Noong dekada 1980 at 1990s, ang mga daluyan at malalaking kumpanya lamang ang maaaring makapagbigay ng mga mamahaling sistema ng impormasyon sa human resources (HRIS). Kinakailangan ng mga programang ito ang mga malalaking kompyuter ng kompyuter ng kompyuter at mga highly skilled programmer upang patakbuhin at panatilihin ang mga ito. Ngayon, halos anumang kumpanya ay hindi lamang kayang bayaran, kundi mga pangangailangan, isang sistema ng impormasyon ng tao. Kahit na isang kumpanya na may mas kaunti sa 10 empleyado ay maaaring bumili ng isang pangunahing programa ng HRIS na maaaring i-install sa isang desktop computer upang i-automate ang mga pangunahing proseso ng human resources.
Ano ang HRIS?
Mahalaga, ang isang HRIS ay isang database o isang kumbinasyon ng mga database na nagbabahagi ng impormasyon. Halimbawa, kinukuha ng database ng pagkuha ng empleyado ang lahat ng impormasyon na may kaugnayan sa mga application ng trabaho. Kapag ang isang negosyo hires isang bagong empleyado, ang pangunahing demograpikong impormasyon ng tao ay ibinabahagi sa iba pang mga module ng HRIS upang ang mga kawani ng kawani ng HR ay hindi kailangang muling ipasok ang data.
Pag-automate at Pag-stream ng Mga Proseso
Ang isang HRIS ay may tatlong pangunahing bahagi - impormasyon ng empleyado, payroll at benepisyo. Ang mga ito ay kumakatawan sa mga pangunahing pag-andar ng negosyo ng departamento ng human resources ng organisasyon. Tinutulungan ng HRIS ang pag-automate at i-streamline ang mga prosesong ito, na nagpapalaya sa kawani ng HR upang magawa ang proyekto at mag-address ng mga problema. Halimbawa, gumamit ang mga empleyado ng numero ng pagkakakilanlan o "mag-swipe" ng isang empleyado ng pagkakakilanlan card upang suriin sa bawat umaga sa isang electronic time clock na awtomatikong naglilipat ng data sa HRIS. Tinatanggal nito ang pangangailangan para sa mga kawani ng payroll upang manu-manong magpasok ng mga oras ng trabaho ng empleyado mula sa mga card sa oras ng papel papunta sa sistema ng payroll.
Ang proseso ng aplikasyon sa trabaho ay isa pang magandang halimbawa kung paano mababawasan ng isang HRIS ang mga gastos. Sa maraming kumpanya, ang mga kandidato ay nag-aaplay para sa mga trabaho sa pamamagitan ng Internet. Nangangahulugan ito na ang kawani ng HR ay hindi na kailangang pisikal na pangasiwaan, uri-uriin at ipasa ang mga aplikasyon sa angkop na mga kagawaran.
Pag-uulat at Suporta sa Desisyon
Dahil ang mga pangunahing proseso ng HR ay awtomatiko at ang lahat ng kinakailangang impormasyon ay naka-imbak sa konektadong mga database, pinapasimple ng isang HRIS ang pag-uulat at mga gawain sa pamamahala ng desisyon sa pamamahala. Kabilang sa karamihan ng mga sistema ang iba't ibang mga karaniwang ulat ng HR na maaaring magamit upang pamahalaan ang negosyo at plano para sa hinaharap, tulad ng, kabayaran sa panahon ng pay at taun-taon, mga benepisyo sa pagpapatala, at oras at pagdalo sa empleyado. Maraming sistema ng HR ang magpapahintulot sa mga user na bumuo ng mga ulat ng ad hoc upang pag-aralan ang mga partikular na isyu o tukuyin ang mga trend upang makatulong sa pamamahala sa strategic na pagpaplano.
Suporta sa Legal na Pagsunod
Ang mga sistemang ito ay bumubuo ng mga ulat at dokumentasyon na iniaatas ng mga ahensya ng estado at pederal, tulad ng W-2 Wage at Tax Statement, ang Equal Employment Opportunity Commission EEO-1 Employer Detalye at Ulat ng Buod, at Ulat ng Kagawaran ng Pagsakit at Pinsala (OSHA 301 Ulat).
Ang isang HRIS ay maaaring makatulong sa mga negosyo na may negotiated labor agreements sa pamamagitan ng pagsasama ng mga kinakailangan ng kasunduan sa pang-araw-araw na operasyon, tulad ng pagsubaybay sa katandaan para sa layunin ng mga pag-promote, mga pagtanggal at pagbayad. Tinutulungan din ng teknolohiyang pang-impormasyon ang HR Department monitor ng karaingan ng mga empleyado at mga isyu sa pagganap.
HRIS Links
Depende sa pagiging sopistikado ng sistema, ang isang programa ng HRIS ay magpapahintulot sa pagbabahagi ng data at pagsasama sa iba pang mga mahahalagang sistema ng negosyo, tulad ng pangangasiwa ng pamamahala ng pananalapi at supply. Bilang karagdagan, ang ilang mga sistema ay maaaring magbigay ng mga link sa network sa kanilang mga carrier ng health insurance at administrator ng retirement fund. Pinapayagan nito ang tagapag-empleyo at carrier carrier o mga tagapamahala ng pondo upang maibahagi ang impormasyon ng empleyado nang mabilis at madali.
Ang HRIS ay nagli-link din sa departamento ng human resources ng kumpanya kasama ang mga tagapamahala at empleyado nito. Paggamit ng Intranet - isang secure na network ng pribadong kompyuter na pagmamay-ari at pinamamahalaan ng isang kumpanya - ang mga empleyado ay maaaring magpasok ng kanilang mga oras na nagtrabaho, magpatala sa mga programang benepisyo o mga kurso sa patuloy na edukasyon at makatanggap ng mga komunikasyon mula sa departamento ng HR.
