Ang mga kumpanya ay madalas na gumagamit ng computerised accounting system upang maproseso at mapanatili ang mga transaksyon sa accounting at mga rekord. Ang sistema ay sumisipsip at nag-iimbak ng data na ito sa pamamagitan ng paggamit ng mga module tulad ng mga account payables, mga account receivable, trial balance at payroll. Ang isang computerised accounting system ay partikular na idinisenyo para sa isang partikular na kumpanya o ito ay binili mula sa isang third-party (hal. Timberline o MAS 200). Ang computerised accounting system ay isang mahalagang tool para sa maraming mga kumpanya.
Bilis
Ang sistema ay mabilis na nagpoproseso ng data. Sa sandaling ang impormasyon ay susi sa kaugnay na module tulad ng payroll o mga account na pwedeng bayaran, ang proseso ng system at agad na iniimbak.
Awtomatikong Pagbuo
Ang karamihan ng mga computerized accounting system ay may mga tampok tulad ng order-entry at henerasyon ng mga nauugnay na mga invoice. Ang tagapag-empleyo ay maaaring lumikha ng mga account para sa kanilang mga kliyente, na nagtatabi ng kanilang mga pangalan, address, mga order at mga invoice hangga't kinakailangan. Pinapayagan din ng isang nakakompyuter na sistema ang employer na gumawa at mag-print ng mga pahayag ng account. Dagdag dito, maraming mga sistema ng accounting ang may tampok na payroll, na nagbibigay ng kumpletong payroll processing, kabilang ang henerasyon at pag-print ng mga tseke at mga ulat.
Kapanahunan
Magagawa ng tagapag-empleyo na i-print at i-print muli ang mga order ng customer, mga invoice, at lahat ng iba pang transaksyon sa accounting ayon sa kinakailangan. Maaari din niyang madaling mahanap ang mga payroll data ng empleyado tulad ng kasalukuyang address at halaga ng bayad nang hindi na kinakailangang maghanap sa pamamagitan ng filing cabinets upang mahanap ang mga tauhan ng mga file.
Binabawasan ang Manu-manong Pagproseso
Ang computerised accounting system ay nag-aalis ng manual processing. Ang huli ay nagsasangkot sa pagproseso at pagtatala ng kita ng kumpanya, gastos, kita, pagkalugi, at pagkakasundo sa pamamagitan ng kamay, na lumilikha ng maraming silid para sa kamalian. Ang mga transaksyon sa payroll at ang mga transaksyon sa buwis sa negosyo ay naitala rin nang manu-mano Sa isang nakakompyuter na sistema ng accounting, ang tagapag-empleyo ay may isang mas malinaw na proseso ng pag-iingat at pagbabalanse.
Staff Motivation
Ang isang nakakompyuter na sistema ng accounting ay madalas na nangangailangan ng mga kawani na sumailalim sa pagsasanay upang matuto ng mga bagong kasanayan, na nagpapakasaya sa kanila. Dagdag pa, ang tagapag-empleyo ay maaaring mag-outsource ng pagsasanay sa isang kinatawan mula sa kumpanya ng software, na lumilikha ng mas mababang presyon sa mga miyembro ng kawani upang pangasiwaan ang pagsasanay mismo.
Pinadadali ang Mga Pag-audit
Kung ang pamahalaan ng pederal o estado ay nagpasiya na i-audit ang kumpanya, pinapasimple ng computerized accounting system ang proseso. Karaniwan, bago maganap ang pag-audit, ang auditor ay nagpapaalam sa employer sa pamamagitan ng koreo tungkol sa mga tukoy na dokumento na kinakailangan para sa pag-audit. Depende sa uri ng pag-audit, ang mga dokumento ay maaaring magsama ng mga pahayag ng buwis, mga payroll registro at tsart ng mga account.
Ang computerised accounting system ay maaaring mag-imbak ng maraming taon ng impormasyon. Kung kinakailangan ng pag-audit, ma-access ng tagapag-empleyo ang impormasyon mula sa maraming taon. Kung, sa panahon ng pag-audit, ang auditor ay kusang humiling ng isang dokumento ng accounting, ang employer ay maaaring mabilis na kunin ito mula sa system sa halip na mag-alala sa pamamagitan ng mga kahon ng imbakan upang mahanap ang mga hard copy.
Binabawasan ang Embezzlement
Ang computerized accounting software ay nagpapahirap sa mga empleyado na magnakaw ng pera mula sa kumpanya. Halimbawa, kung ang empleyado ng payroll ay sumusubok na magbayad ng kanyang sarili nang higit pa kaysa sa pinahihintulutang halaga, ang kanyang pagnanakaw ay malamang na matuklasan dahil ang sistema ng accounting ay nag-iimbak ng lahat ng mga transaksyon na naka-save.
