Karamihan sa mga function ng negosyo ay hindi itinutulak ng mga patakaran at mga pamamaraan na maging magulong at ginulo. Ang pagpapanatili ng mga rekord ay hindi isa sa mga pinaka kapana-panabik na aspeto ng negosyo, ngunit isa ito sa pinakamahalaga. Ang isang organisadong sistema para sa imbakan ng dokumento ay nag-aalis ng mga walang saysay na rekord at pinoprotektahan ang negosyo sa kaganapan ng pag-audit. Alam kung kailan ito panatilihin at kung kailan itapon ito ay isang mahalagang hakbang sa pagbuo ng isang matagumpay na operasyon sa negosyo.
Iskedyul ng Pagrerehistro ng Universal
Ang lahat ng mga kumpanya ay dapat bumuo ng isang sistema para sa pagpapanatili ng mga talaan na pangkalahatan para sa lahat ng mga kagawaran. Nakakuha ang lahat ng tao sa parehong pahina pagdating sa pagtatago ng mga tala. Pag-aralan ang mga batas at batas para sa iyong sektor ng negosyo at operating. Halimbawa, ang isang law firm ay maaaring may iba't ibang mga kinakailangan kaysa sa isang maliit na tindahan ng groseri. Kung kinakailangan, kumunsulta sa isang abogado upang lumikha ng sistemang ito. I-index ang plano batay sa pag-andar at kagawaran. Gumawa ng iskedyul at magtalaga ng mga code ng pag-uuri.
Mga Imbentaryo ng Imbentaryo
Ang imbentaryo ng mga talaan ay isang mahalagang hakbang sa pamamahala ng pagpapanatili. Ito ay isang tumpak na listahan ng lahat ng mga talaan, elektroniko at papel, sa loob ng iyong samahan. Ang listahan ay dapat na detalye ng isang pamagat para sa bawat rekord, tulad ng "Pangkalahatang Ledger," at ang lokasyon ng dokumento. Bukod pa rito, isama ang isang pag-uuri para sa mga rekord. Ito ang benchmark ng pagpapanatili batay sa iskedyul ng iyong kumpanya. Halimbawa, gumawa ng isang spreadsheet; ang unang haligi ay isang pamagat, "Account Payable Aging Report." Ang header ng pangalawang hanay ay isang pag-uuri, "Mga Account na Bayarin." Ang tatlong hanay ay maaaring isang kagawaran, "Accounting." Ang natitira sa spreadsheet ay maaaring magsama ng lokasyon, "East Storage Room, Fourth Cabinet," at ang retention code, "Schedule A."
Mga Assessment ng Dokumento
Ang proseso ng pagsusuri ay nangangailangan ng pagtatasa sa buong kumpanya ng mga rekord sa lugar upang alisin ang mga dokumento na lumampas sa panahon ng pagpapanatili. Ang form na ito ng paglilinis ng bahay ay nagtatanggal sa pagtatatag ng sobrang mga rekord. Ginagamit ang listahan ng mga talaan ng imbentaryo, sirain ang expired na mga dokumento. Kapag nakumpleto, suriin ang lahat ng imbakan at i-update ang listahan ng imbentaryo. Sa panahong ito, suriin ang mga batas upang makilala ang anumang mga pagbabago na pinagtibay mula noong huling pagsusuri. Iskedyul ng mga review taun-taon, quarterly o buwan-buwan.
