Ang ilang mga negosyo ay nangangailangan ng mga tagapamahala na ipasa ang mga kahilingan na ito habang papasok sila, habang ang iba ay maaaring mangailangan ng mga update sa kahilingan sa bakasyon sa kalendaryo sa isang partikular na araw ng linggo. Repasuhin at aprubahan ang mga dagdag na bakasyon kung kinakailangan.
Mag-print ng isang kopya ng master vacation calendar sa isang regular na batayan at i-post ito sa empleyado lounge, kusina o break room.
Subaybayan ang lahat ng mga kahilingan sa bakasyon upang matiyak na ang mga empleyado ay may oras sa mga libro para sa bakasyon. I-print ang mga naaprubahang kahilingan sa bakasyon at panatilihin ang isang kopya sa kanilang mga tauhan ng mga file. Ipasa ang elektronikong kopya ng kahilingan sa bakasyon sa payroll para sa kanilang mga rekord.
Kalendaryo ng Papel
Mag-download ng libreng kalendaryo mula sa Internet o pumili ng template ng kalendaryo mula sa iyong napiling software program. Mag-print ng kopya ng kalendaryong ito. Maaari ka ring makakuha ng blangko mga template ng kalendaryo mula sa mga tindahan ng supply ng opisina kung kinakailangan. Mag-post ng kalendaryo sa isang sentral na lokasyon, tulad ng kitchen office, break room o sa room ng mail.
I-block ang anumang mga linggo kung saan ang mga empleyado ay hindi maaaring kumuha ng bakasyon. Maaari mong abutin ang mga lugar na ito o maglagay ng malaking X sa mga araw na hindi pinahihintulutan ang mga empleyado na mag-alis.
Mangailangan ng mga empleyado na isulat ang kanilang mga kahilingan sa oras at ipadala ito sa kanilang tagapangasiwa para sa pag-apruba. Sa sandaling aprubahan ng tagapamahala, ang kahilingan ay ipapasa sa iyo. Pagkatapos, suriin ang kalendaryo upang matiyak na ang lahat ng mga lugar ng iyong negosyo ay may kinakailangang bilang ng mga empleyado bago mo aprubahan ang oras-off na kahilingan.
Idagdag ang mga naaprubahang bakasyon sa kalendaryo ng kumpanya kung kinakailangan. Ipasa ang mga naaprubahang kahilingan sa bakasyon sa payroll at panatilihin ang isang kopya para sa file ng tauhan ng empleyado.
Mga Tip
-
Bago mo tukuyin ang isang kalendaryo ng bakasyon ng kumpanya suriin ang seksyon ng patakaran at pamamaraan ng kumpanya para sa mga bakasyon. Kung wala kang isa, kakailanganin mong lumikha ng patakaran at kung paano ang mga pamamaraan para sa paghiling ng mga bakasyon na sumusunod sa mga pamamaraan na pinili para sa mga kalendaryo sa electronic o papel.
Tiyakin na ang patakaran ay may kasamang impormasyon na nagpapahiwatig ng mga kahilingan ay napapailalim sa pag-apruba ng manager at magagamit na oras ng bakasyon. Upang linawin ang anumang mga isyu sa patakaran, maaaring nais mong isama ang wika na naglalarawan ng isang first-come, first-serve na batayan para sa pagkamakatarungan, ngunit ipahiwatig kung ang maraming mga empleyado ay nag-aplay para sa mga araw off sa parehong panahon sa parehong oras, ang mga bakasyon ay ibinibigay sa pamamagitan ng seniority.
Isama ang form ng kahilingan ng oras-off sa seksyon ng mga pamamaraan ng manual ng empleyado. Mag-pass ng mga na-update na kopya para maisama sa manual kung kinakailangan.
Babala
Suriin ang iyong patakaran at pamamaraan upang matiyak na sumusunod ang mga ito sa mga batas ng estado at pederal. Habang ang mga kumpanya ay hindi kinakailangang magbigay ng bakasyon sa empleyado, kapag ginawa nila, dapat silang sumunod sa mga batas ng pederal at estado sa pangangasiwa ng programa.
Isama ang isang accrual chart ng bakasyon sa mga patakaran upang maunawaan ng mga empleyado kung gaano karaming bakasyon ang nararapat sa pamamagitan ng kanilang mga taon ng serbisyo.
