Ang apat na bahagi ng komunikasyon ay encoding, decoding, daluyan ng paghahatid at feedback. Ang nagpadala ng personal o negosyo na mensahe ng komunikasyon ay naka-encode at nagpapadala nito sa pamamagitan ng isa o higit pang media sa receiver, na nag-decode ito at tumutugon sa pamamagitan ng pagbibigay ng feedback. Sa negosyo, ang epektibong mga komunikasyon ay nakakakuha ng mga deal na ginawa, nagpapahintulot sa mga tagapamahala na mag-udyok sa kanilang mga empleyado at tumutulong sa mga kumpanya na makipag-ugnayan sa kanilang mga stakeholder Ang mga maling komunikasyon ay maaaring magresulta sa mababang moral, mawawala ang pagiging produktibo at kawalan ng tiwala.
Pag-encode
Ang unang komunikasyon bahagi ay encoding, na kung saan ay ang pagsasalin ng mga ideya at konsepto sa mga simbolo at galaw. Nagsisimula ang nagpadala sa pamamagitan ng pagpapasya na ang mensahe ay ipapadala. Ang mga maling ideya ay kadalasang nawala kung ang proseso ng pag-encode ay nawala. Halimbawa, ang mga pag-uusap na napapalibutan ng mga hindi nauugnay na mga katotohanan at nakakumbinsi na lohika ay maaaring maging imposible na magkaroon ng malinaw at produktibong dialogo sa mga katotohanan, ayon sa propesor ng Harvard Business School na si John P. Kotter at propesor ng University of British Columbia na si Lorne A. Whitehead. Ang mga mapanlinlang na estratehiya sa komunikasyon, gaya ng takot na paggalang, ay maaaring lumikha ng pagkabalisa tungkol sa mga haka-haka na panganib na maaari ring maging mga tao laban sa isang magandang ideya. Ang may-akda ng negosyo na si Theodore Kinni ay nagsulat sa Harvard Business School Paggawa ng Kaalaman na ang kapangyarihan ng komunikasyon ay maaaring mapakinabangan sa pamamagitan ng pagbibigay-kahulugan sa mga katotohanan at hindi lamang pagbigkas ng mga ito, at sa pamamagitan ng paggamit ng damdamin at mga simbolo upang palakasin ang mga mensahe at agad na kumonekta sa mga empleyado.
Katamtaman
Ang naka-encode na mensahe ay ipinapadala sa pamamagitan ng daluyan o channel. Ang dalawang pangunahing mga kategorya ng channel ng negosyo ay binibigkas at nakasulat. Maaaring maisagawa ang mga oral na komunikasyon sa telepono o paggamit ng mga teknolohiyang nakabatay sa Internet tulad ng virtual teleconferencing at mga webcast. Kasama sa nakasulat na komunikasyon ang mga ulat at memo sa tradisyunal na media na batay sa papel o sa elektronikong media. Ang mga oral na channel ay mas mabilis dahil ang nagpadala at ang receiver ay maaaring gumamit ng mga pandiwa at mga nonverbal na mga pahiwatig upang magpadala ng mga mensahe at magbigay ng mga tugon halos agad-agad. Ito ang dahilan kung bakit ang mga ehekutibo ay naglalakbay sa buong mundo upang tapusin ang mga deal ng negosyo dahil ang pagtatatag ng personal na ugnayan at pagtitiwala ay maaaring maging mahirap gamit ang mga email at virtual na mga pagpupulong.
Pag-decode
Ang pag-decode ay ang trabaho ng receiver ng mensahe. Ito ay nagsasangkot ng pagbibigay-kahulugan sa mga pandiwang at di-nakasulat na mga mensahe na ipinadala ng nagpadala. Para sa matagumpay na komunikasyon sa negosyo, dapat na naka-sync ang mga proseso ng pag-encode at pag-decode. Nangangailangan ito ng pagtitiwala sa pagitan ng receiver at ng nagpadala. Ang mga pagkakaiba ng kultura ay kadalasang may bahagi sa pagtatayo ng tiwala na ito, lalo na sa pagpapakahulugan ng mga komunikasyon sa di-balbal. Halimbawa, ang pagturo sa isang daliri ay katanggap-tanggap sa Hilagang Amerika ngunit itinuturing na bastos sa maraming bahagi ng Asya.
Feedback
Ang feedback ay ang huling hakbang sa proseso ng komunikasyon kung saan tumugon ang receiver sa mensahe ng nagpadala. Ang senyas na ito ay maaaring maging pandiwang - halimbawa, "Oo, sa tingin ko ito ay isang mahusay na ideya" - o nonverbal, tulad ng isang buntong-hininga o isang mahabang pause upang ipahiwatig ang hindi pagkakasundo. Ang feedback ay nagpapahintulot sa nagpadala na gumawa ng pagwawasto pagkilos sa pamamagitan ng retransmitting o rephrasing isang gusot na mensahe. Gayunpaman, ang feedback ay dapat na maibigay nang mabilis dahil ang mga pagkaantala ay maaaring pumatay ng mga ideya sa negosyo at humantong sa nawalang mga pagkakataon sa negosyo.
