Nawala na ang mga araw kung ang mga accountant ay gumagamit ng mga libro na may ledger at isang matalim na lapis upang magtala ng mga entry sa accounting. Ang computerized accounting ay naging pangkaraniwan sa maraming mga kumpanya, mula sa Fortune 100 mga kumpanya sa lahat ng mga paraan pababa sa isa-tao solopreneur negosyo.
Dahil sa internet at ang availability ng parehong mga online at desktop-based na mga sistema, ang gastos ng software ng accounting ay dumating down na paraan, at ang ilang mga vendor kahit na nag-aalok ng naka-scale-down online bookkeeping system nang walang gastos. Habang ang mga sistemang ito ay maaaring magkaroon ng ilang mga limitasyon, tulad ng hindi masusubaybayan ang imbentaryo, kadalasan ay nagbibigay sila ng sapat na pag-andar para sa mas maliit o mga serbisyo na nakabatay sa serbisyo tulad ng pagkonsulta at iba pang mga kumpanya na may kaugnayan sa serbisyo.
Ano ang isang Computerized Accounting System?
Ang isang nakakompyuter na sistema ng accounting ay binubuo ng software na dinisenyo upang masubaybayan ang lahat ng mga transaksyon sa accounting ng iyong kumpanya, na may layunin na gumawa ng pinansiyal na output para sa buwanang mga ulat, taunang financial statement, impormasyon sa pagbabalik ng buwis at iba pang mga kumpigurasyon ng ulat na ginagamit upang pag-aralan ang mga operasyon, kahusayan at kakayahang kumita ng iyong kumpanya.
Habang ang libre o mababang gastos sa online na mga sistema ng software ay hindi nag-aalok ng maraming customizability sa iyong partikular na negosyo, ang mga malalaking kompanya ay madalas na gumagamit ng computerized software system software package na na-install sa kompyuter ng kompyuter ng kompyuter ng kompyuter ng kompyuter at ginawang magagamit sa ilang mga gumagamit.
Ang ganitong uri ng malakihang computerized accounting software ay madalas na may malaking antas ng customizability. Ang mga kumpanya ay maaaring magkaroon ng software na dinisenyo upang mapaunlakan ang maramihang mga pera, entidad ng negosyo na matatagpuan sa iba't ibang bahagi ng mundo at sangay ng kumpanya na nagbebenta ng iba't ibang mga hanay ng mga produkto. Gayundin, maaari itong ipasadya upang makabuo ng isang hanay ng mga ulat sa pananalapi na kalkulahin ang mga pangunahing sukatan ng pagganap na partikular na nakatuon sa industriya ng kumpanya at pagpapatakbo ng mga benchmark.
Sino ang Gumagamit ng Computerized Accounting Systems?
Tila na kahit sino sa negosyo ay maaaring gumamit ng computerised accounting system mga araw na ito dahil sa iba't ibang mga solusyon na magagamit upang magkasya ang mga pangangailangan ng halos anumang laki at uri ng kumpanya. Halimbawa, ang isang napaka-tanyag na software ng accounting, Quickbooks, ay ginamit para sa maraming mga taon sa pamamagitan ng isang hanay ng mga kumpanya mula sa maliit hanggang kalagitnaan ng laki. Nag-aalok ang kumpanya ng parehong mga bersyon ng online at desktop ng software nito, at ang software ay nagtatampok ng isang disenteng dami ng pagpapasadya sa isang medyo matipid na presyo.
Pag-set up ng System
Ang trabaho na kasangkot sa pag-set up ng isang computerised accounting software system ay nag-iiba depende sa laki at istraktura ng iyong negosyo. Halimbawa, kung nagtatrabaho ka bilang isang consultant na walang mga empleyado, maaari mong simulan ang paggamit ng isang online na software ng accounting kaagad upang i-record ang iyong mga oras na ginugol sa bawat kliyente, itabi ang lahat ng pangalan ng iyong kliyente at impormasyon sa address, gumawa ng mga invoice at itala ang pagbabayad mula sa iyong mga kliyente.
Kung pinapayagan mo ang mga kliyente na magbayad sa loob ng 30 araw, halimbawa, ang software sa accounting sa off-the-shelf ay may built-in na account ng receivable, na nagpapahintulot sa iyo na i-record ang mga transaksyon at pagkatapos ay makita ang lahat ng iyong mga natitirang pagbabayad dahil sa mga customer, kasama ang petsa Nagbigay ka ng invoice upang makita mo ang edad ng iyong natitirang mga invoice.
