Ang mga gawad ay tumutukoy sa mga parangal ng pera o direktang tulong na ibinigay sa mga karapat-dapat na indibidwal o organisasyon na may layuning pag-promote o pagkamit ng ilang mga layunin o layunin. Napakahalaga na magkaroon ng mahusay na pinanatili ang mga rekord para sa lahat ng mga pondo ng tulong na natatanggap mo. Ang wastong pagtatala ng mga tanggapang tanggapin ay nagtitiyak ng pananagutan, katumpakan ng mga talaan, transparency at integridad. Dapat tatalikdan ang mga natanggap na gawad alinsunod sa mga karaniwang tinatanggap na prinsipyo ng accounting (GAAP).
Itala ang mga tanggapang tanggapin bilang mga ari-arian sa kanilang tinukoy na halaga, o sa kawalan ng tinukoy na halaga, itala ang mga ito sa kanilang makatarungang halaga sa pamilihan. Ang mga grant na maaaring tanggapin bilang mga asset ay tumutukoy sa mga grant ng mga fixed asset (mga asset na hindi madali mapapalitan sa cash e.g. lupa o mga gusali) o pinansiyal na tulong para sa pagbili, pagtatayo o iba pang pagkuha ng naturang mga asset. Ang mga gawad na ito ay karaniwang may isang tinukoy na halaga mula sa donor na maaaring mas mababa o mas mataas kaysa sa makatarungang halaga ng pamilihan nito. Kung ang tinukoy na halaga ay naiiba mula sa patas na halaga, itala ang patas na halaga bilang ang halaga ng asset na gawad.
Pinawalang halaga ang mga gawad, tulad ng mga sasakyang de-motor. Ang mga gawad na hinihiling na tanggapin bilang mga mahihirap na ari-arian bilang kita sa paglipas ng panahon ng pamumura at sa mga sukat kung saan ang pag-depreciate sa mga asset na iyon ay sisingilin. Halimbawa, ang isang sasakyan na natanggap bilang isang grant ay dapat maitala bilang na-depreciated sa loob ng apat na taon kung ang rate ng pamumura nito ay 25 porsiyento kada taon.
Kilalanin at itala ang mga gawad na may kinalaman sa kita bilang isang credit sa pahayag ng kita. Ang mga gawad na ito ay tumutukoy sa mga pamigay na natanggap para sa mga gastos sa pagkuwenta na natamo na, ang kita na hindi pa nakuha mula sa kasalukuyan at naunang panahon ng pag-uulat at anumang iba pang mga gawad na hindi maiuugnay sa mga fixed assets. Dapat itong maitala lamang kapag natanggap na sila o kapag nakatanggap ka ng kumpirmasyon na tatanggapin sila.
Magrekord ng mga gawad na sinadya upang bayaran ang mga gastos gaya ng ginamit sa panahon na kung saan sila ay natamo. Halimbawa, ang mga pondo ng grant na natanggap noong Mayo 2011 para sa mga gastos na natamo sa Enero 2011 ay dapat maitala bilang ginamit noong Enero 2011 at hindi Mayo 2011 nang sila ay natanggap. Ang mga natanggap na gawad para sa pagbayad ng hindi na kinita na kita ay dapat na maitatala na ginagamit sa tinatayang halaga ng hindi na kinitang kita para sa tinukoy na panahon.
Paghiwalayin ang mga tala ng accounting para sa mga indibidwal na pamigay sa loob ng iyong sistema ng accounting upang epektibo at mahusay na subaybayan at masubaybayan ang mga grant na maaaring tanggapin. Subaybayan ang lahat ng paggasta na may kaugnayan sa grant sa pamamagitan ng pagtatala ng lahat ng mga pagbabayad at mga gastos na may kaugnayan sa mga natanggap na gawad.
Lumikha ng mga pisikal na file para sa bawat grant. I-file ang lahat ng mga invoice at iba pang mga dokumento tulad ng mga voucher sa pagbabayad sa kani-kanilang mga grant file. Nakakatulong ito sa pagdodokumento ng lahat ng mga transaksyon ng mga indibidwal na pamigay pati na rin ang pagtatago ng mga dokumento para sa sanggunian sa hinaharap.
Mga Tip
-
Kumonsulta sa isang accountant upang matulungan ka sa pagtatala ng iyong mga pondo sa pagbibigay alinsunod sa International Accounting Standards at sa Generally Accepted Accounting Principles.
Magrekord lamang ng mga tanggapang tanggapin kapag natitiyak mo na matatanggap sila.
Sumunod sa lahat ng mga kondisyon ng pag-uulat ng tagapagkaloob.
