Kung bumili ka ng mga kalakal o serbisyo mula sa isang vendor, malamang na may interes ka sa iyong mga buwanang transaksyon sa mga negosyo na iyon. Ang parehong napupunta para sa anumang mga customer na bumili ng mga kalakal o serbisyo mula sa iyo bilang isang may-ari ng negosyo. Upang magbigay ng isang detalyadong accounting ng isang buwanang aktibidad ng isang customer o kliyente, maraming mga negosyo ay nag-aalok ng isang pahayag ng account. Bagaman ang ilang mga negosyo ay nagpapadala pa rin sa kanila, maaari din silang ipagkaloob sa pamamagitan ng email o isang web portal. Ang dokumento ay nagsisilbing kagandahang-loob, na tumutulong sa iyong mga customer na balansehin ang kanilang sariling mga libro.
Mga Tip
-
Ang isang pahayag ng account ay isang dokumento na nagpapakita ng isang customer ng isang accounting ng bawat transaksyon sa loob ng isang tiyak na ikot ng pagsingil.
Ano ang Pahayag ng Account?
Ang isang pahayag ng account ay nagbibigay ng isang listahan ng mga transaksyon ng isang customer para sa isang itinalagang time frame. Katulad ng pahayag sa bangko na natanggap mo para sa iyong sariling mga transaksyon sa pananalapi, isang pahayag ng negosyo ng mga detalye ng account ang mga petsa ng pagsisimula at pagtatapos, ang panimulang balanse, ang pangwakas na balanse at lahat ng mga debit at kredito na nangyari sa pagitan ng dalawang petsang iyon.
Sa pangkalahatan, ang mga negosyo ay nagpapadala lamang ng pahayag ng account sa mga customer na may isang account at nilagdaan ang naaangkop na mga kasunduan. Depende sa iyong mga personal na kagustuhan, maaari kang magpasiya na magpadala lamang ng mga pahayag ng account sa mga may aktibidad sa isang buwang buwan. Ito ay kapaki-pakinabang lalo na kung mayroon kang ilang mga customer na hindi bumili mula sa iyo bawat buwan. I-save ka nito ang sobrang gastos ng pagpapadala ng mga pahayag na may zero balances.
Pag-format ng Pahayag ng Account
Kung hindi mo pa naisulat ang isang pahayag ng account, maaaring hindi mo alam kung paano i-format ito. Ang mabuting balita ay mayroong maraming mga template na magagamit upang makatulong sa iyo, kabilang ang ilan sa Microsoft Word. Kailangan lang ng mga salitang "pahayag ng account" sa itaas at isama ang pangalan at address ng customer sa ilalim ng "hanggang" at ang iyong pangalan at address sa ilalim ng "mula." Pagkatapos ay makikita mo ang bawat transaksyon na naganap sa buwan, kabilang ang lahat ng mga pagbili at mga kredito at pinapanatili ang isang pagpapatakbo ng balanse sa halangan sa kanan na hanay habang pupunta ka. Sa ibaba, dapat mayroong kabuuang halaga na nakalista pati na rin ang mga tagubilin kung paano magbayad.
Kung ang iyong kustomer ay awtomatikong sisingilin, siguraduhin na gawing malinaw ito sa pahayag. Ito ay isang pahayag na impormasyon lamang. Ang iyong mga customer ay maaaring pakikitungo sa isang stack ng mga invoice at mga pahayag at walang oras upang pag-uri-uriin sa pamamagitan ng kanilang sariling mga tala upang matukoy kung sila ay nagbayad pa o hindi. Kung dapat mong ilakip ang isang panukalang batas sa ibaba upang maiwasan ang pag-print ng mga hiwalay na pahayag para sa mga autopay, siguraduhing tandaan mo sa bill na babayaran ang pagbabayad upang maiwasan ang mga duplicate na pagbabayad.
Ano ang Pahayag ng Bank at ang Layunin nito?