Para sa isang kumpanya na may mas kumplikadong mga operasyon, ang karamihan sa software ay nagpapahintulot sa iyo na mag-disenyo ng isang tsart ng mga account na may mga code ng account at mga kategorya na kakaiba sa iyong kumpanya at sa uri ng negosyo. Makatutulong ito upang mapanatili ang data na nakaayos kapag nagtatala ka ng mga entry para sa ilang mga yunit ng negosyo o mga kagawaran, halimbawa. Pahihintulutan ka rin na bumuo ng isang hanay ng mga pahayag sa pananalapi o mga ulat upang tingnan ang kakayahang kumita ng iyong kumpanya sa pamamagitan ng yunit o departamento, depende sa kung paano mo idinisenyo ang iyong system.
Cash Versus Accrual Accounting sa System
Maaari mong i-record ang iyong mga transaksyon sa accounting sa alinman sa isang cash o accrual na batayan sa karamihan ng software ng accounting. Sa madaling salita, ang pangunahing pagkakaiba sa pagitan ng mga sistema ng cash at accrual accounting ay nakasalalay sa pagkakaroon ng mga account na maaaring tanggapin at mga account na pwedeng bayaran. Ang pera at accrual accounting ay naiiba batay sa kung paano mo itinatala ang tiyempo ng iyong mga resibo ng cash mula sa mga benta at pera na ginugol upang bayaran ang iyong mga gastos.
Kapag nagbabayad ka para sa mga bagay o mababayaran sa cash, ang mga benta at gastos ay maitatala sa real time. Kapag gumagamit ka ng accrual accounting, ikaw ay nagtatala ng mga benta kapag kinita mo ang mga ito at paggastos kapag natamo mo ang mga ito, kahit na hindi mo natanggap ang kita ng benta o nagbayad pa ng gastos. Halimbawa, sa isang sistema ng accrual accounting, gagawin mo ang isang entry bawat buwan upang makaipon ng pera para sa isang patakaran sa seguro na kailangan mong bayaran sa katapusan ng taon. Rekord mo ang entry na ito sa isang account ng asset na tinatawag na prepaid insurance. Irekord mo ang transaksyon na kung ang pera ay naubos na sa pamamagitan ng pagbawas ng balanse ng cash account ng iyong kumpanya at kaisa pagtaas ng balanse ng iyong prepaid na insurance account sa bawat buwan.
Nagbabalik ba ang Buwis ng Cash o Accrual Basis?
Ang mga mahusay na dahilan upang gamitin ang accounting software ay kasama ang mga pagkolekta ng data at pag-uulat ng mga function. Kapag ang oras ng buwis ay nanggagaling sa paligid, ang software ay ginagawang mas madali para sa iyo na maipon ang iyong data ng kita at gastos upang tumpak at mahusay na makumpleto ang pagbalik ng federal at estado ng tax return ng iyong kumpanya.
Ang data ng accounting na ginagamit mo upang punan ang iyong tax return ay maaaring nasa alinman sa isang cash o accrual na batayan, depende sa laki ng iyong kumpanya at ang pamamaraan ng accounting na iyong pinili na gamitin. Ang IRS ay may ilang mga alituntunin na makakatulong sa iyo na magpasya kung ang pera o accrual accounting ay angkop sa iyong negosyo.
Halimbawa, kung ang iyong kumpanya ay nakakakuha ng mas mababa sa $ 1 milyon sa kita bawat taon, maaari mong gamitin ang paraan ng accounting ng pera. Kung mayroon kang imbentaryo bagaman, ang IRS ay nangangailangan sa iyo na gumamit ng accrual na accounting ng batayan para sa partikular na imbentaryo na bahagi ng iyong negosyo. Sa ilang mga eksepsiyon, kung ang iyong negosyo ay isang korporasyon sa C, ang IRS ay nag-aatas sa iyo na gumamit ng accounting accrual na batayan upang ikaw ay maghain ng iyong tax return sa isang accrual basis.
Kapag nag-file ng iyong kumpanya ang unang tax return nito, pipiliin mo ang cash o accrual na paraan. Hinihiling sa iyo ng IRS na piliin ang alinman sa pamamaraan na nagbibigay ng pinaka kumpletong at tumpak na pagtingin sa kita ng iyong kumpanya at mga gastos. Hinihiling din nito na gamitin mo ang parehong paraan mula taun-taon. Kung hindi man, ito ay magiging napakahirap kung kailangan ng IRS na ihambing ang iyong kasalukuyang data sa iyong makasaysayang mga numero. Kung nagpasya kang baguhin ang iyong pamamaraan ng accounting, dapat mong gamitin ang IRS Form 3115 upang humiling ng pahintulot.
