Maraming mga kumpanya ang umaasa sa resepsyonista upang itakda ang tono para sa kanila, gayon pa man ay ginugugol nila ang hindi bababa sa dami ng oras na pinupunan ang partikular na posisyon ng trabaho, na nakatuon sa halip sa "propesyonal" na kawani.
Ang isang uri ng tao ay sinadya upang matugunan at batiin ang mga kliyente at sagutin ang mga telepono. Ang empleyado na hindi kailanman may masamang bagay na sasabihin tungkol sa isang tao, ay palakaibigan at pagtaas at nagnanais na masiyahan ang mga tao ay ang pinakamahusay na magkasya para sa posisyon na ito.
Ang isang mabuting resepsyonista ay sasagot sa telepono ng isang natatanging likas na talino, na nagbibigay-diin sa isang tiyak na salita. Ang telepono ay dapat sagutin ng isang ngiti sa mukha at tunay na interes sa kung ano ang sasabihin ng taong nasa kabilang dulo. Kadalasan, ang mga opisina ay umaasa sa mga sistema ng voice-mail. Iyon ay isang sigurado na paraan upang mawalan ng isang masaya, magiliw, mabuhay na boses sa kabilang dulo ng linya.
Kailangan mo ng resepsyonista na magbihis upang mapabilib ang iyong mga kliyente at magmapuri sa kanyang opisina.
Mahalaga para sa isang mabuting resepsyonista na maging buffer sa mga empleyado. Kung ang isang tao sa kawani ay sobrang abala, dapat malaman ito ng resepsyonista. Ang isang receptionist na alam ay makatutulong sa mga empleyado na maiwasan ang mga hindi kinakailangang huling minuto na pagbaba, nang hindi itinatanggi ang mga lehitimong tipanan.
Ito ay angkop para sa isang resepsyonista upang tumawag ng talakayan sa mga kliyente, hangga't hindi ito kontrobersyal. Hindi mo gusto ang iyong kliyente na ipagpalagay na ang pilosopiya ng receptionist ay mapanimdim ng kumpanya sa kabuuan. Ang mga pangkalahatang tanong at mga paksa sa maliit na usapin ay pagmultahin.
Ang receptionist ay dapat na isang extension ng iyong koponan sa marketing. Ang pagsubaybay sa mga mahahalagang petsa, pagbibigay ng impormasyon na nais mong malaman ng iyong kliyente, ngunit ang pagbibigay nito sa paraan na ang pakiramdam ng iyong kliyente ay espesyal na regalo, at ang isang mahusay na receptionist ay magkakaroon nito.
Dapat tiyakin ng resepsyonista na ang mga brosyur ng kumpanya ay nasa mesa ng kape at panatilihin ang buong kape at sariwang, ang mangkok ng kendi na na-load, at ang mga kliyente na gumagalaw sa lugar ng reception nang maayos.
Kung hindi mo itinatag ang isang kalendaryong komunal upang ma-access ng resepsyonista upang tingnan ang naka-iskedyul na mga appointment, magiging magandang ideya na gawin iyon. Maaari mong gawin ito madali kung ikaw ay naka-network; payagan ang receptionist sa iyong network. Kung hindi pinapayagan ng iyong email system na, maaari kang mag-set up ng isang kalendaryo sa Internet at hilingin sa lahat na mag-post ng mga appointment na kailangang malaman ng receptionist tungkol sa site.