Kapag ang mga negosyo ay nagbibigay ng mga pahayag ng account, kadalasan ay ginagawa nila ito bilang isang kaginhawahan sa mga customer kahit na ito ay nagkakahalaga ng dagdag, lalo na kung ipinadala mo ito sa pamamagitan ng postal mail. Ang kahusayan sa gastos sa ganitong uri ng paggalang ay maaaring maging kaduda-dudang maliban kung maaari mong itali ito nang direkta pabalik sa isang pagtaas sa iyong mga customer na nagbabayad ng kanilang mga bill sa oras. Kung patuloy silang tumatanggap ng paunawa ng kanilang mga transaksyon kasama ng isang kuwenta na ginagawang madali upang magbayad, maaari silang aktwal na magpadala ng bayad sa halip na i-off ito sa gilid hanggang masuri nila kung ano ang binili nila sa nakaraang buwan.
Sa pagtatapos ng customer, ang layunin ng isang pahayag ng account ay gawing madali ang pag-bookke. Ang iyong mga customer ay malamang na may isang stream ng mga invoice na darating sa bawat buwan, na nangangahulugang iyo ay isa sa marami. Ang impormasyong iyong ibinibigay ay madaling ihambing sa kanilang sariling mga libro. Habang lumalaki ang taon, maaari nilang tingnan ang makasaysayang data na may kaugnayan sa negosyo na ginagawa nila sa iyo at gamitin ang impormasyon upang itakda ang mga hula sa hinaharap na badyet.
Pahayag ng Mga Halimbawa ng Account
Ang pinakamahusay na halimbawa ng isang pahayag ng account ay ang pahayag ng bangko na nakukuha mo bawat buwan. Makukuha mo ito para sa lahat ng iyong mga account, kabilang ang iyong mga personal na banking account, anumang mga account sa pamumuhunan na pagmamay-ari mo, ang iyong mga credit card at ang iyong sariling mga pinansiyal na account sa negosyo. Karaniwang ito ay may simula sa pagtatapos ng petsa, balanse ng simula, balanse ng pagtatapos at isang talaan ng lahat ng mga transaksyon na nangyari sa panahong iyon.
Tulad ng pahayag ng account ng iyong negosyo, ang isang pahayag ng bangko ay maaaring dumating sa pamamagitan ng postal mail sa papel na nakabatay sa form o matingnan sa online. Kung may kaugnayan ito sa iyong credit card, malamang na makikita mo ang isang invoice sa ilalim ng pahayag ng account na kasama ang halagang dapat mong bayaran at ang takdang petsa. Hindi tulad ng mga pahayag ng account, ang iyong bank statement ay maaaring dumating kahit na wala kang mga transaksyon para sa buwan.
Mga Layunin ng isang Pahayag ng Bangko
Ang layunin ng isang bank statement ay transparency. Gustong makita ng mga customer ang lahat ng mga transaksyon na naka-log sa kanilang mga account sa buong taon. Bago ang online banking, sinusubaybayan ng mga customer ang kanilang mga transaksyon sa isang rehistro ng tseke at pinagkasundo ang halaga nang dumating ang buwanang pahayag sa koreo. Kung nakalimutan nilang mag-log ng isang transaksyon, makikita nila ito sa pahayag at magagawang mabilis na ayusin ang error. Katulad nito, sinusubaybayan din ng mga negosyo ang kanilang mga transaksyon sa pananalapi sa mga ledger na nakabatay sa papel at i-double check ang mga halaga sa buwanang pahayag.
Binago ng teknolohiya ang lahat ng iyon. Ngayon ang mga negosyo at indibidwal ay maaaring mag-log in sa paligid ng orasan at makita ang pinakabagong impormasyon sa mga transaksyon. Hindi na kailangang magpatuloy, ngunit kung talagang gusto nilang manatiling napapanahon, maaari nilang i-set up ang kanilang mga account upang alertuhan sila tuwing may isang bagong transaksyon. Para sa mga negosyo, ang accounting at bookkeeping software ay ginagawang madali upang mapanatili ang isang palaging pangkalahatang-ideya ng lahat ng mga gastos sa negosyo.
Ano ang Pagkakaiba sa Pag-invoice at Pagsingil?