Pag-andar ng System
Ang computerized accounting software ay maaaring walang buto, na nagbibigay ng mga pangunahing kaalaman sa bookkeeping, o maaari mong gamitin ang isang ganap na software na solusyon na nag-aalok ng hindi lamang bookkeeping, kundi pati na rin ang pamamahala ng imbentaryo, pagsubaybay sa pamamahagi, manufacturing at work-in-progress tracking, customer relationship management, pamamahala ng oras at proyekto at higit pa.
Dahil sa patuloy na ebolusyon ng software, ang mga pakete ng accounting ay maaaring gumawa ng higit pa sa pang-araw-araw na mga gawaing transaksyon at palayain ka upang gumawa ng iba pang mga karagdagang halaga na idinagdag sa iyong negosyo.
Nagbabayad ito upang mag-isip nang maaga kung paano mo makita ang paglago ng iyong negosyo at siguraduhin na ang iyong software ng accounting ay maaaring i-scalable, ibig sabihin ay maaari itong tumanggap ng mga sobrang account, karagdagang mga yunit ng negosyo at maaaring hawakan ang isang mas malaking bilang ng mga yunit ng imbentaryo o itali sa isang third-party na barcode sistema ng software, bukod sa iba pang mga bagay. Kung nagpapatakbo ka ng retail store, halimbawa, maaari kang magkaroon ng mga transaksyong cash register na awtomatikong naitala sa software ng accounting depende sa sistema na iyong pinili, gamit ang isang barcode scanner at naka-code na mga tag ng produkto upang ipasok ang impormasyon sa iyong system.
Accounting Software Pros
Ang paggamit ng software ng accounting ay nagbibigay ng ilang mga benepisyo sa iyong kumpanya. Una at pinakamagaling, ang istraktura at disiplina ng isang nakakompyuter na sistema ng accounting ay tinitiyak na ang iyong kumpanya ay maaaring gumawa ng tumpak na mga pahayag sa pananalapi. Mahalaga ito kung kailangan ng iyong kumpanya na ibigay ang mga ito para sa mga panlabas na gamit tulad ng bank financing, o kung kailangan mong ipakita ang iyong mga pinansiyal na pahayag alinsunod sa mga karaniwang tinatanggap na prinsipyo ng accounting (GAAP).
Ang software ng accounting ay maaaring makatipid ng oras, lalo na kung nais mong lumikha ng isang badyet o forecast. Kailangan mo lamang na bumuo ng isang ulat ng iyong makasaysayang data at i-project forward ito gamit ang ilang mga pag-aayos upang makagawa ng iyong budget o forecast sa susunod na taon.
Maaari mo ring i-streamline at magdagdag ng kahusayan sa iyong pangkalahatang proseso ng accounting, lalo na kung maaari mong i-cross-tren ang mga empleyado ng administrasyon upang makatulong sa ilan sa mga mas regular na gawain sa pag-book ng mga gawain, tulad ng pagpasok ng mga bill sa iyong sistema ng pagbabayad, halimbawa.
Kapag lumikha ka ng mga invoice ng kumpanya, ang iyong software sa accounting ay awtomatikong nagdaragdag ng mga halaga sa balanseng account ng iyong kumpanya. Ang lahat ng functionality na nagtatrabaho nang sama-sama sa loob ng parehong software ng accounting ay binabawasan ang mga error at tinutulungan kang matiyak na hindi mo pinahihintulutan ang anumang mga transaksyon na mag-slip sa mga bitak.
Software Cons
Ang ilang mga downsides umiiral para sa paggamit ng computerised accounting system, bagaman sila pa rin ang mas mahusay kaysa sa panatilihin ang iyong mga libro sa ledger papel at isang lapis. Sa sandaling maunawaan mo ang mga potensyal na downsides, maaari kang gumawa ng mga hakbang upang matiyak na ang mga isyung ito ay hindi magiging problema sa iyong negosyo. Ang mga sistema ng accounting ay maaaring maging kumplikado at medyo mahirap para gamitin ng mga tauhan. Ang isang pakete ng accounting barebones ay maaaring tama lamang kung ikaw o ang iyong kawani ay walang pagnanais o kinakailangan upang maunawaan ang mga nuances at detalye ng accounting.
Kung mayroon kang isang mas matatag na kumpanya, o isa na may isang kumplikadong istraktura na kinabibilangan ng imbentaryo, work-in-progreso, maraming entidad ng negosyo at mga transaksyong intercompany, halimbawa, ang iyong kumpanya ay mangangailangan ng mas kumplikadong sistemang accounting kasama ang mas mataas na sinanay kawani upang pamahalaan ito.
