Bilang isang programa ng database, ang Microsoft Access ay may maraming mga aplikasyon sa mundo ng negosyo. Maaaring gamitin ng mga tagapamahala ang Access upang lumikha ng isang database ng mga empleyado, na nagbibigay-daan sa mga ito upang repasuhin ang impormasyon sa suweldo, mga demograpikong data at mga numero ng badyet sa isang sulyap. Madalas gamitin ng mga propesyonal sa accounting ang mga database ng Access pati na rin upang subaybayan ang mga invoice, suriin ang mga account na maaaring tanggapin at subaybayan ang mga pananalapi ng kumpanya. Sa sandaling maipasok ang napapailalim na impormasyon sa mga talahanayan ng Access, ang mga accountant ay maaaring lumikha ng mga pasadyang query at mga form na gumagawa ng paghahanap ng kinakailangang impormasyon ng mas madali.
Isulat ang isang listahan ng mga patlang na nais mong isama sa iyong accounting database. Depende sa iyong mga pangangailangan, ang mga patlang na maaaring isama ang halaga dahil, pangalan ng client, takdang petsa, mga tuntunin at isang patlang ng mga tala para sa libreng-form na entry ng teksto.
Buksan ang Microsoft Access at pumunta sa seksyon ng mga talahanayan. Piliin ang pagpipilian upang lumikha ng isang bagong talahanayan sa view ng disenyo. Binubuksan nito ang isang grid na nagbibigay-daan sa iyo upang magpasok ng isang pangalan para sa bawat field, pati na rin ang paglalarawan ng nilalaman ng field na iyon.
I-click ang drop-down box sa tabi ng "Uri ng Data" para sa bawat field sa iyong database. Maaari mong i-format ang iyong mga patlang bilang pera, numeric at teksto bilang kailangan. Maaari mo ring gamitin ang mga patlang ng petsa at oras para sa mga bagay tulad ng mga takdang petsa.
Suriin ang listahan ng mga patlang sa iyong database at idagdag ang iba pang sa tingin mo na kakailanganin mo. Mas madali upang bumuo ng lahat ng mga patlang na kailangan mo mula sa simula kaysa sa bumalik at magdagdag ng mga patlang sa isang database na naglalaman na ng daan-daan o libu-libong mga talaan.
I-click ang pindutang "I-save" upang i-save ang iyong talahanayan. Mag-type ng pangalan para sa talahanayan at i-click ang "OK."
Pumunta sa seksyon ng mga form ng Access window at piliin ang opsyon na wizard ng form. Gamitin ang form wizard upang lumikha ng isang simpleng form ng entry ng data batay sa mga patlang sa iyong talahanayan. Pagkatapos ay maaari mong gamitin ang form na entry ng data upang magdagdag ng impormasyon sa talahanayan. Kapag nag-type ka sa form ng data entry, ang impormasyon ay awtomatikong ililipat sa batayang Access table.
Ilipat sa seksyon ng mga query at simulan ang pagbuo ng mga query na gagawing mas kapaki-pakinabang ang iyong accounting database. Gamitin ang query wizard upang magtayo ng paunang query at i-save ito, pagkatapos ay i-right-click ang query at piliin ang "Disenyo ng View" upang gumawa ng anumang mga pagbabago o hanay ng pamantayan. Halimbawa, maaari kang bumuo ng isang takdang petsa ng query at ipasok ang "Sa pagitan ng Ipasok ang Petsa ng Pagsisimula at Ipasok ang Petsa ng Pagtatapos." Ito ay nagsasabi sa user na ipasok ang mga petsa ng pagsisimula at pagtatapos kapag tumatakbo ang query. Ang ganitong uri ng query ay maaaring maging kapaki-pakinabang para sa pagrepaso sa mga nakaraang dapat na mga invoice at pagsubaybay sa mga account na maaaring tanggapin.