Dahil ang mga pahayag ng account ay maaaring magsama ng isang panukalang batas sa ibaba, madali itong malito sa isang invoice o kuwenta. Maaari mong mapansin na ang iyong buwanang cable bill, halimbawa, ay may impormasyon tungkol sa iba't ibang mga singil habang kasama rin ang isang slip ng tear-off sa ibaba para maipadala mo ang pagbabayad kung hindi ka nagbabayad ng elektroniko. Ito ay isang panukalang-batas sa halip na isang pahayag ng account dahil hindi ito detalye ng bawat transaksyon na dumating sa iyong account sa panahon ng pahayag.
Gayunpaman, ang pagkakaiba sa pagitan ng mga invoice at bill ay maaaring maging mas mahiwaga. Ang mga tuntunin ay kadalasang ginagamit nang magkakaiba, ngunit ang kaibahan ay sa paraan ng tinutukoy ng tumatanggap sa kanila.Ang isang negosyo ay madalas na humiling ng isang invoice, na isang dokumento na nagpapatunay sa pagkakautang ng isang tao sa isa pa. Bihira na makikita mo ang isang tao na tumawag sa kanyang cable bill ng isang invoice, at kapag dumating ito sa koreo, kadalasang ito ay may label bilang isang bayarin, samantalang ang isang invoice ay karaniwang dumating sa isang header na nagbabasa ng "invoice."
Ang isa pang pagkakaiba sa pagitan ng dalawa ay ang isang invoice ay makikita bilang isang uri ng kredito. Ang isang customer ay may isang tiyak na tagal ng panahon na magbayad pagkatapos matupad ang kahilingan ng produkto o serbisyo. Ang isang bayarin, sa kabilang banda, ay angkop sa isang mahigpit na deadline. Kung nakatanggap ka ng bill pagkatapos ng hapunan sa isang restaurant, ang deadline na iyon ay agarang. Gayunpaman, ang iyong bill ng tubig ay maaaring termically tinatawag na isang invoice dahil maaari kang magkaroon ng hanggang sa isang pares ng mga linggo upang bayaran ito, na nangangahulugan na ang utility kumpanya ay pagpapalawak sa iyo ng credit bilang isang paulit-ulit na customer. Ito ay kung saan ang pagkakaiba sa pagitan ng dalawa ay maaaring maging murky.
Gaano katagal ang Buwanang Pahayag ng Buwanang?
Ang mga pahayag ng mga account ay sumusunod sa isang ikot ng pagsingil, na nakasalalay sa mga kagustuhan ng negosyo na nagbibigay sa kanila. Ang isang ikot ng pagsingil ay tinukoy bilang ang tagal ng panahon sa pagitan ng isang petsa ng pahayag sa susunod. May isang malinaw na simula at wakas sa bawat ikot ng pagsingil, na may bagong ikot ng kicking sa lalong madaling makumpleto ang naunang isa. Kung ang mga pahayag ay ipinadala sa mga customer, sa pangkalahatan ay hindi sila nasa kanilang mga kamay sa araw na nagtatapos ang pag-ikot, ngunit ang mga petsa ng simula at pagtatapos ng pag-ikot ay karaniwang naka-print dito.
Ang mga kurso sa accounting ay may posibilidad na sundin ang mga pamantayan sa industriya, kaya maaaring makatulong ito sa paghahanap sa paligid. Maaaring saklaw ng iyong mga cycle sa pagsingil ang 20 hanggang 45 araw, ngunit maaaring mas madaling itakda ang iyong statement ng cycle ng account sa 30-araw na range. Maaari mo ring piliing sundin ang isang buwanang ikot ng pagsingil sa pagpapadala ng iyong mga pahayag ng account, na nangangahulugang magsisimula sila sa unang araw ng buwan o sa huling araw ng buwan.
