Ang mga negosyo ay gumagamit ng isang mahusay na pakikitungo ng mga dokumentasyon upang mapanatili ang mga kumpanya na tumatakbo nang maayos. Ang paggawa nito sa pangkalahatan ay nagreresulta sa mas malaking kita. Dalawa sa mga pinaka-pangunahing dokumento na ginagamit ng mga kumpanya ang mga order sa pagbebenta at mga invoice. Kahit na may ilang pagkakatulad sa pagitan ng mga dokumento (hal., Parehong maaaring ilista ang mga address ng kumpanya at mamimili), mayroon ding mga pangunahing pagkakaiba.
Aksyon
Ipinapahiwatig ng mga order sa pagbebenta na ang kumpanya na nagbibigay ng mga kalakal o serbisyo ay kailangang gumawa ng aksyon (ibig sabihin, upang makumpleto ang pagkakasunud-sunod). Kadalasan ito ay nagsasangkot sa paghahanap ng produkto, packaging ito, atbp, o pag-set up ng isang pulong upang ang mga serbisyo ay maaaring ma-render. Ang mga invoice ay nagpapahiwatig na ang mamimili ng mga kalakal o serbisyo ay kailangang kumilos. Ito ay karaniwang nangangahulugan na ang mamimili ay kailangang magbayad ng pera sa kumpanya para sa mga produkto o serbisyo, na maaaring gawin sa pamamagitan ng pagpapadala ng kumpanya ng tseke o pera order, paglilipat ng pera mula sa isang bank account, o pagpunta sa website ng kumpanya at paggamit ng isang online na form magbayad gamit ang isang credit card.
Pag-trigger
Ang mga order sa pagbebenta ay na-trigger ng order ng pagbili ng mamimili. Ito ay dahil hindi maaaring ilista ng isang kumpanya ang mga item o serbisyo na nais ng isang indibidwal hanggang ang indibidwal ay hinahayaan ang kumpanya na malaman kung ano ang ninanais. Ang mga invoice ay na-trigger sa pamamagitan ng pagkumpleto ng isang pagbebenta o serbisyo. Ito ay dahil ang kumpanya ay hindi maaaring singilin ang isang indibidwal para sa mga produkto na hindi kailanman naihatid o para sa isang serbisyo na hindi kailanman ibinigay.
Listahan
Ang mga order sa pagbebenta ay naglilista ng mga produkto o serbisyo na nais ng mamimili. Ito ay maaaring isang solong item / serbisyo o maaari itong maging isang malawak na listahan ng maraming mga produkto / serbisyo. Ang mga madalas na ito ay nakalista sa isang item / service number at maikling paglalarawan. Inililista ng mga invoice ang halaga ng perang utang para sa mga produktong iyon o serbisyo. Ang invoice ay maaaring paulit-ulit ang listahan ng produkto at serbisyo upang maipakita nang malinaw kung paano nakuha ang kabuuang utang, ngunit ang pangunahing layunin ay upang ipahiwatig na ang pera ay dapat bayaran.
Petsa
Ipinapahiwatig ng mga order sa pagbebenta ang petsa ng kahilingan ng mamimili para sa isang produkto o mga serbisyo ay naproseso. Nangangahulugan ito na ang nakalistang petsa ay nagpapahiwatig ng isang oras sa nakaraan. Ipinakikita ng mga invoice ang petsa na ang pera ay dapat bayaran para sa mga produktong iyon o serbisyo. Nangangahulugan ito na ang nakalistang petsa ay nagpapahiwatig ng isang oras sa hinaharap.
Gamitin
Ang mga order sa pagbebenta ay ginagamit upang aprubahan, subaybayan, at iproseso ang pagkumpleto ng isang order. Halimbawa, kapag ang order ng pagbebenta ay natanggap ng mamimili, kung mayroong anumang mga error tulad ng mga nawawalang item / serbisyo, hindi tamang mga item / serbisyo, atbp, pagkatapos ay maaaring makipag-ugnay ang mamimili sa kumpanya upang baguhin ang order at iwasto ito. Ginagamit ang mga invoice upang makipag-usap na kumpleto ang order. Sa pamamagitan ng oras na ito ang mga kalakal / serbisyo ay naihatid o nai-render, kaya ang indibidwal ay hindi maaaring gumawa ng mga pagbabago.