Maaaring mayroon kang patuloy na mga gastos para sa isang sistema ng accounting. Kung pinili mo ang online na bersyon ng Quickbooks halimbawa, magkakaroon ka ng patuloy na buwanang bayad. Ang mga mas malalaking pakete ng software, lalo na ang mga naka-install sa server ng iyong kumpanya, kadalasang nagbabayad para sa mga lisensya. Halimbawa, sabihin ang iyong kumpanya ay may 10 tao na kailangang ma-access ang iyong sistema ng accounting. Maaaring singilin ka ng software provider ang isang beses, taunang o buwanang bayad para sa bawat lisensya ng gumagamit bukod sa base cost para sa pagbili ng software.
Tulad ng anumang software para sa anumang layunin, ang mga developer ay patuloy na nagpapabuti at nag-update ng software upang maaari itong umunlad sa mga pagbabago sa computing o pagbabago sa field. Dahil dito, asahan na magkaroon ng paminsan-minsan na downtime, lalo na kung gumagamit ka ng online-based na software, at gumawa ng mga regular na pag-backup ng data ng isang mahalagang bahagi ng iyong sistema ng accounting.
Gawin ang iyong pananaliksik kapag pinili ang tamang computerized accounting software para sa iyong kumpanya. Hindi kasiya-siya kapag ginagawa mo ang lahat ng trabaho upang maipapatupad ang software at i-load ang iyong data, lamang upang mahanap pagkatapos ng isang taon o dalawa na ang iyong napiling software ay may masyadong ilang mga tampok at hindi maaaring tumanggap ng iyong lumalaking negosyo, o may masyadong maraming mga labis na mga tampok na ginagawang mas kumplikado kaysa sa kailangan nito.
Ang serbisyo sa customer ay isa pang mahalagang elemento, kaya pumili ng isang kumpanya na maaaring magbigay sa iyo, mas mabuti, 24/7 na suporta at isang live na tao upang makipag-usap sa halip na isang online na kaalaman base lamang. Tandaan din na kung gumamit ka ng isang sistema ng accounting na nakabatay sa cloud, ang sensitibong impormasyon sa pananalapi ay maaaring malantad sa mga online na hacker, kaya gumawa ng mga hakbang upang ma-secure ang koneksyon at data ng internet ng iyong kumpanya.
Pag-upgrade sa System
Kung sinimulan mo ang iyong negosyo off gamit ang pared-down accounting software, o kahit na isang manual bookkeeping system, sa isang punto maaari kang magpasya na i-upgrade ang iyong computerised accounting upang dalhin ang iyong negosyo sa susunod na antas. Upang gawin ang paglipat ng walang kahirap-hirap at i-set up ang iyong kumpanya para sa tagumpay ng accounting, makakatulong ito na gawin ang ilang mga prep trabaho bago mo gawin ang paglipat sa isang bagong pakete ng software ng accounting.
Magsimula sa pamamagitan ng paglilinis ng iyong makasaysayang data, dahil kung mayroon kang impormasyon sa accounting na naglalaman ng hindi tama, may mali na input o hindi kumpletong impormasyon, ang mga pagkakamali na ito ay magdadala sa iyong bagong system at gawin itong mas mahirap para sa iyo na magkaroon ng integridad sa iyong mga libro sa accounting.
Paglipat sa iyong bagong sistema sa katapusan ng taon o hindi bababa sa dulo ng isang quarter, upang maaari kang magkaroon ng isang malinis na cut-off date. Makakatulong ito sa iyo sa hinaharap kung kailangan mong bumalik sa ilang mga makasaysayang transaksyon. Susunod, tingnan ang tsart ng mga account ng iyong kumpanya para sa anumang mga error at magdagdag ng anumang mga bagong account kung kinakailangan. Suriin ang iyong listahan ng customer, listahan ng vendor, listahan ng mga empleyado at anumang iba pang mga listahan na nakapaloob sa iyong software ng accounting na maaaring magsama ng mga lumang, hindi nagamit na mga account o duplicate na mga entry.
Ipa-audit ng iyong accountant ang bawat pangkalahatang account ng ledger sa balanse ng pagsubok ng iyong kumpanya upang mapatunayan na ang balanse ng account ay tumpak. Ang iyong bagong sistema ay maaaring hindi ma-accommodate ang detalye sa likod ng mga transaksyon na ito, ibig sabihin na kung isulong mo ang balanse ng account na naglalaman ng mga error, wala kang anumang impormasyon sa bagong system upang makatulong na malutas ang mga pagkakamali o kamalian. Sa wakas, kumunsulta sa iyong accountant o CPA upang makita kung masusuri niya ang iyong pag-setup ng system, at magrekomenda ng anumang mga pagbabago na maaaring mag-streamline o magdagdag ng kahusayan sa iyong daloy ng trabaho sa pagtatrabaho.
