Ang pagkawala ng isang customer ay isang kapus-palad na pangyayari na mangyayari sa mga negosyo araw-araw. Kapag nawalan ng negosyo ang isang kostumer, madalas na sinusubukan ng negosyo na pabalikin siya sa pamamagitan ng pagsulat sa kanya ng isang sulat ng apology. Ang mga negosyante ay nawalan ng pera kapag ang mga customer ay huminto sa pagbili ng mga kalakal at serbisyong inaalok Kung ang iyong negosyo ay mawalan ng isang customer dahil sa hindi kasiyahan, subukan ang pagsulat sa kanya ng isang sulat. Gawing personal, mabait at maikli ang liham. Magbigay ng isang paghingi ng tawad at sabihin ang naaangkop na mga salita upang mabawi ang kanyang katapatan at negosyo.
Gumamit ng letterhead ng kumpanya. Kapag sumulat ka ng sulat upang makabalik sa isang customer, gamitin ang letterhead ng kumpanya at i-type ito gamit ang isang word processing program. Isama ang petsa sa itaas ng sulat kasama ang pangalan at address ng kustomer.
Talakayin ang sulat. Isulat ang sulat sa isang personal na paraan, gamit ang pangalan ng kostumer at ang salitang "Minamahal" sa pagbati. Hayaang malaman ng kostumer na binibigyang halaga mo siya at ang kanyang negosyo nang isa-isa sa pamamagitan ng pagpapanatiling personal ang sulat.
Humingi ng paumanhin sa simula ng sulat. Kapag nawalan ng negosyo ang isang customer, kadalasan dahil ang customer ay hindi nasisiyahan sa ilang kadahilanan. Maaaring ito ay dahil sa mga isyu sa serbisyo sa customer, kalidad ng mga kalakal at serbisyo o mga alalahanin sa pagpepresyo. Isama ang tumpak na dahilan, kung alam mo ito, na ang customer ay tumigil sa paggamit ng iyong negosyo. Maging taos-puso at hayaang malaman ng kostumer na tunay kang nag-aalala at hindi ito isang pagmumuni-muni sa iyong mga karaniwang pamantayan sa negosyo. Kung walang malinaw na dahilan na ang customer ay tumigil sa paggamit ng iyong negosyo, hindi na kailangan ang isang paghingi ng tawad. Sa halip, sabihin sa customer na napalampas mo siya at na inaasahan mong muli niyang gamitin ang iyong mga serbisyo sa hinaharap.
Nag-aalok ng bayad. Imungkahi ng isang bagay sa customer upang gawin ang sitwasyon ng tama. Maaari kang mag-alok ng libreng serbisyo, isang porsyento mula sa isang pagbebenta, libreng pagpapadala o isang libreng regalo. Siguraduhin na ang alok ay isang bagay na makabuluhang makakaapekto sa customer.
Salamat sa customer. Maghandog ng pasasalamat at pasasalamat sa kostumer para sa mga taon na siya ay nakagawa ng negosyo sa iyong kumpanya. Sabihin sa customer na inaasahan mong susuriin niya ang kanyang desisyon at tiyakin sa kanya na sa hinaharap ay masisiyahan ka ng iyong mga kalakal at serbisyo. Iwanan ang iyong numero ng telepono, direktang extension at email address at hilingin sa kanya na tawagan ka kung mayroon siyang anumang mga komento, alalahanin o katanungan.
Isara ang titik. Lagdaan ang titik na "Taos-puso" na sinusundan ng iyong pangalan.