Pangangasiwa ng mga Pagbabayad ng Late
Sa kasamaang palad, magkakaroon paminsan-minsan ay hindi bababa sa isang customer na tumatakbo huli sa paggawa ng mga pagbabayad. Maaari kang magpadala ng mga abiso sa huli o kahit na kunin ang telepono at tumawag, ngunit madalas sa pangyayaring iyon, maaaring lumabas ang isang pahayag ng account. Ang iyong customer ay maaaring nais na makita kung ano mismo ang mga singil. Maaari mo ring makita na ipapasa sa ibang departamento, kung saan nais ng mga propesyonal na isang buod ng mga item na hindi pa binabayaran.
Kung ang account ay hindi pa binabayaran sa isang pinalawig na tagal ng panahon, ito ay magiging kinakailangan upang ibalik ang kuwenta sa mga koleksyon. Ang isang pahayag ng account ay maaaring gamitin sa detalye nang eksakto kung ano ang utang dahil ito ay nakabukas sa serbisyo ng third-party na sinusubukan upang mangolekta. Kakailanganin mo ring magtakda ng interes para sa mga overdue na pagbabayad, tulad ng nakabalangkas sa iyong invoice o sa unang kontrata na iyong nilagdaan sa customer. Kung kailangan mong gumawa ng isang tao sa korte, mahalaga ang isang detalyadong pahayag ng lahat ng mga transaksyon.
Mga Pahayag ng Account ng Electronic
Ang mga kostumer ay lalong umaasa sa mga electronic na komunikasyon para sa lahat, kabilang ang mga bill at bank statement. Maaari mong i-email ang iyong pahayag ng account sa bawat customer sa itinalagang petsa, at ang mga pagkakataon ay magiging masaya sila sa iyon. Gayunpaman, ang ilang mga negosyo ay natagpuan na mas epektibo upang mag-set up ng isang online portal. Ang lahat ng mga regular na customer ay bibigyan ng pagkakataon na mag-set up ng isang user name at password. Maaari silang mag-log in nang madalas hangga't nais nilang ma-access ang na-update na impormasyon ng account, humiling ng mga produkto o serbisyo, humingi ng tulong sa isang isyu at higit pa.
Ang pinakamalaking negatibong aspeto sa isang diskarte sa portal ay nangangailangan ito ng dagdag na pagsisikap sa pagtatapos ng customer upang mag-set up ng isang profile at tandaan na mag-log in. Kung gagawin mo ang mga bagay sa ganitong paraan, makakatulong ito upang matiyak na ang mga customer ay mapapayuhan tuwing may bagong item ay nai-post. Kung hindi ito posible, ang isang elektronikong diskarte na nakabatay sa email sa mga pahayag ng account ay maaaring gumana nang mas mahusay.
Mga Pahayag ng Seguridad ng Account
Napagtanto ng mga bangko na ang pagnanakaw ng pagkakakilanlan ay tunay na pag-aalala para sa kanilang mga miyembro, at gumawa sila ng mga hakbang upang mapanatiling ligtas ang impormasyon hangga't maaari. Para sa mga negosyo, ang parehong paggalang na ito ay dapat na mag-aplay sa anumang mga pahayag ng account na ipinadala mo sa iyong sariling mga customer. Isaalang-alang ang isip ng isang kriminal at siguraduhin na kung ang kuwenta ay napupunta sa maling mga kamay, ang impormasyon na kasama ay hindi sapat upang gumawa ng pagnanakaw ng pagkakakilanlan.
Nalalapat din ito sa anumang electronic na pahayag na iyong inilalabas. Kung nag-email ka ng mga customer upang ipaalam sa kanila na ang kanilang mga pahayag ay magagamit na ngayon, isipin ang ikatlong partido sa pagkuha ng access sa email na iyon. Mayroon bang sapat na impormasyon para sa isang halimbawa ng pandaraya sa pagkakakilanlan? Kung kailangan mong muling ipadala ang isang password ng customer, huwag ipadala ang password sa email form. Sa halip, ipadala sa kanila ang isang link na maaari nilang gamitin upang mag-set up ng isang bagong password at isaalang-alang ang nangangailangan ng pagtukoy ng impormasyon para sa sinuman na nangangailangan ng pag-reset. Maaari mong hilingin na alam nila ang pangalan ng may-ari ng account, address ng kalye, pangalan ng ina ng ina o iba pang uri ng verifier.
