Ang mga agenda ay tulad ng high-oktano fuel para sa mga pulong - maaari nilang lubos na mapabuti ang kahusayan at pagiging produktibo ng anumang proseso ng desisyon. Ang isang magandang adyenda ay maaaring magbawas ng bilang ng mga pagpupulong na kailangan upang makumpleto ang isang proyekto sa kalahati at lubos na mabawasan ang pagkahilig para sa mga pagpupulong upang maging bahagi sa mga talakayan na hindi kapaki-pakinabang sa tagumpay ng layunin.
Ang Papel ng isang Agenda
Ang layunin ng isang adyenda ay upang mapadali ang proseso ng paggawa ng desisyon sa mga miyembro ng grupo. Maaaring ito ay para sa pag-upgrade ng teknolohiya o isang diskusyon sa badyet. Ang adyenda ay nakakatulong upang panatilihing nakatuon ang mga dadalo ng pulong sa huling desisyon. Ginagawang madali din ni Agendas ang tagumpay ng pulong sa pamamagitan ng pagbibigay ng checklist para sa follow-up at pananagutan.
Mga Format
Ang unang linya ng adyenda ay dapat sabihin ang layunin at layunin ng pulong. Mas gusto ng ilang mga format ng agenda na ipahayag ang layunin kasama ang mga sub-goal pagkatapos ng bawat item sa agenda. Ang parehong mga format ay nagtatatag ng balangkas para sa talakayan. Maaaring mag-iba ang mga agendas mula sa simple hanggang kumplikado. Maaari nilang isama ang mga attachment at materyal sa pagbabasa o ang agenda mula sa nakaraang pulong. Ang uri ng format na ginamit ay karaniwang itinatatag ng pormalidad at haba ng pulong. Ang isang mahusay na panuntunan ng hinlalaki ay ang format na dapat tumugma sa damit ng mga kalahok sa pulong; ibig sabihin, ang isang pagpupulong na puno ng mga sandalyas at shorts ay maaaring makakuha ng isang impormal na agenda habang ang isang silid na puno ng mga paghahabla ay maaaring mangailangan ng isang pormal na agenda.
Impormal vs pormal
Ang maikling o impormal na pulong ay maaring ma-subsum sa isang email o isang paalala sa pagpupulong. Maaaring naglalaman ito ng isang linya para sa layunin ng pulong at pagkatapos ay tatlo hanggang limang maikling mga puntong talakayan. Ang mahabang adyenda ay karaniwang isang buong pahina, na kinabibilangan ng isang pamagat, lokasyon ng pagpupulong, petsa at oras, mga layunin at paksa o mga punto ng talakayan. Ang mga mahabang pulong ay dapat ding magsama ng mga oras para sa bawat paksa ng talakayan at ang pangalan ng nagtatanghal. Ang parehong mga format ng agenda ay dapat magtapos sa isang seksyon para sa "Mga Susunod na Hakbang" para sa follow-up. Ang mga "Susunod na Hakbang" ay magiging batayan para sa mga paksa ng agenda sa susunod na pagpupulong.
