Kung walang pag-aayos ng database management system, pagkontrol at pag-catalog ng data, ang isang sistema ng impormasyon ay magiging isang organisadong konglomerasyon ng data. Ang tunay na papel na ginagampanan ng isang sistema ng pamamahala ng database ay upang maipatupad ang mga kontrol at magbigay ng pagpapanatili sa mga file ng data gamit ang seguridad ng data upang matiyak ang integridad ng data.
Pag-catalog ng Mga Structural ng File
Ang proseso ng pag-catalog ng mga file sa isang database management system (DBMS) ay napakahalaga. Mayroong iba't ibang mga uri ng file, na saklaw mula sa aktwal na code ng computer at mga programang query (na kinukuha ang impormasyon) sa mga utility ng system at mga programa sa pagpapanatili ng record. Ang lahat ng mga programang ito ay may isang natatanging istraktura ng file, na kinilala ng isang sistema ng eskematiko o "schema." Kung wala ang proseso ng isang file na istraktura, ang mga file ay magiging mahirap i-access at patakbuhin. Isang istraktura ng file sa loob ng isang (DBMS) ay nagbibigay ng isang maayos na istraktura para sa pag-access at pamamahala ng file.
Pagkakakilanlan ng Mga Uri ng Database
Ang isang sistema ng DBMS ay maaaring binubuo ng iba't ibang mga uri ng database. Ang isang database ay may hawak na istraktura ng rekord ng impormasyon. Ang mga database sa loob ng isang DBMS ay maaaring isang index, sequential o pamanggit na database. Ang isang index database ay batay sa isang pangunahing susi at maaaring ma-index sa anumang natatanging field sa loob ng istraktura ng database. Ang isang sunud-sunod na database ay na-access sa pamamagitan ng pagsisimula sa unang record sa database at isang pamanggit database ay binubuo ng mga talaan, na maaaring sumali sa iba pang mga umiiral na mga talaan sa ibang database batay sa mga natatanging mga tagapagpakilala. Ang DBMS ay nagbibigay-daan para sa partitioning, cataloging at access para sa mga uri ng database.
Seguridad ng data
Ang seguridad ng data ay isang mahalagang katangian para sa anumang sistema ng impormasyon. Ang isang DBMS ay nagbibigay ng mga talahanayan ng seguridad, na mga talaan na itinalaga para sa impormasyon ng gumagamit, pagkakakilanlan at mga password. Ang sistema ng seguridad ay itinayo mula sa pamanggit na mga talahanayan ng database at ang bawat kalagayan (mga access code ng user) ay dapat matugunan sa bawat talahanayan para ma-access ng isang user ang system. Ang mga sistema ng DBMS ay maaaring magkaroon ng mga built-in na mga aplikasyon ng seguridad, na nagtatalaga ng mga karapatan at pribilehiyo ng gumagamit sa pamamagitan ng paggamit ng isang talahanayan ng mga awtoridad sa mga aplikasyon ng utility ng system.
Mga Talaan at Mga Talaan
Sa loob ng isang DBMS, lahat ng mga database ay nakatalaga ng mga tala. Ang mga talaan ay inuri bilang mga talaan ng item o detalye. Ang mga tala ng item ay pangkalahatang mga tala ng impormasyon at mga tala ng detalye na nakatuon sa isang field identifier sa loob ng talaan ng item at nagbibigay ng dagdag na "detalyadong" impormasyon sa field at nakabuo ng tala nito mula sa talaan ng item. Ang mga table ay mga istruktura kung saan umiiral ang mga tala ng item at detalye. Ang isang halimbawa ng isang item at talaan ng detalyado ay isang paglalarawan ng mga kasangkapan sa isang database na binubuo ng pangkalahatang mga patlang ng data para sa pagpapadala, pagbabayad, atbp, at isang nararapat na rekord ng detalye, na higit pang masira ang mga kasangkapan sa iba't ibang kulay.
Integridad ng Mga Sets ng Data
Kung ang isang sistema ng impormasyon ay isang sistema ng pagproseso batay sa transaksyon, ang mga set ng data ay nilikha sa mga pagbabago ng catalog sa data na pinasimulan ng mga gumagamit sa system na may lahat ng mga pagbabago na nag-uulat sa isang ulat sa pagbubukod ng transaksyon. Ang data ay nakolekta, ipinamamahagi at naproseso gamit ang batch o real-time na mga pamamaraan. Kung ito ay isang batch routine, karamihan sa mga organisasyon ay i-update ang kanilang mga sistema ng isang beses sa isang araw habang, sa isang real-time na sistema, ang mga update ay maaaring maidagdag kaagad.
