Ang isang tagapamahala ng proyekto ay humahawak ng mga pagpupulong na may regular na mga miyembro ng pangkat ng panloob na proyekto upang talakayin ang kanyang kasalukuyang mga proyekto Dagdag pa, maaaring mapadali ng isang tagapamahala ng proyekto ang mga pagpupulong sa mga stakeholder ng proyekto, executive management at mga kliyente upang magsimula ng isang proyekto at maaaring magkaroon ng patuloy na pagpupulong upang magbigay ng mga update sa kanyang mga proyekto at sagutin ang mga tanong tungkol sa mga takdang panahon at badyet. Ang paghahanda para sa bawat pagpupulong ng proyekto ay susi sa paggawa ng kapaki-pakinabang na paggamit ng iyong oras at ng mga dadalo sa pagpupulong.
Anyayahan ang mga angkop na indibidwal sa pulong ng proyekto. Tukuyin ang mga layunin na kailangan mong gawin sa pulong batay sa mga inanyayahan. Kung nakikipagkita sa mga miyembro ng koponan ng proyekto, maaari kang magtakda ng mga layunin sa pagkuha ng mga update sa katayuan, paglutas ng mga panloob na isyu at pagkakaroon ng mga miyembro ng koponan na magbahagi ng impormasyon sa isa't isa tungkol sa proyekto. Kung nakikipagkita sa mga stakeholder ng proyekto, mga ehekutibo at kliyente, ang iyong layunin ay upang magbigay ng mga pangkalahatang mga update sa milestone at sagutin ang mga tanong.
Mga paksa sa agenda ng solicit mula sa mga inanyayahan ilang araw bago ang pulong. Sa halip na iwanan ang isang curve ball ng sorpresa sa pulong, humingi ng mga tanong at mga paksa sa talakayan mula sa mga nauugnay sa proyekto. Ito ay magpapahintulot sa iyo ng oras upang maghanda at mag-imbita ng iba na maaaring suportahan ka sa pulong. Alamin kung ano ang gusto ng mga inanyayahan na marinig at talakayin ang tungkol sa proyekto. Halimbawa, kung alam mo na gusto ng mga kliyente na talakayin ang mga materyales sa marketing, kumuha ng mga update mula sa iyong kagawaran ng komunikasyon at mag-imbita ng kinatawan sa pulong.
Gumawa ng pormal na agenda sa pagpupulong ng proyekto. Ilista ang mga detalye ng pulong tulad ng pangalan ng pulong, petsa, oras, lokasyon at numero ng conference call sa tuktok ng pahina. Ilista ang mga paksa ng adyenda tulad ng katayuan ng mga pangyayari sa proyekto; katayuan ng mga functional na lugar ng negosyo tulad ng IT, marketing, legal at iba pang may-katuturang mga kagawaran; badyet ng proyekto; mga susunod na hakbang; at anumang mga paksa na iminungkahi sa iyo ng iba.
Ipadala ang lahat ng mga inanyayahan sa imbitasyon at agenda ng electronic meeting. Isama ang isang plano ng proyekto o ulat ng katayuan upang samahan ang iyong talakayan sa katayuan at timeline. Ipadala ang paanyaya hangga't maaari at mag-follow up sa agenda at mga kalakip ng hindi bababa sa isa hanggang dalawang araw bago ang pulong. Papayagan nito ang iyong mga inanyayahang suriin ang mga dokumento at maghanda nang maaga.
Suriin ang mga logistik sa pagpupulong tulad ng mga reservation room sa pagpupulong at pag-setup ng kuwarto ilang araw bago ang iyong pulong. Subukan ang iyong numero ng conference call at mga pag-login sa pagpupulong ng web, kung naaangkop, upang matiyak na gumagana ang mga ito at madaling i-access. Tulad ng mga dadalo ay malamang na nagtatrabaho sa maraming mga gawain, hindi mo nais na mag-aaksaya ng oras ng sinuman sa mga may sira na mga numero ng telepono at mga link sa web.
