Maraming mga kumpanya ang nagsisimula sa kanilang negosyo gamit ang isang manwal na sistema ng accounting. Para sa karamihan ng mga negosyante, ang rutang ito ay nagpapahintulot sa negosyo na magsimulang mag-operate nang hindi nangangailangan ng isang malaking pamumuhunan para sa isang computerised system ng accounting. Ang mga gastos sa pag-install ng computerised accounting system ay kasama ang pagbili ng sistema, paggawa upang i-install ang sistema at mga gastos sa pagsasanay upang matutunan ang sistema. Ang isang manwal na sistema ay nagsasangkot ng pagsusulat ng bawat transaksyon sa isang kuwaderno ng accounting at pagkalkula ng lahat ng mga numero nang manu-mano Maraming mga beses, kinikilala ng isang negosyo ang pangangailangan na mag-convert mula sa manu-manong sistema sa isang nakakompyuter na sistema ng accounting.
I-install ang Bagong System
Ang unang hakbang sa pag-convert mula sa isang manwal na sistema ng accounting sa isang computerised accounting system ay nagsasangkot ng pag-install ng sistema ng accounting papunta sa kompyuter ng kumpanya. Sinusuri ng may-ari ng negosyo ang iba't ibang mga pakete ng software upang matukoy kung aling nakakatugon sa kanyang mga pangangailangan sa negosyo at pagbili ng software na iyon. Ang may-ari ay nagda-download ng software sa computer kung saan mangyayari ang accounting work.
I-Finalize ang Data sa Mano-manong System
Ang ikalawang hakbang sa pag-convert ay nangangailangan ng may-ari ng negosyo na i-finalize ang data. Sa sandaling ma-load ang nakakompyuter na sistema sa computer, kailangang i-finalize ng may-ari ang lahat ng data na nasa manual system. Tinitiyak ng may-ari na ang lahat ng mga transaksyon ay lilitaw sa mga talaan ng accounting at ang lahat ng mga kalkulasyon ay lilitaw nang wasto. Maaari niyang piliin na kumuha ng isang accounting firm upang i-audit ang manu-manong rekord sa pananalapi.
Maglipat ng Mga Balanse sa Bagong Sistema
Sa huling mga numero ng account na naitala sa manu-manong sistema, maaaring ilipat ng may-ari ang mga nagtatapos na balanse sa computerised system. Itinatakda ng may-ari ang bawat account sa computerised system sa pamamagitan ng pagpasok ng isang pangalan ng account, ang uri ng account at ang balanse sa simula. Matapos maipasok ang bawat balanse, ang may-ari ay kailangang ihambing ang mga balanse sa mga balanse ng manu-manong sistema upang i-verify na ang lahat ng data ay ipinasok sa system nang tumpak.
Patakbuhin ang Mga Parallel System
Ang ikaapat na hakbang ay nangangailangan ng may-ari na gamitin ang manwal na sistema at ang nakakompyuter na sistema para sa isang pansamantalang tagal ng panahon. Pinapayagan nito ang may-ari upang matiyak na ang bagong sistema ay umaandar tulad ng inaasahan.
Itigil ang Manual System
Sa pagtatapos ng panahon ng pagsubok, tinatanggal ng may-ari ang manwal na sistema. Ang may-ari ay kailangang mag-focus sa paggamit ng computerised accounting system. Ang lahat ng mga rekord mula sa manu-manong sistema ay maaaring nakaimpake at nakaimbak.
