Ang isang invoice ay isang dokumento na ipinadala ng supplier sa isang mamimili kasama ang isang kargamento ng mga kalakal. Inilalagay nito ang mga bagay na kasama sa paghahatid at ang halaga na dapat bayaran para sa kanila. Ang isang pahayag ay isang up-to-date na ulat sa kung ano ang isang customer pa rin owes isang vendor sa account.
Mga Pagkakaiba sa Layunin
Ang pangunahing layunin ng isang invoice ay humingi ng isang mamimili para sa pagbabayad. Ipinapahayag rin ng invoice ang bumibili ng halaga ng bawat item na kasama sa isang order sa pagbili. Ito ay komunikasyon ng vendor kung bakit nabibili ng mamimili ang isang partikular na halaga. Ang pangunahing layunin ng isang pahayag ay upang pilitin ang isang mamimili na gumawa ng pagbabayad sa account. Habang ang isang pahayag ay kinabibilangan ng mga pinakahuling singil, ito rin ay nagpapaalam sa bumibili ng mga halaga na pautang sa mga naunang pagbili.
Mga Sangkap ng Invoice
Kasama sa isang tipikal na invoice ang isang bilang ng mga elemento na may kaugnayan sa partikular na pagkakasunud-sunod. Kasama sa tuktok ng invoice ang header na may pamagat ng invoice, impormasyon ng contact para sa vendor at isang pangalan at numero ng customer. Mayroon din itong numero ng invoice para sa mga layunin sa pagsubaybay. Ang petsa ng pagbili, pangalan ng produkto, numero ng produkto, mga order ng dami at bawat halaga ng unit ay naka-itemize para sa bawat mahusay na iniutos. Isang subtotal para sa lahat ng mga item na binili, ang isang halaga ng buwis sa pagbebenta at isang pangwakas na kabuuang ay karaniwang ipinapakita sa ilalim ng invoice. Mayroon itong impormasyon sa mga tuntunin sa pagbabayad at isang address sa pagbabayad pati na rin.
Mga Elemento ng Pahayag
Ang isang pahayag ay hindi karaniwang bilang masalimuot o detalyadong bilang isang invoice. Ipinapakita nito ang petsa ng bawat transaksyon na naitala sa panahon ng pahayag. Ang ilang mga kumpanya ay kasama lamang ang hindi bayad na mga halaga sa mga pahayag, habang ang iba ay nagpapakita ng lahat ng mga transaksyon sa isang naibigay na panahon. Ang numero ng invoice at kabuuang invoice mula sa bawat invoice ay naka-itemize sa pahayag. Ang impormasyong ito ay nagbibigay-daan sa kostumer na tumugma sa mga bayad at hindi bayad na mga invoice sa pahayag sa mga invoice at mga resibo. Kasama rin sa pahayag ang mga tuntunin sa pagbabayad at impormasyon sa pagpapadala.
Mga petsa at Pagbabayad
Ang isang invoice ay karaniwang kasama ang petsa na ang isang order ay naproseso o ipinadala, pati na rin ang petsa na dapat bayaran para sa pagbabayad. Ang isang pahayag ay may isang "petsa ng pahayag," na kung saan ay ang araw na ang pahayag ay tinatapos at ipinadala sa mamimili. Pinakamabuti para sa mga mamimili ang regular na magbayad ng mga balanse dahil kapag dumating ang isang invoice sa halip na maghintay para sa mga pahayag, nagpapayo ng accountant na si Harold Averkamp. Ang mga pahayag ay minsan inisyu bago pa maiproseso ang mga pagbabayad. Kaya, sa pamamagitan ng patuloy na pagbabayad ng mga invoice, maiiwasan mo ang pagkalito kung ang isang balanse ay binabayaran kapag ang isang pahayag ay dumating.
