Ang pagpindot sa matagumpay na pulong sa negosyo ay hindi lamang nagsasangkot sa nilalaman at mga miyembro ng pulong, kundi pati na rin ang pag-aayos ng mga kasangkapan. Upang epektibong mag-ayos ng isang silid para sa pulong ng negosyo, gusto mong isaalang-alang ang pag-andar ng pulong at lumikha ng angkop na kapaligiran at workspace para sa pagiging produktibo. Kung ang silid ay mahusay na nakaayos para sa iyong pagpupulong, ang mga kasosyo ay magagawang magtrabaho at gumana nang walang pagkagambala o kaguluhan upang ganap na gamitin ang magagamit na oras ng pagpupulong.
Mga bagay na kakailanganin mo
-
Mga Tabla
-
Mga upuan
-
Mga accessory ng pagtatanghal
-
Mga kurbatang zip
-
Duct tape
-
Lampara
-
Mga talahanayan sa gilid, kung kinakailangan
-
Mga item sa pagkain at inumin
Isaalang-alang ang pag-andar ng kuwarto at mga talahanayan ng lugar nang naaayon. Ang isang pulong ng estilo ng talakayan ay dapat gumamit ng estilo ng round-table sa pamamagitan ng pag-aayos ng mga talahanayan sa isang bilog o kalahating bilog upang makita ng bawat kalahok ang iba pa. Ang mga pagtatanghal ay maaaring gumamit ng boardroom na naka-set up ng isang malaking rektanggulo o ilagay ang mas maliliit na mga talahanayan sa mga hanay sa bawat kalahok na nakaharap sa parehong direksyon.
Ayusin ang iyong pag-upo sa paligid ng mga talahanayan ayon sa iyong talahanayan layout gamit ang kumportableng upuan na angkop para sa haba ng pulong. Ang mga hard plastic chair ay dapat lamang gamitin para sa mga maikling (oras o mas mababa) mga pagpupulong upang mapanatili ang mga empleyado na nakatutok at kumportable. Maglagay ng dalawa hanggang tatlong dagdag na upuan sa gilid ng silid kung may mas maraming bisita kaysa sa anticipated o isang upuan.
Maglagay ng anumang props tulad ng podium, flip chart, screen ng projector o poster ng pagtatanghal sa isang malinaw na nakikitang lugar sa harap ng kuwarto upang madali itong makita ng bawat kalahok. Kung ikaw ay gumagamit ng handouts o mga folder, ilagay ang mga ito sa bawat upuan sa kahabaan ng talahanayan, o itakda ang mga ito sa gilid para sa pamamahagi sa ibang pagkakataon sa pulong. Huwag pahintulutan ang mga bagay na ito na kalat sa puwang ng trabaho o gumawa ng paglipat sa loob ng kuwarto ng mahirap, tulad ng pag-stack sa mga ito sa sahig.
I-off ang ringer sa anumang mga telepono sa kuwarto upang maiwasan ang pagkagambala; gayunpaman, huwag i-unplug ang telepono upang pahintulutan ang mga papalabas na tawag sa kaso ng isang emergency. Kung ang mga computer ay ginagamit para sa pagpupulong, i-bundle ang anumang mga cable na may mga kurbatang zip upang maiwasan ang paghawak sa paa at tape anumang mga tanikala sa sahig na tumatakbo sa mga walkway.
Magdagdag ng karagdagang pag-iilaw na lampas sa overhead lighting sa silid upang mapahina ang atmospera at gumawa ng mas mahabang pulong na hindi gaanong nakikita. Magtakda ng mga lampara sa mga talahanayan sa gilid kung saan hindi sila mapupunta o mag-block ng mga tanawin, ngunit iwasan ang mga kandila, na maaaring humalimuyak ng malambot na liwanag at halimuyak ngunit maaari itong magdulot ng panganib.
Magtayo ng isang maliit na lugar ng serbisyo sa pagkain sa isang sulok ng silid o sa isang pader malapit sa pintuan upang matustusan ang mga bote ng tubig, soda, kape o meryenda tulad ng mga cookies, brownie, o prutas at karne ng trays. Kung gumagamit ng pagkain para sa matagal na pagpupulong, iwasan ang mataas na asukal na pagkain, at siguraduhin na may isang trashcan na malapit sa lugar ng serbisyo upang mapanatili ang talahanayan ng malinaw at malinis kapag natapos ang oras ng pagkain.
Mga Tip
-
Kung mayroon kang pagpipilian sa pagpili sa pulong kuwarto, subukan upang mahanap ang isang tahimik na kuwarto ang layo mula sa labis na ingay at distractions habang pa rin ang paglalagay ng meeting room na maginhawa sa banyo sa parehong palapag ng gusali.
Kung posible, ayusin ang termostat sa kuwarto sa isang komportableng setting upang ang mga nag-aaral ay hindi masyadong mainit o malamig, na gumagawa para sa kakulangan sa ginhawa at kaguluhan kung saan hindi nila magagawang mag-focus sa gawain sa kamay.
