Ang mga kagawaran ng accounting ay gumagamit ng iba't ibang mga acronym upang makilala ang mga responsibilidad, mga kagawaran o mga ahensya ng gobyerno. Habang ang ilang mga acronym ay industriya-tiyak, ang iba ay umiiral sa buong mundo. Ang A / P ay kumakatawan sa "account payable" department sa karamihan sa mga kumpanya.
Posisyon
Ang mga account na pwedeng bayaran ang mga kagawaran ay iba-iba sa laki mula sa isang tao sa maraming tao sa maraming iba't ibang mga antas ng pangangasiwa. Ang mga account na pwedeng bayaran ang mga klerk ay nagpapasok ng data mula sa mga invoice sa sistema ng accounting at tumutugma sa mga invoice sa backup na dokumentasyon. Ang mga kuwenta na binabayaran ng mga supervisor ay namamahala sa gawain ng mga account na pwedeng bayaran ng mga klerk at tumugon sa mga katanungan mula sa ibang mga departamento tungkol sa mga pagbabayad ng invoice o mga balanse ng vendor. Ang mga tagagbayad na binabayaran ng mga account ay humantong sa departamento sa pamamagitan ng pagpaplano ng mga indibidwal na tungkulin sa loob ng departamento, gastos sa kagawaran ng pagbabadyet at pakikipagtulungan sa ibang mga tagapamahala ng kumpanya sa paggawa ng desisyon.
Pananagutan
Ang mga account na pwedeng bayaran ay nagpapanatili ng responsibilidad sa pagbabayad ng mga invoice sa oras. Maraming mga vendor ay nag-aalok ng mga diskwento para sa pagbabayad ng mga invoice sa loob ng isang partikular na time frame. Ang mga account na pwedeng bayaran ay sinusubaybayan ang mga takdang petsa kasama ang mga petsa ng diskwento upang matiyak na magagamit ang pinakamalaking diskuwento ng kumpanya. Ang mga account na pwedeng bayaran ay dapat patunayan na ang bawat invoice ay tumpak bago ang pagbabayad. Ang mga account na pwedeng bayaran ay coordinate ng tseke sa pag-print sa lagda ng pamamahala sa tseke. Ang mga tseke at mga invoice ay dapat ding manatiling naka-lock.
Panloob na Pagkontrol
Dahil sa dami ng pera na nagpapalit ng mga kamay sa pamamagitan ng mga account na pwedeng bayaran ang kagawaran, ang panloob na kontrol ay dapat na isang prayoridad. Ang pangunahing pagbabantay ng mga tseke ay nakamit sa pamamagitan ng pag-lock ng mga blangko na tseke at paglilimita ng access sa key.Tinutukoy ng pag-verify ng invoice kung tama at wasto ang bawat invoice. Ang mga tungkulin ay nahahati sa pagitan ng iba't ibang mga miyembro ng koponan upang matiyak na walang iisang miyembro ng koponan ang maaaring ma-access ang buong sistema nang walang pagsusuri ng ibang tao.
Pagpapaganda ng Proseso
Ang mga tseke sa pagpi-print ay kadalasang isang manu-manong proseso, na nangangailangan ng paggawa ng tao para sa nakakapagod na mga gawain, tulad ng mga sobre ng pagpupuno. Binabawasan ng pagpapabuti ng proseso ang pangangailangan para sa mga empleyado na nagtatrabaho sa di-halaga na idinagdag na trabaho at nagpapahintulot sa mga empleyado na tumuon sa analytical work. Kasama sa mga pagpapabuti ang paggamit ng mga elektronikong pagbabayad at elektronikong mga sistema ng pag-apruba.
